Geschrieben von Lena Kunikowski
Sie möchten eine E-Mail Signatur erstellen? Wir verraten Ihnen, wie das in den unterschiedlichen Mail-Programmen wie Outlook, Web.de, Gmail oder GMX funktioniert und ob es für eine E-Mail Signatur rechtliche Vorgaben gibt.
Wenn Sie viel via Mail kommunizieren, sollten Sie eine E-Mail Signatur erstellen. So sparen Sie sich den Aufwand, beim Schluss jeder neuen Nachricht Ihren Namen sowie Adress- und Kontaktdaten einzutippen. Wir erklären Ihnen, wie Sie bei den einzelnen E-Mail Anbietern eine oder mehrere Signaturen erstellen und abspeichern können und was darüber hinaus wichtig beim Thema E-Mail Signatur ist.
E-Mail Signatur erstellen – welche Angaben sollten rein?
Bevor Sie Ihre E-Mail Signatur erstellen, machen Sie sich Gedanken, welche Informationen enthalten sein müssen und sollen. Der ideale Aufbau einer Signatur ist wie folgt: Grußformel, Vor- und Zuname, Adresse, Kontaktdaten. Nutzen Sie Ihren E-Mail Account gewerblich, bietet es sich zudem an, Ihre Berufsbezeichnung, das Firmen-Logo und die Firmen-Website entsprechend mitaufzunehmen (näheres dazu finden Sie unter dem Abschnitt für rechtliche Vorgaben). Besonders bei der Grußformel sollten Sie darüber nachdenken, ob Sie eher privat oder geschäftlich kommunizieren. Bei Freunden wirkt ein „mit freundlichen Grüßen“ ebenso unpassend wie ein „Mach´s gut und bis bald“ bei einer E-Mail an Ihren Stromanbieter. Haben beide Kommunikationsarten etwa den gleichen Anteil, sollten Sie einfach mehrere E-Mail Signaturen erstellen.
E-Mail Signatur Outlook
Egal, ob Sie die Version 2010, 2013 oder das neue Outlook 2016 nutzen: Die Erstellung einer E-Mail Signatur ist kinderleicht. Sobald Sie eine neue E-Mail schreiben und sich das Fenster dafür öffnet, finden Sie den Button „Signatur“ (direkt neben „Datei anfügen“und „Element anfügen“. Klicken Sie darauf, öffnet sich wiederum ein neue Fenster. Hier sehen Sie (sofern vorhanden) bereits vorinstallierte Signaturen (z. B. durch Ihren Arbeitgeber) oder eben ein leeres Feld. Über „Neue Signatur“ können Sie dann ganz einfach Ihre Signatur einstellen, nachdem Sie ihr einen Namen gegeben haben (z. B. „privat“ oder „geschäftlich“). Wählen Sie einfach „Signatur bearbeiten“ und tippen Sie dann Ihren Text von der Grußformel bis zu Ihren Kontaktdaten ein, fügen Sie bei Bedarf Logos oder auch Bilder hinzu und bestätigen Sie mit „Speichern“. Erstellen Sie dann so viele Signaturen wie gewünscht und schließen Sie dann einfach das Fenster.
Wichtig zu wissen: Ihre zuerst erstellte Signatur ist nach dem Speichern immer standardmäßig für neue Nachrichten voreingestellt. Gleiches können Sie auch für Antworten und Weiterleitungen im Feld oben rechts definieren. Sollten Sie eine zweite oder dritte Signatur erstellen und diese künftig für Ihre Korrespondenz bevorzugen, wechseln Sie einfach im Drop & Down Feld auf den Namen der entsprechenden Signatur.
