Outlook-Archiv anlegen

Outlook-Daten sichern und Ordnung in Ihr Postfach bekommen

Geschrieben am 2019/04/16

Ordnung schaffen ist nicht nur in den eigenen vier Wänden sinnvoll, sondern auch innerhalb Ihres E-Mail-Postfaches. Wieso? Da Outlook eine Vielzahl von Daten und E-Mails speichert und beim Starten immer wieder lädt, wird das Programm mit der Zeit immer langsamer. In diesem Fall hilft es, wenn Sie ein Outlook-Archiv anlegen und so für Ordnung sorgen.
Outlook-Kontakte exportieren und E-Mails sowie Outlook-Daten sichern, gelingt Ihnen kinderleicht mit unseren Tipps. Natürlich können Sie veraltete E-Mails, Termine und Kontakte einfach löschen. Es kann jedoch passieren, dass Sie alte E-Mail-Adressen wieder benötigen oder den Leitfaden vergangener Termine und Meetings suchen. Legen Sie daher am besten ein Outlook-Archiv an und sichern Sie Ihre wichtigsten Outlook-Daten und E-Mails. Erfahren Sie bei uns Schritt für Schritt, wie Sie bei der Archivierung Ihrer wichtigen Daten vorgehen sollten.

Was ist Outlook und was ist ein Outlook-Archiv?

Outlook heißt das E-Mail-Programm von Microsoft. Neben dem Senden und Empfangen von E-Mails können Sie die Software zum Verwalten von Terminen, Kontakten und Aufgaben nutzen.
Das Outlook-Archiv dient dazu, Ordnung in Ihre E-Mails zu bekommen und nicht den Überblick über wichtigen Schriftverkehr zu verlieren. Sinnvoll ist ein Outlook-Archiv auch deshalb, weil immer mehr Firmen ihre Rechnungen online versenden, der Kunde aber eine Aufbewahrungspflicht von mindestens zwei Jahren hat. Deshalb ist es wichtig, Ordnung im Schriftverkehr zu halten.

Eine Frau arbeitet am Laptop. Um sie herum schwirren E-Mail-Briefumschlag-Symbole. Dringend Zeit also, ein Outlook-Archiv anzulegen und für Ordnung zu sorgen. Foto: Fotolia_1922142 ©natali_mis
Durch das Anlegen eines Outlook-Archivs erhalten Sie Ordnung in Ihrem E-Mail-Postfach. Foto: Fotolia_1922142 ©natali_mis

Outlook-Archiv anlegen: automatisch oder manuell E-Mails sichern

Ihr Outlook-Postfach kann bei all den täglich eingehenden, neuen Nachrichten und Antworten schnell überquellen. Durch die Sicherung der Daten in einer PST-Datei, die auf Ihrem Computer abgespeichert wird, entlasten Sie Ihr E-Mail-Programm. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre E-Mails automatisch oder manuell archivieren und wie Sie ein Outlook-Archiv anlegen.

Automatisch Outlook-E-Mails sichern

Mithilfe der Auto-Archivierung können Sie ganz einfach Ordnung in Ihr Postfach bringen und so Ihre Outlook-E-Mails sichern. Zuerst müssen Sie sich überlegen, in welchem Intervall Ihre E-Mails in das Archiv verschoben und nach wie vielen Tagen, Wochen oder Monaten Elemente archiviert werden sollen. Folgende drei Schritte müssen Sie dafür durchführen:
  1. Klicken Sie im Menü auf „Datei“ und anschließend auf „Optionen“.
  2. Klicken Sie nun in dem geöffneten Fenster auf „Erweitert“ und wählen Sie die Option „Einstellung für Auto-Archivierung“ aus.
  3. Nun entscheiden Sie:
    1. In welchem Rhythmus sollen Ihre E-Mails archiviert werden? 
    2. Ab welchem Datum soll die Archivierung beginnen? 
    3. In welches Archiv werden Ihre alten Nachrichten verschoben? 
Auf diesem Weg archivieren Sie Ihre E-Mails zuverlässig und Suie erfahlten wieder den nötigen Überblick in Ihrem Postfach.

