Wenn Sie eine Mahnung per Email erhalten haben, sollten Sie nicht gleich in Panik verfallen. Wie Sie erkennen, ob der Mahnbescheid echt ist oder ob es sich möglicherweise um eine Spam-Mail handelt, erfahren Sie bei uns.

Im Trubel des Alltags flattern einige Rechnungen ins Haus. Da kann es durchaus passieren, dass eine Rechnung untergeht und nicht rechtzeitig bezahlt wird. Normalerweise werden Sie zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung auf den Fauxpas hingewiesen – erst dann wird eine Mahnung verschickt.

Zahlungserinnerung als rechtliche Konsequenz

Das ist die rechtliche Konsequenz, wenn Sie mit einer Zahlung in Verzug sind und das gute Recht des Gläubigers. Laut Gesetz kommt es bei der Zustellung nicht darauf an, ob diese mündlich, per Post, Fax oder Email erfolgt. Doch was, wenn Sie Zweifel an der Echtheit der Mahnung haben? Gerade wenn der Mahnbescheid online zugestellt wurde, klingeln bei vielen die Alarmglocken: Regelmäßig gibt es neue Warnungen zu Inkasso-Mails mit Spam-Anhang oder gefälschten Inkasso-Briefen. Zuletzt wurden Kunden der Telekom Opfer von solch einem Betrug und erhielten eine Telekom Mahnung per Email.


Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung

Eine Mahnung zu erhalten ist zwar unangenehm, kann aber vorkommen. Bestenfalls haben Sie Ihre Finanzen fest im Blick und können sofort sagen, ob eine Mahnung gerechtfertigt ist oder ob es sich möglicherweise um Inkassobetrug handelt. Doch nicht immer ist das so einfach zu bestimmen: Sind Sie unsicher, wie Sie auf die Mahnung per Email reagieren sollen, lohnt sich ein genauer Blick auf das Schreiben.

Im ersten Schritt des Mahnverfahrens erhalten Sie in den meisten Fällen eine Zahlungserinnerung. Bei vielen Onlineshops ist es üblich, dass eine Zahlungserinnerung per Email verschickt wird, wenn kein Zahlungseingang zu verzeichnen ist. In dieser Erinnerung wird meist freundlich darauf hingewiesen, dass Sie bis zu einem bestimmten Datum Zeit haben, die offene Rechnung zu begleichen – es entstehen keine Mahngebühren oder Rechtsfolgen. Auf die Zahlungserinnerung folgt ein zweites Schreiben, in dem Sie sprachlich nüchtern gebeten werden, die Rechnung zu begleichen. Dieses Schreiben wird als Mahnung bezeichnet und kann bereits eine Mahngebühr enthalten. Ein drittes Schreiben trägt dann den Titel „Letzte Mahnung“.

Allerdings gibt es hierfür keine vorgegebene Regelung: Jedes Unternehmen entscheidet selbst, welche Eskalationsstufen es in seinem Mahnverfahren beschreitet. So kann beispielsweise auch ein viertes Schreiben mit einer erhöhten Mahngebühr folgen. Die Mahnungen werden meistens von Inkasso-Unternehmen versendet, die im Auftrag der Gläubiger handeln.

Spam-Mail oder echte Mahnung per Email?

Einige von Ihnen fragen sich vielleicht: Ist die Mahnung per Email rechtskräftig? Schließlich könnte sie ja auch im Spam-Ordner landen, ohne dass Sie etwas davon mitbekommen. Der Versand einer Mahnung per Email ist jedoch keine Seltenheit und bei vielen Unternehmen gang und gäbe. Doch das ist kein Grund, den Mahnbescheid online nicht infrage zu stellen: Wenn Sie eine Email mit einer Zahlungsaufforderung erhalten, sollten Sie diese ganz genau betrachten. Der Unterschied zwischen einer echten Mahnung und einer Spam Mail liegt oft im Detail.

Eine seröse Mahnung enthält in jedem Fall folgende Informationen:

  • Offener Betrag der ursprünglichen Rechnung
  • Erbrachte Leistung
  • Frist für die Begleichung der Rechnung
  • Rechnungsnummer
  • Datum
  • Vollständiger Name des Empfängers und des Absenders

Kommt Ihnen an der Email etwas komisch vor, prüfen Sie am besten zuerst den Absender und das genannte Inkasso-Unternehmen. Das geht ganz einfach indem Sie den Namen in einer Suchmaschine eingeben und so überprüfen, ob es sich um ein seriöses Unternehmen handelt. Suchen Sie im Internet nicht nur nach dem Namen, sondern auch nach dem Namen in Kombination mit dem Begriff „Erfahrung“ – vielleicht gibt es weitere Personen, die auch von dem Unternehmen angeschrieben wurden und ihre Erfahrungen teilen.
Einen Inkassobetrug mit einer nicht gerechtfertigten Mahnung erkennen Sie daran, dass Betrüger bei Nicht-Zahlung der Forderung mit überhöhten Geldstrafen drohen. Unseriöse Links und Anhänge können ein Hinweis auf eine Spam-Mail sein.


Mahnung per Email

Ist die Mahnung per Email rechtskräftig oder Spam?
Foto: Fotolia

Gefälschte Mahnungen per Email erkennen

Haben Sie Zweifel an der Echtheit der Mahnung per Email in Ihrem Postfach, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wie lautet der Absender der Email?
  • Wie ist die Email geschrieben: Stimmen die Formalitäten?
  • Wird ein Gläubiger in der Mahnung genannt?
  • Wohin soll das Geld überwiesen werden?
  • Ist eine Registernummer des Inkasso-Unternehmens angegeben?

