Excel Formeln und Funktionen

Haben Sie auch schon einmal staunend vor einer Excel Tabelle gesessen und die vielen Möglichkeiten bewundert, die das Arbeiten mit Excel bietet? Nun, ein Hexenwerk ist es nicht, denn immer wieder ist beim Arbeiten am Computer der Umgang mit Excel Formeln und Funktionen nötig.

Wir erklären, was Excel überhaupt ist, was es kann und wie das Rechnen mit Excel funktioniert. Anschließend stellen wir Ihnen eine Übersicht der wichtigsten Formeln vor.

Was ist Excel und was kann Excel?

Die erste Frage, die wir beantworten, lautet: Was ist Excel? Excel ist das am weitesten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm. Excel gehört zum Office-Paket von Microsoft und ist sowohl für Windows als auch für Apples OS X verfügbar. 1985 wurde es erstmals als grafische Tabellenkalkulation für Apple Macintosh angeboten, seit 1987 ist es auch für Windows erhältlich. Die aktuelle Version für beide Betriebssysteme ist Microsoft Excel 2016.
Und was kann Excel? Excel ermöglicht umfangreiche Berechnungen mit Excel Formeln und Funktionen. Von Bedeutung sind sie vor allem für den kaufmännischen und statistischen Bereich. Außerdem besitzt Excel viele mathematische Funktionen. Zusätzlich können Texte verkettet oder logische Berechnungen angestellt werden. Je nach Inhalten und Werten in der Tabelle kann auf die Inhalte an anderer Stelle der Tabellen zugegriffen werden. Mit Hilfe von Sortier-, Gruppier- und Filterfunktionen können die Ergebnisse ausgewertet und in Diagrammen dargestellt werden. Wer Excel-Dateien erstellt, kann die Tabellen oder auch nur Teile davon gegen Layout- oder Inhaltsänderungen schützen.

Wie funktioniert Excel – eine Einführung?

Doch ehe Sie mit Excel arbeiten, stellt sich eine weitere Frage: Wie funktioniert Excel überhaupt? Wir erklären Ihnen die grundsätzlichen Formeln und Rechenmöglichkeiten mit Excel.
Excel besteht aus Tabellenblättern. Diese Blätter sind unterteilt in senkrechte Zeilen (1,2,3,...) und waagerechte Spalten (A, B, C,...). Die Schnittstellen zwischen Reihen und Spalten werden Zellen genannt. Sie kombinieren die Zahlen und Buchstaben zu A1, A2, oder B3 und C4. Dadurch kann jede Zelle durch ihre Kombination aus Buchstabe und Zahl eindeutig identifiziert werden. Das wird Zellbezug genannt. Die erste Zelle in der oberen linken Ecke heißt A1, wobei A die erste Spalte und 1 die erste Zeile bezeichnet.
Ganz oben in einer Excel-Tabelle gibt es die sogenannte Formelzeile, die am Fx erkennbar ist. Sie beinhaltet die Formel, die stets ein Gleichheitszeichen zu Beginn enthält, genau von der Zelle, die markiert ist oder markiert wird. Es ist aber auch möglich, die Formel direkt in die markierte Zelle zu schreiben. Auch dann wird nach dem Drücken der Eingabetaste das Ergebnis in der Zelle erscheinen. Verändern können Sie die Formel aber nur in der Formelzeile, in der Zelle überschreiben Sie nur den Zelleninhalt.

Ein Beispiel: Die Formelzeile enthält die Formel =A1+B1. Markiert ist die Zelle C1, also wird – egal, welche Ziffern in den Zellen A1 und B1 stehen, – in Zelle C1 automatisch die Summe errechnet. Denn das ist die Aufgabe, die ihr mit dieser Formel zugewiesen wurde.

So können Sie einfach Formeln erstellen, in denen auf einem Tabellenblatt Werte addiert (+), subtrahiert (-), multipliziert (*) oder dividiert (/) werden. Wichtig: Jede Formel beginnt mit dem Gleichheitszeichen (=). Darauf folgen der Zellbezug (Bsp.: A1 oder B2) und die Berechnungsoperatoren (+; -; *; /). Nach diesem Prinzip können Sie jede beliebige Formel erstellen.

Ein weiteres Beispiel: Das Ergebnis der Formel =A1*B1 in der Formelzeile wird in der Tabelle mit der markierten Zelle C1 erscheinen, in diesem Beispiel lautet das Ergebnis 12.
Sie können die Formeln natürlich auch verlängern und mehr als zwei Zellen einbinden. Suchen Sie beispielsweise nach einem Ergebnis in Zelle D1 und verwenden zum Berechnen die Zellen A1, B1 und C1, dann könnte eine Formel heißen: =A1+B1*C1. In der markierten Zelle D1 erhalten Sie das Ergebnis 31. Denn auch beim Rechnen mit Excel gilt natürlich Punkt- vor Strichrechnung.
So lässt sich Excel als einfacher Taschenrechner-Ersatz verwenden, aber das Programm kann natürlich noch viel mehr.

