E-Mails archivieren für Firmen
in Duderstadt - Hilkerode

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E-Mails archivieren – PC-SPEZIALIST Duderstadt - Hilkerode hilft

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, bestimmte Unterlagen revisionssicher aufzubewahren. In Zeiten von zunehmenden E-Mail-Schriftverkehr, müssen Sie auch Ihre E-Mails archivieren – und zwar: vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar. Das sieht das Gesetz so vor. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten hat unter anderem der § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) festgeschrieben. Beide legen fest, wie lange Sie Ihre E-Mails aufbewahren müssen. So reicht bei allgemeinen E-Mails eine Dauer von sechs Jahren, steuerlich relevante E-Mails müssen Sie zehn Jahre lang sicher archivieren. Allerdings reicht es nicht, die E-Mails im Posteingangs-Ordner aufzubewahren. PC-SPEZIALIST hilft Ihnen unkompliziert dabei, die strengen gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und dennoch wirtschaftlich zu profitieren.


Was bedeutet E-Mails archivieren?

E-Mails archivieren bedeutet, dass Sie Ihre E-Mails langfristig sicher speichern. Und damit ist mehr gemeint als die Aufbewahrung in Posteingangs-Ordner. Die professionelle E-Mail-Archivierung ist in der Regel eine Langzeitarchivierung elektronischer Nachrichten. Wichtig dabei: die Langzeitarchivierung basiert auf gesetzlichen Vorgaben wie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie müssen Ihre E-Mails archivieren, um steuerlich relevante Dokumente, die per E-Mail versendet und erhalten werden, lückenlos dokumentieren zu können. Deshalb ist die E-Mail-Archivierung Pflicht. Mit PC-SPEZIALIST Duderstadt - Hilkerode kommen Sie Ihrer Dokumentationspflicht einwandfrei nach, denn wir helfen Ihnen bei der Erfüllung sämtlicher rechtlicher Anforderungen wie DSGVO oder GoBD.


E-Mails archivieren mit PC-SPEZIALIST Duderstadt - Hilkerode – Ihre Vorteile

Wenn Sie Ihre E-Mails archivieren, ist das nicht nur eine lästige Pflicht. Dank der Unterstützung durch PC-SPEZIALIST Duderstadt - Hilkerode haben Sie große Vorteile. Wir helfen Ihnen nicht nur bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen, sondern sichern auch ab, dass kein Unberechtigter Zugriff auf Ihre digital gespeicherten Unterlagen erhält. PC-SPEZIALIST Duderstadt - Hilkerode sorgt also für eine sichere Aufbewahrung von E-Mails und den Anhängen, denn auch die müssen aufbewahrt werden. Gleichzeitig kümmern wir uns auch darum, dass Sie die E-Mails bei Bedarf einfach im Originalformat wiederherstellen können. Die digitale Archivierung sorgt zudem dafür, dass Ihre E-Mail-Server entlastet werden und sich Ihr Bedarf an Speicherplatz reduziert. Gleichzeitig sind Sie mit einem automatischen E-Mailarchiv von PC-SPEZIALIST Duderstadt - Hilkerode vor Datenverlust bestens geschützt.


PC-SPEZIALIST klärt auf, wie lange Sie E-Mails archivieren müssen

Die Aufbewahrungsfristen für E-Mails und deren Anhänge sind unterschiedliche lang. Eines steht aber fest: Sie müssen Ihre E-Mails archivieren und zwar rechtssicher und konform zu gültigen Gesetzen. Und da gibt es eine ganze Menge. Neben DSGVO und GoBD sind in § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) die Aufbewahrungsfristen geschäftlicher E-Mails festgelegt. Doch nicht für alle E-Mails bestehen identische Aufbewahrungspflichten. E-Mails, bei denen es sich um digitale Handelsbriefe handelt, müssen Sie sechs Jahre aufbewahren, alle E-Mails, die steuerlich relevant sind, müssen Sie dagegen zehn Jahre sicher archivieren. Allerdings beginnt der Zeitpunkt der Aufbewahrungspflicht nicht mit dem Versand oder Erhalt der E-Mail sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres. Von E-Mails, die keinen Text enthalten sondern lediglich einen Anhang, müssen sie nur den Anhang archivieren; E-Mails, die einen Geschäftsabschluss vorbereiten, müssen Sie archivieren, wenn die Korrespondenz zum Abschluss des Geschäfts geführt hat. PC-SPEZIALIST Duderstadt - Hilkerode berät die ausführlich zu Möglichkeiten, wie Sie am besten Ihre E-Mails archivieren und sorgt mit einer benutzerfreundlichen E-Mail-Lösung für ein einfaches Archivieren der E-Mails, das mehr ist als die Aufbewahrung im Posteingang.