Schauen Sie sich den Absender der Email genau an. Mahnungen von seriösen Inkasso-Unternehmen laufen über die eigene Domain: In der Email-Adresse des Absenders steht dann zum Beispiel xy@inkasso-unternehmen.de. Endungen wie @gmx.de oder @web.de sind bei Unternehmen unüblich und eher Privatpersonen zuzuschreiben. Auch bei Adressen aus dem Ausland sollten Sie hellhörig werden. Diese erkennen Sie an den Domain-Endungen wie .eu, .cz, .fr oder .ru.


Mahnung per E-Mail mit Rechtschreibfehlern? Vorsicht!

Achten Sie auf Formalitäten: Ein klassisches Erkennungsmerkmal ist die unpersönliche Anrede in der Mail: „Sehr geehrte Kundin/sehr geehrter Kunde“ oder Ähnliches. Ein seriöses Unternehmen kennt Ihren vollständigen Namen. Sind die Umlaute wie ä, ö oder ü in der Mahnung falsch geschrieben, ist das ein weiteres Indiz für eine betrügerische Email. Insbesondere Tastaturen im Ausland verfügen selten über länderspezifische Sonderzeichen, daher ist es wahrscheinlich, dass Ihre Email nicht von einem deutschen Unternehmen stammt. Auch Rechtschreibfehler und Grammatikfehler sind keine Seltenheit. Schauen Sie genau hin, um zu erkennen ob es sich um eine gefälschte Mahnung handelt.
In Deutschland muss jedes Inkassounternehmen registriert sein, wenn es legal arbeiten möchte. Wenn Sie eine fragwürdige Inkasso-Mahnung erhalten haben, prüfen Sie am besten auf der Internetseite des Rechtsdienstleistungsregisters, ob die Firma dort eingetragen wurde. Der Gläubiger, für den das Inkasso-Unternehmen das Geld eintreibt, muss in jedem Fall genannt werden.


Zahlungsaufforderung ins Ausland? Achtung!

Seien Sie skeptisch, wenn der Absender der Mahnung darauf abzielt, dass Sie das Geld ins Ausland überweisen. Prüfen Sie unbedingt die angegebenen Kontodaten. Durch die Einführung der IBAN ist es jetzt besonders leicht zu erkennen, wohin das Geld überwiesen werden soll: Die Buchstaben am Anfang der IBAN-Nummer geben an, in welchem Land sich das Konto befindet. So steht DE für eine deutsche Bankverbindung und FR zum Beispiel für eine französische. Generelle Tipps zum Online Banking haben wir in unserem Blog-Beitrag Online Banking Sicherheit für Sie zusammengefasst.


Spam-Mail: Achtung beim Öffnen von Links oder Anhängen

Auch Kriminelle haben die Masche des Inkassobetrugs für sich entdeckt und verschicken gern eine täuschend echte Mahnung per Email. Ist der Spam Mail ein Anhang angefügt, sollten Sie hellhörig werden: Befinden sich in der Inkasso-Mail „zip-“ oder „cab-“ Dateien, handelt es sich wahrscheinlich um Spam. Diese Anhänge können gefährliche Viren enthalten, die Ihren PC angreifen. Daher gilt: Öffnen Sie Anhänge niemals, wenn Sie unsicher sind.

Enthält die Mahnung per Email Links, klicken Sie diese nicht unbedacht an: Durch das sogenannte Phishing kommen Betrüger im Handumdrehen an Ihre Daten. Die in Phishing-Mails enthaltenen Links führen Sie auf scheinbar vertrauenswürdige Webseiten. In Wirklichkeit sind diese Seiten jedoch unsicher und Hacker versuchen, unbemerkt an Ihre persönlichen Daten, Bankdaten und andere Informationen über Sie zu kommen. Was genau Phishing ist, wird im PC-Spezialist Ratgeber Was ist Phishing erklärt. Was Sie tun können, wenn Sie eine Phishing-Mail geöffnet haben, haben wir in unserem Blog-Beitrag Phishing-Mail Absender kontrollieren thematisiert.

Ist die erhaltene Mahnung per Email rechtskräftig?

Wenn Sie nicht sicher sind, ob die erhaltene Mahnung per Email rechtskräftig ist, lohnt sich ein Blick in das Kundenkonto. Bei Online-Shops können Sie sich ganz einfach mit Ihren Zugangsdaten einloggen und Ihr Kundenkonto einsehen. Dort sind alle getätigten Bestellungen und Rechnungen gelistet – auch die, die Sie bereits bezahlt haben. Meist wird im Kundenkonto angezeigt, ob bereits eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschickt wurde. Ist Ihnen ein persönliches Gespräch lieber, rufen Sie beim Kundenservice oder Support des Shops an, von dem Sie die vermeintliche Mahnung erhalten haben. Die Mitarbeiter des Kundenservice können Ihr Kundenkonto einsehen und Ihnen mitteilen, ob Sie noch offene Rechnungen haben. Achtung: Kundennummer oder Rechnungsnummer parat halten. Danach werden Sie garantiert gefragt.

Sind Sie unsicher, ob Ihr PC Opfer einer Spam Mail geworden ist? Unsere Techniker von PC-SPEZIALIST erkennen mit dem Sicherheits-Check potenzielle Sicherheitslücken in Ihrem System und beraten Sie kompetent zu entsprechenden Lösungen.

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