Excel-Datum

Tipps und Tricks zum Rechnen mit Daten und Uhrzeiten

Wer schon einmal mit Excel gearbeitet hat, weiß, dass die Software unendlich viele Möglichkeiten besitzt, um Tabellen zu gestalten. Dabei sind die Standard-Rechenarten nur ein minimaler Teil dessen, was das Tabellenkalkulationsprogramm wirklich kann. Auch das Excel-Datum besitzt entscheidende Funktionen, aber wissen Sie, wie Sie damit arbeiten können?

Datums- und Zeitfunktionen sind für viele Tabellen notwendig. Sei es die Terminplanung, die Verwaltung von Arbeits- und Urlaubszeiten oder auch, um Fälligkeiten zu benennen. Excel-Datum und -Uhrzeit spielen eine wichtige Rolle. Zwar wirken die Regeln zum Teil wirklich kompliziert und benötigen häufig eine kleine Trickserei, aber umsetzbar sind sie. Wir zeigen, wie es geht.

Was ist Excel?

Sollten Sie blutiger Anfänger in Sachen Excel sein, dann sei gesagt: Excel ist das am weitesten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm und rechnet für Sie. Excel gehört zum Office-Paket von Microsoft und ist sowohl für Windows als auch für Apples OS X verfügbar. Die aktuelle Version für beide Betriebssysteme ist Microsoft Excel 2019. Wie Sie mit Excel am besten starten, zeigen wir Ihnen in unserem Ratgeber Excel-Formeln und -Funktionen. Dort erklären wir die grundlegenden Formen und Rechenmöglichkeiten.
In diesem Text geht dagegen um etwas anderes: Nämlich wie Sie in Excel mit Datum und Uhrzeit rechnen. Denn das Excel-Datum ist für vielerlei Berechnungen von Bedeutung, aber gar nicht so einfach in der Tabellenkalkulation umzusetzen. Das liegt daran, dass Excel-Tabellen Werte, die über 24 Stunden hinausgehen, einfach ignorieren. So werden 13:00 plus 12:00 zu 01:00 oder 8:00 mal 5 zu 16:00. Beiden Berechnungen fehlen jeweils 24 Stunden.
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Es gibt viele Situationen, in denen Sie mit Excel arbeiten können. Gut, wenn Sie sich mit den Formeln und Funktionen auskennen. Bild: Pixabay

Excel-Datum – warum ist das Rechnen damit schwierig?

Excel ist ein sehr genaues Programm. Fehlenden Zeichen werden sofort abgestraft, indem das Ergebnis nicht stimmt, bzw. als Rauten (####) ausgegeben wird, was für Excel das Symbol für nicht lösbar ist.
Einen weiteren Haken gibt es bei der Zeitenprogrammierung. Excel versteht einen Tag als 24 Stunden. Eine Stunde sind für Excel aber nicht 60 Minuten, sondern 1/24 des Gesamttages. Stunden, die darüber hinausgehen, wie beispielsweise bei der Arbeitszeiterfassung für einen Monat, ignoriert die Software einfach. Auch die Kombination von Daten und Zeitwerten mit Texten gelingt nur, wenn Sie nachbessern.
Wir stellen Ihnen die kleinen Tricks vor, damit Sie künftig die Tücken von Excel ganz einfach umgehen können. Wichtig ist aber immer, dass Sie alle Zeichen in Ihre Formeln einsetzen. Sie dürfen keinesfalls Klammern oder Anführungszeichen auslassen. Tun Sie das, kann Excel nicht für Sie rechnen.

Trick 1: Excel-Stundendatum korrigieren

Das Problem: Beim Errechnen von Stundenwerten, die über 24 hinausgehen gehen, ignoriert Excel die ersten 24 Stunden. So wird 13:00h plus 15:00h nicht 28:00 Stunden, sondern nur 04:00 Stunden. Damit Sie aber Stundenwerte addieren können, die über einen ganzen Tag hinausgehen, können Sie ein benutzerdefiniertes Zeitformat eingeben. Folgendermaßen gehen Sie vor:
  1. Markieren Sie die Ergebniszelle/n
  2. Über die Tastenkombination [Strg] + [1] gelangen Sie in das Fenster „Zellen formatieren“
  3. Im Register „Zahlen“ befindet sich in den Kategorien der Eintrag „Benutzerdefiniert“
  4. Ändern Sie einfach das Format auf [h]:mm oder [hh]:mm.
Haben Sie alle Klammern korrekt gesetzt (die eckigen Klammern erreichen Sie, wenn Sie AltGr + 8, bzw. 9 drücken), erscheint das korrekte Ergebnis.
Nutzen Sie nicht die Excel-Tabelle von Microsoft Office, sondern beispielsweise die Google-Tabellen, finden Sie den Format-Code unter „Format“/„Zahl“.
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Excel nimmt Ihnen das Rechnen durch festgelegte Parameter ab. Bild: Pixabay