E-Mail Signatur web.de
Wenn Sie eine E-Mail Signatur bei web.de einrichten möchten, finden Sie die Option bei den „Einstellungen“ in der unten links in Navigationsleiste. Zunächst öffnet sich ein Fenster mit allgemeinen Einstellungen zu Smileys, Hintergrundbildern und dem Design. Klicken Sie unten links auf „Zu den Einstellungen“ unter „E-Mail“. Im nächsten Fenster können Sie dann direkt Ihre E-Mail Signatur festlegen. Hier sind bis zu 500 Zeichen möglich. Wenn Sie Ihre Eingabe mit „Speichern“ bestätigt haben, wird der Text unter jeder ausgehenden Nachricht automatisch eingefügt. Übrigens: Unter web.de ist es nicht möglich, mehrere Signaturen zu erstellen.
E-Mail Signatur GMX
Praktisch: Unter GMX legen Sie Ihre Signatur exakt auf dem gleichen Weg an wie bei web.de. Layout und Nutzerführung sind bei beiden Anbietern zu 100 % identisch.
E-Mail Signatur Gmail
Auch unter Gmail können Sie mit nur wenigen Klicks Ihre E-Mail Signatur erstellen. Klicken Sie auf das kleine Zahnrad oben rechts, nachdem Sie sich eingeloggt haben. Darüber öffnen Sie die Einstellungen. Scrollen Sie bis fast nach ganz unten und geben Sie dann Ihren Text in das vorgesehene Feld für Signaturen ein. Auch die Formatierung oder das Einfügen von Links und Bildern wird bei Gmail zum Kinderspiel. Aber Achtung: Wenn Sie fertig sind, müssen Sie noch ganz unten Ihre „Änderungen speichern“. Praktischerweise können Sie so aber auch andere Einstellungen vornehmen oder zum Beispiel eine Abwesenheitsnotiz erstellen, ohne dass Sie jede einzelne Änderung separat bestätigen müssen. Hier geht alles in einem Rutsch.
E-Mail Signatur Apple Mail
Das Apple Mail-Programm ähnelt in puncto E-Mail Signaturen Microsofts Outlook. Das gilt zwar nicht für den Weg dorthin, aber dafür umso stärker für die Erstellung selbst. Aber von Anfang an. Wählen Sie in der oberen Leiste ganz links „Mail“. Im dann erscheinenden Teil-Menü „Einstellungen“ und im daraufhin erscheinenden Fenster schließlich „Signaturen“. Dort können Sie dann wie gewünscht Ihre Signatur festlegen, die Sie wie auch bei Outlook zunächst einmal benennen müssen. Ebenfalls ist es auch bei Apple Mail möglich, verschiedene Signaturen zu erstellen und diese anhand der Benennung ganz einfach zu verwalten.
Gibt es für eine E-Mail Signatur rechtliche Vorgaben?
Ja. Aber nur bei geschäftlich genutzten E-Mail Accounts. In Ihrer privaten Signatur können und dürfen Sie schreiben, was Sie wollen. Schreiben Sie E-Mail in Ihrer Arbeitgeber- oder Arbeitnehmer-Funktionen, müssen Sie aber rechtliche Vorgaben berücksichtigen. Folgendes muss enthalten sein:
- Der exakte Firmenname
- Ort des Geschäftssitzes
- Handelsregister inklusive Registrierungsnummer
- Verantwortliche der Gesellschaft (Geschäftsführer, Inhaber, Vorstand, Aufsichtsrat)
Darüber hinaus sollten Sie auf jeden Fall alle Kontaktdaten wie Telefon- und Faxnummer und die Adresse der Homepage nennen. Ihre Berufsbezeichnung sowie die Nennung Ihrer Abteilung gehören ebenfalls zum guten Ton bei der geschäftlichen E-Mail Signatur.
Haben Sie Fragen? Oder benötigen Sie vielleicht generelle Unterstützung, zum Beispiel bei der Einrichtung Ihres E-Mail Kontos oder der Synchronisation Ihres Mail Accounts mit Ihrem Smartphone oder Tablet? Ihr PC-SPEZIALIST vor Ort hilft Ihnen schnell, kompetent und zuverlässig.