Word-Dokumente in PDFs umwandeln und zusammenführen

„Bitte senden Sie uns Ihre Unterlagen in einer PDF-Datei“. So steht es mittlerweile immer häufiger in Stellenanzeigen. Und viele Nutzer stehen dann etwas ratlos vor ihrem PC. Dabei ist es ganz einfach, Word-Dokumente als PDF abzuspeichern und diese dann – auch zusammen mit eingescannten Zeugnissen – in einer gesamten PDF-Datei zusammenzufassen.

Wir erklären euch, wie es man Word-Dokumente als PDF abspeichern kann und welches Tool sich für die Zusammenführung von PDFs zu einer Gesamt-Datei besonders gut eignet.

Word-Dokumente in PDF Dateien umwandeln: Einfach abspeichern

Die einfachste Methode, um Word-Dokumente in PDF Dateien umzuwandeln. Wenn ihr euer Dokument fertig habt, geht einfach auf „Datei“ – „Speichern unter“. Das sich dann öffnende Fenster gibt eurem Dokument automatisch einen Namen und schlägt als Dateityp „Word-Dokument“ vor. Das könnt ihr einfach über das Drop-Down Feld ändern und stattdessen „PDF“ auswählen. Nach dem Speichern wird euch euer Dokument dann direkt in der PDF Ansicht angezeigt. Unser Tipp: Achtet darauf, die aktuelle Version des kostenlosen Adobe Readers oder eines anderen PDF Readers installiert zu haben.

Word-Dokument einfach über den Dateityp als PDF speichern

Mehrere PDFs zusammenführen – auf die Software kommt es an

Es gibt diverse Tools und Softwareprogramme, mit denen ihr mehrere PDFs in einer gesamten Datei zusammenführen könnt. Aber: Viele davon sind entweder relativ kompliziert zu bedienen, kosten eine Menge Geld oder installieren Toolbars und allen möglichen anderen Kram automatisch mit.

Unser Tipp: Die kostenlose Software PDF24 Creator. PDF24 gibt es als kostenlosen Download, lässt sich intuitiv bedienen und kann garantiert alles, was „Ottonormalverbraucher“ benötigt.

PDF24 – Leichtes Zusammenfügen von Scans und Dokumenten in einer PDF-Datei

Der große Vorteil von PDF24 Creator: Ihr benötigt eigentlich nur eure Maus, um das Programm zu bedienen und eure Word-Dokumente in PDF Dateien umzuwandeln. Nach dem Öffnen könnt ihr die Dateien auswählen, die ihr zu einem PDF zusammenfügen wollt. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bereits um PDFs, um Word-Dokumente, Bilder oder eingescannte Dokumente (wie beispielsweise Zeugnisse) handelt. Die einzelnen Dateien zieht ihr dann einfach mit der Maus in ein gemeinsames Fenster. Auch die Reihenfolge der einzelnen Seiten lässt sich durch Verschieben mit der Maus ganz einfach anpassen.

Word-Dokumente in PDF Dateien umwandeln: Dokumente und Scans ganz easy mit der Maus zu einem gesamten PDF zusammenführen

Bei PDF-Dateien auf die Dateigröße achten

Die Datei speichern und schon habt ihr ein Gesamt-PDF aus euren einzelnen Dokumenten und Scans

Gerade, wenn es um Bewerbungen geht, solltet ihr darauf achten, dass euer Gesamt-PDF nicht zu groß ist. Viele Mail-Accounts haben Beschränkungen und können E-Mails mit Anhängen ab einer bestimmten Größe nicht mehr empfangen. Und nichts ist unprofessioneller, als eine Bewerbung in tausend Einzel-E-Mails aufzuteilen. PDF24 hat aber auch das bedacht: Wenn ihr eure Word-Dokumente in PDF Dateien umgewandelt habt, habt ihr vor dem Speichern eures PDFs die Möglichkeit, die Qualität einstellen. Gerade bei Bewerbungen bzw. Dokumenten benötigt ihr in der Regel nicht die höchste Qualität bzw. Auflösung und könnt ruhig „Mittlere Qualität“ auswählen. Das hat einen entscheidenden Einfluss auf die Größe eures PDFs. Aber auch, wenn euer Anhang vom Adressaten empfangen werden kann: Oft ist es der eigene E-Mail Account, der beim Hochladen von PDFs herumzickt. Unser Tipp: Verzichtet auf Anbieter wie web.de, die klare Begrenzungen bei den Anhängen haben und sich ihre Premium-Version für größere Dateianhänge viel kosten lassen. Im Zweifel richtet euch z. B. extra für Bewerbungen einen kostenlosen Account bei Google Mail ein. Da gibt es 15 GB kostenlosen Speicher. Und das sollte auch für die größte Bewerbung reichen.