Trick 2: Negative Zeitwerte errechnen

Auch negative Zeitwerte sind bei der Tabellenkalkulation mit Excel nicht vorgesehen. Dennoch kann es ganz einfach dazu kommen: Erfassen Sie beispielsweise Ihre tägliche Arbeitszeit von acht Stunden mit einer Excel-Tabelle, kann Excel nicht erfassen, wenn Sie beispielsweise an einem Tag bereits nach 7:30 Stunden Feierabend machen. Die fehlenden 30 Minuten werden Ihnen in Form von Rauten angezeigt. Das heißt: Excel kann die fehlende halbe Stunde nicht darstellen.
Aber auch hier gibt es einen recht einfachen Lösungsweg: Gehen Sie über „Datei“/„Optionen“ zu „Erweitert“. Im Bereich „Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe“ muss das Kontrollkästchen „1904-Datumswerte verwenden“ abgehakt werden. Seien Sie nicht irritiert, wenn Sie, um das Feld zu finden, weit nach unten scrollen müssen. Das liegt daran, dass das „Erweitert“ sehr umfangreich ist. Sobald Sie das Kästchen abgehakt haben und Änderung mit „OK“ bestätigt haben, erhalten Sie das richtige Ergebnis mit einem negativen Vorzeichen.
In den Google-Tabellen hilft das 24-Stunden-Format, um den Fehler zu beheben. Wählen Sie hierzu [hh]:mm bzw. [h]:mm aus, um das korrekte negative Ergebnis zu erhalten.

Trick 3: Kombinieren Sie ein Excel-Datum mit Text

Auch die Kombination von einem gesetzten Excel-Datum mit einem Text funktioniert nur durch einen Trick. Wollen Sie beispielsweise mit dem Satz „Bitte überweisen Sie den offenen Rechnungsbetrag bis zum 20. April 2020“ auf eine fällige Zahlung in 14 Tagen hinweisen, können Sie das mit der HEUTE-Funktion. Soll das Excel-Datum stets für einen Tag in 14 Tagen berechnet, müssen Sie lediglich =HEUTE()+14 nehmen. Wollen Sie nun noch den entsprechenden Text hinzufügen, muss die Formel folgendermaßen heißen: =”Bitte überweisen Sie bis zum „&HEUTE()+14&“.”. Doch leider funktioniert das nicht. Anstelle des Datums bekommen Sie im Ergebnis eine willkürliche fünfstellige Zahl. Die Lösung bringt hier die Funktion TEXT, sodass Sie folgende Formel verwenden können: =“Bitte überweisen Sie bis zum „&(TEXT(HEUTE()+14;“TT.MM.JJJJ”). Wichtig hierbei: Denken Sie an alle Zeichen, sonst kann Excel die Formel nicht umsetzen.
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Um Grafiken und Diagramme mit Excel erstellen zu können, kann es nötig sein, das Excel-Datum zu verwenden. Bild: Pixabay