Outlook-E-Mails manuell sichern

Outlook-E-Mails sichern gelingt aber auch manuell. Das bedeutet, Sie müssen nicht die Auto-Archivierung einrichten, sondern können ganz nach Ihrem Geschmack in einer PST-Datei Ihre E-Mails archivieren. Auch dieser Vorgang ist nicht schwer:
  1. Gehen Sie im Menü auf „Datei“ und wählen Sie links „Informationen“ aus.
  2. Klicken Sie nun auf den Menüpunkt „Tools“ sowie „Alte Elemente bereinigen“.
  3. Wählen Sie die Option „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren“. 
  4. Wählen Sie den zu archivierenden Ordner aus. 
  5. Neben dem Menüpunkt „Elemente archivieren, die älter sind als“ können Sie die Archivierung auf einen bestimmten Zeitpunkt begrenzen.
  6. Klicken Sie bei „Archivdatei“ auf den Button „Durchsuchen“. So können Sie einen anderen Speicherort wählen.
  7. Klicken Sie auf „OK“, um die manuelle E-Mail-Sicherung abzuschließen.
Viele Bunte Ordner werden in blauen großen Schränken sortiert und symbolisieren ein geordnetes Outlook-Archiv
Die Archivierung Ihrer Outlook-E-Mails in einer externen PST-Datei sorgt für Ordnung und Platz. Bild: Shutterstock/gualtiero boffi

Outlook-Daten in PST-Datei sichern

Es steht ein Wechsel Ihres PCs oder Laptops an und Sie haben einen Haufen wichtige E-Mails, Kontakte und Termineinträge, die Sie auf keinen Fall verlieren möchten? Keine Sorge, mit der oben erwähnten PST-Datei können Sie all Ihre Outlook-Daten auf Ihrem Gerät speichern. So müssen Sie keinen Datenverlust in Kauf nehmen, wenn Sie Ihre Outlook-Version wechseln oder sich ein neues Gerät anschaffen möchten. Gehen Sie folgendermaßen vor:
  1. Klicken Sie im Menü auf „Datei“ und wählen Sie links „Kontoeinstellungen“ aus.
  2. Es öffnet sich ein Kontextmenü: Wählen Sie erneut „Kontoeinstellungen“ aus.
  3. Klicken Sie anschließend auf das Registerblatt „Datendatei“ und dann auf „Hinzufügen“.
  4. Tippen Sie den Namen für Ihre neue Datendatei in das Eingabefenster ein, beispielsweise „Archiv 2019“.
  5. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit „OK“. 
Haben Sie Schwierigkeiten mit der Datensicherung? PC-SPEZIALIST vor Ort hilft Ihnen gern dabei, sodass Sie keinesfalls einen Datenverlust erleiden.

Outlook: Ordner im E-Mail-Archiv anlegen

Damit Sie Ihre persönlichen Daten wie E-Mails oder Kontakte in die Archivdatei verschieben und später wiederfinden können, sollten Sie sich eine übersichtliche und für Sie logische Ordnerstruktur anlegen. In Ihrem Posteingang befindet sich links der Navigationsbereich. Hier finden Sie auch Ihre erstellten Archivordner wieder. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Archivordner. Nun wählen Sie „Neuer Ordner“ aus. Auf diese Art und Weise können Sie eine für Sie logische Ordnerhierarchie erstellen, um bestmöglich organisiert zu sein.

Ein Screenshot zeigt, wie ein geordnetes Outlook-Archiv, mit vielen Unterordnern, aussieht.
Diverse Unterordner in Ihrem Archivordner sorgen für die bestmögliche Organisation. Foto: Screenshot

Kennwort für PST-Datei festlegen

Nutzen Sie Ihren Laptop oder Computer nicht ausschließlich alleine? Dann ist es sinnvoll, Ihre PST-Datei mit einem Kennwort zu schützen. Auf diese Art und Weise verhindern Sie unbeabsichtigte Zugriffe. So legen Sie ein Kennwort fest:
  1. Gehen Sie im Menü auf „Datei“ und wählen Sie links „Kontoeinstellungen“ aus.
  2. Klicken Sie erneut auf „Kontoeinstellungen“.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte „Datendateien“ die PST-Datei aus, für die Sie ein Kennwort festlegen möchten.
  4. Im Dialogfeld „Kennwort ändern“ können Sie nun ein sicheres Passwort festlegen.
  5. Nach Wiederholung der Eingabe bestätigen Sie mit „OK“.
Haben Sie Zweifel, ob Ihr Passwort wirklich sicher ist? In unserem Ratgeber erfahren Sie, wie Sie ein möglichst sicheres Passwort festlegen und wie Sie Ihre Passwörter verwalten können. Da Datenklau keine Seltenheit mehr ist, ist es besonders wichtig, ein sicheres Passwort zu nutzen. Andernfalls kann es passieren, dass Ihre E-Mail-Adresse inklusive Passwort gehackt und veröffentlicht wird. Mit dem Identity Leak Checker des Hasso-Plattner-Instituts können Sie ganz einfach testen, ob Ihre E-Mail-Adresse bereits gehackt wurde.