Wichtige Excel Formeln

Summenformel

Um die Summe in einer Exceltabelle zu errechnen, benötigen Sie die Summenformel. Wenn Sie nach dem Gleichheitszeichen das Wort Summe eingeben und dann die Zellenbezeichnungen, wird automatisch das Ergebnis errechnet. Wichtig: Sie müssen immer Klammern setzen, damit Excel weiß, welche Zellen zu der Formel gehören.
Um nicht alle Zellen nennen zu müssen, hilft der Doppelpunkt. Er ist ein Bereichsoperator und bedeutet „bis“. Er fasst also automatisch alle von der ersten bis zur letzten Zelle genannten Positionen zusammengefasst.

Mit der Summenformel können Sie auch verschiedene Bereiche berechnen. Wollen Sie beispielsweise aus der obigen Tabelle nur die Ergebnisse einiger Zellen errechnen, können Sie das mit dem Semikolon, dem sogenannten Vereinigungsoperator tun. Die Formel =Summe(B1;B3:B5) würde bedeuten, dass die Zelle B2 ausgelassen wird und nur die Zellen B1, B3, B4 und B5 zusammengerechnet werden – mit dem Ergebnis 37.

Eine weitere Möglichkeit der Summenberechnung ist es, nur mit identischen Inhalten zu rechnen. Das wäre die sogenannte Summewenn-Funktion. Dabei sucht Excel nach gleichem Inhalt und ordnet die entsprechenden Zahlenwerte zu.
Beispiel: Sie wollen wissen, wie viele Nelken vorhanden sind. Die Formel hieße dann =Summewenn(A1:A5;„Nelke“;B1:B5). Das bedeutet: In den Zellen A1 bis A5 wird nach dem Wort Nelke gesucht und die entsprechenden Werte von B1 bis B5 addiert. In diesem Fall mit dem Ergebnis 8.

Excel Formel Zählenwenn

Bei der Summewenn-Funktion wurden Zahlen addiert, die in Bezug zu einem bestimmten Begriff standen. Bei der Zählenwenn-Funktion werden Zellen mit identischem Inhalt gezählt. Sinnvoll kann das beispielsweise sein beim Auszählen von Urlaubs- oder Krankheitstagen. Tragen Sie das Wort „Krank“ für jeden betreffenden Tag eines Monats in eine Tabelle ein und wollen am Ende wissen, wie lange Sie nun insgesamt krank waren, dann geben sie folgende Rechenformel ein: =Zählenwenn(A1:Z1;„Krank“). Dabei ist natürlich sowohl der Bereich als auch das Suchkriterium variabel. Nachträgliche Änderungen im Suchbereich werden automatisch im Ergebnis angepasst.

Addition mit Texten und Operator

Manchmal ist es auch notwendig, einzelne Zelleninhalte miteinander zu verbinden. Das funktioniert ganz einfach über das &-Zeichen.

Hierbei werden drei Summanden verwendet, die mit zwei &-Zeichen verbunden. Ohne Leerzeichen zwischen den Anführungszeichen verbindet das &-Zeichen die Wörter ohne Leerzeichen.

Excel Formel Stunden-Monate-Tage

Eine weitere Möglichkeit der Rechenkunst bietet Excel beim Errechnen von Zeitabständen. Dabei hilft die Formel DATEDIF, also Datumsdifferenz. Die Buchstaben Y, M und D stehen für Years, Months und Days – also Tage, Monate und Stunden.

Hier lassen sich alle möglichen Zeitabstände errechnen. Etwa, wie lange es dauert, bis der nächste Urlaub ansteht, in wievielen Tagen Hochzeit gefeiert wird oder auch wie lange Sie bis zum Rentenalter noch arbeiten werden.

Excel Formelzeichen im Überblick

In den vorangegangenen Kapiteln haben Sie einen Überblick über das Arbeiten mit Excel und den Aufbau der Formeln mit Excel bekommen. Alle Formeln leiten sich nach demselben Prinzip ab. Weitergehende Rechnungen sind natürlich auch möglich, deshalb haben wir für Sie die Excel Formelzeichen, die sogenannten Operatoren, ihre Bedeutung und je ein Beispiel zur Verwendung aufgelistet. Alle Operatoren können Sie beliebig und nach Bedarf kombinieren:

Noch mehr Formeln und ihre Verwendung, sowie unterschiedliche Bezugsarten und die Verwendung von Namen für Zellen, Zellbereiche und Formeln finden Sie in den Microsoft Hilfe Seiten.