Die wichtigsten Excel-Datum- und Zeitfunktionen

In Excel finden Sie die Funktionen, die wir hier vorstellen, unter „Formeln“/„Datum und Zeit“, in den Google-Tabellen unter „Einfügen“ / „Funktion“:
  • DATWERT und ZEITWERT: Liegt ein Datum im Textformat vor, können Sie es mit DATWERT in einen Zahlenwert umwandeln. Befindet sich der Text beispielsweise in der Zelle A1, lautet die Formel =DATWERT(A1). Da Excel eine serielle Zahl liefert, müssen Sie der Ergebniszelle noch ein Datumsformat zuweisen. ZEITWERT wandelt entsprechend Uhrzeiten in eine Zahl um.
  • EDATUM ist eine Funktion, bei der Sie zu einem Ausgangsdatum Monate addieren können. Beispiel: =EDATUM(„10.10.19“;2)) ergibt 10.12.19.
  • HEUTE und JETZT: =HEUTE() liefert das aktuelle Tagesdatum, =JETZT() liefert Datum plus Zeit (etwa 08.03.2019 10:10). Weitere Angaben sind nicht nötig.
  • Die ISOKALENDERWOCHE gibt an, in welche Kalenderwoche ein Datum fällt. Beispiel: =ISOKALENDERWOCHE(„15.05.2019“) ergibt 20.
  • JAHR, MONAT und TAG: JAHR filtert das Jahr aus einer Datumsangabe. MONAT und TAG arbeiten analog. Befindet sich in einer Zelle der Eintrag 08.03.2019, liefert JAHR 2019, MONAT 3, TAG 8.
  • STUNDE, MINUTE und SEKUNDE lesen die entsprechenden Zeitwerte aus.
  • TAGE liefert die Differenz zwischen zwei Datumswerten. Dazu ist die Angabe von Zieldatum und Ausgangsdatum notwendig.
Das Format, das Sie benötigen ist nicht dabei? Dann schauen Sie unter „Formeln“/„Datum und Zeit“ nach. Dort finden Sie weitere.

Wichtige Abkürzungen zum Rechnen mit Excel-Datum

Egal, welches Excel-Datum sie berechnen wollen, von Bedeutung ist stets die Abkürzung für Jahr, Monat, Tag usw.
  • Der Buchstabe J steht in Excel für Jahr (in Google ist es y für das englische year). JJJJ liefert sowohl in Groß- als auch Kleinschreibung eine vierstellige Jahresangabe (Bsp: 2020) und JJ eine zweistellige Jahreszahl (20).
  • M steht für für Monat, dabei erhalten Sie mit MM vor den einstelligen Monaten eine 0 (01-12), während M nur 1 bis 12 liefert. Achtung: MMM ergibt den abgekürzten Monatsnamen (wie Jan. oder Feb.), bei MMMM erscheint der Monat ausgeschrieben. geben Sie MMMMM an, erscheint der erste Buchstabe des Monats (etwa 01.D.2019). Wichtig ist hier, dass Sie auf die Großschreibung achten, denn mm ergibt in Excel 00.
  • T steht beim Excel-Datum für Tag, bei Google wird ein d (day) genutzt. TT liefert eine führende Null bei einem einstelligen Tagesdatum. TTT kürzt den Tag ab (zum Beispiel Sa oder So) und mit TTTT wird der komplette Tag genannt. Beispiel gefällig? Mit der Formel TTTT * TT.MM.JJ erhalten Sie beispielsweise „Sonntag 26.01.2020“.
  • H bzw. h steht für Stunde und wird ebenfalls nach dem Prinzip der führenden Null eingesetzt: hh:mm wird zu 08:03, h:mm dagegen zu 8:03. Identisch verhält es sich mit m für Minute und S oder s für Sekunde.
  • Mit dem Zusatz AM und PM können Sie die Uhrzeit im Zwölf-Stunden-Format anzeigen lassen. AM steht für die Zeit von Mitternacht bis 12 Uhr mittags, PM für die Zeit von mittags bis Mitternacht (etwa h:mm:ss AM/PM für 9:50:30 AM).
  • Die eckige Klammer benötigen Sie in der Kombination mit dem Stundenformat (etwa [hh] oder [HH]), wenn Sie mehr als 24 Stunden anzeigen möchten. 
Die Vielfalt der Arbeit mit Excel-Datum ist groß und kann verwirrend sein. Mit ein bisschen Übung erleichtern Tabellenkalkulations-Programme wie Excel oder Google-Tabellen das Arbeiten aber ungemein. Wenn Sie sich an ein paar Regeln halten, geht das ganz einfach: Wichtig ist immer, dass sie alle Zeichen beachten. Fehlende Klammern oder Anführungszeichen verwirren Excel und macht die Formel unlösbar.
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Mit Taschenrechner und per Hand können Sie Tabellen errechnen. Sie können aber auch eine Excel-Tabelle mit Formen und Funktionen ausstatten und sich die Arbeit abnehmen lassen. Bild: Pixabay

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