Ein voller Schreibtisch mit einem Laptop, mehreren Ordnern und Terminkalender symbolisiert, wie wichtig es ist, den Outlook-Kalender zu archivieren, um zu verhindern, dass Outlook zu langsam wird.
Archivieren Sie Ihre alten Kalendereinträge und sorgen Sie für eine reibungslose Outlook-Nutzung. Foto: Pixabay/rawpixel

Outlook-Kalender archivieren und Termine löschen

In Ihrem Outlook-Programm können alte Kalendereinträge dafür sorgen, dass die Software unnötig langsam wird. Benötigen Sie alte Kalendereinträge gegebenenfalls noch, archivieren Sie sie, ehe Sie die Einträge löschen. Zum Archivieren Ihrer Kalendereinträge gehen Sie wie folgt vor:
  1. Wählen Sie im Menü „Datei“ und klicken Sie links auf „Importieren und Exportieren“. 
  2. Wählen Sie „In Datei exportieren“ aus und bestätigen Sie anschließend mit der Schaltfläche „Weiter“.
  3. Markieren Sie den Punkt „Outlook Datendatei“ und bestätigen Sie erneut mit „Weiter“.
  4. Es erscheint das Dialogfenster „Outlook-Datendatei exportieren“. Hier wählen Sie nun „Kalender (Nur diesen Computer)“.
  5. Wählen Sie anschließend das Registerblatt „Erweitert" aus.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Filter“.
  7. Auf der Registerkarte „Erweitert“ klicken Sie auf „Feld“. Wählen Sie „Alle Terminfelder“ und anschließend die Option „Serienbeginn“ aus.
  8. Wählen Sie unter „Bedingung“ den Eintrag „am oder nach“ aus.
  9. Tragen Sie unter „Wert“ das gewünschte Datum ein, beispielsweise „01.01.2019“.
  10. Klicken Sie auf „Zur Liste hinzufügen“.
  11. Um das Ende der Einträge, die in der Archivdatei gespeichert werden, festzulegen, wiederholen Sie mit der Bedingung „am oder vor“ die Schritte 6 bis 9. Geben Sie als Enddatum beispielsweise „31.12.2019” ein.
  12. Bestätigen Sie im jetzt geöffneten Dialogfenster mit „Weiter”.
Abschließend werden Sie gefragt, an welcher Stelle Sie die Archivdatei speichern möchten. Wählen Sie beispielsweise die zuvor erstellte PST-Datei für Ihr Archiv 2019 aus.

Alte Kalendereinträge löschen

Sie haben Ihre Kalendereinträge nun erfolgreich archiviert. Jetzt können Sie Ihre alten Kalendereinträge löschen, um zu verhindern, dass Ihr Outlook mit der Zeit zu langsam wird. Dies gelingt Ihnen wie folgt:
  1. Öffnen Sie den Kalender und rufen Sie den Befehl „Ansicht” auf. 
  2. Klicken Sie nun auf „Ansicht ändern”.
  3. Jetzt können Sie die Darstellung „Liste” wählen.
  4. Markieren Sie, welche Kalendereinträge gelöscht werden sollen.
  5. Mit der [Entf]-Taste können Sie nun alle alten Kalendereinträge löschen.
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie ein Outlook-Archiv anlegen und E-Mails sowie andere Daten archivieren können, brauchen Sie sich um die Arbeitsgeschwindigkeit Ihres Outlooks keine Gedanken mehr zu machen. Sie können wieder flüssig mit Ihrem Outlook arbeiten.
Sie arbeiten noch nicht mit Outlook und trauen sich auch nicht wirklich an das Programm heran? PC-SPEZIALIST vor Ort hilft Ihnen gern weiter und übernimmt für Sie die E-Mail-Einrichtung und Kalender-Synchronisation. Sie arbeiten zwar mit Outlook, suchen aber nach einer Alternative? Unser Ratgeber Outlook-Alternative stellt Ihnen kostenlose Alternativen vor.

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