»BCC Email«

BCC und CC Mail richtig nutzen

Wann verwende ich eine BCC Email und wann eine CC Email? Worauf sollte ich achten und wie finde ich die Funktionen in den gängigen Email Programmen? Wir haben alle Infos kompakt für Sie zusammengestellt.

Besonders, wenn Sie Emails an einen großen Verteiler oder mehrere Empfänger senden, sollten Sie sich mit den Funktionen CC und BCC auseinander setzen. Denn: Gerade im Geschäftsleben kann es schnell sehr unangenehm und peinlich werden, wenn statt einer BCC Email eine CC Mail verschickt wird.

CC, BCC – der kleine, aber feine Unterschied

Die CC Mail

CC ist die Abkürzung für den Begriff „Carbon Copy“. Diese Bezeichnung stammt noch aus einer Zeit, in der weder die Email noch der Computer bekannt waren. „Carbon Copy“ waren die mittels Kohlepapier hergestellten Durchschläge/Kopien von Schreibmaschinen-Dokumenten. Die CC Mail ist heute die wohl gängigste und unkomplizierteste Art, Freunde, Kollegen oder Vorgesetzte über etwaige Vorgänge, Projekte oder sonstige Informationen in Kenntnis zu setzen. Grundsätzlich gilt also: Der CC-Empfänger ist nicht der eigentliche Adressat der Nachricht. Vielmehr fällt die CC-Zuordnung unter die im Geschäftsleben gängige Abkürzung „FYI“ (englisch: For your informationen). So werden meist an einem Projekt ebenfalls beteiligte Personen oder der Chef in CC gesetzt, wenn es um „relativ“ wichtige Vorgänge geht. Allerdings sollte die CC Funktion keinesfalls überproportional genutzt werden. Bei Nachrichten ohne hohen Informationsgehalt oder extreme Wichtigkeit sollte man andere nicht „zuspamen“.

Die BCC Email

Die Abkürzung BCC steht für „Blind Carbon Copy“ und erklärt sich so fast schon von selbst. Ein Empfänger, der die Nachricht ist BCC erhält, ist für alle anderen Empfänger – egal ob direkt, in CC oder ebenfalls in BCC – gänzlich unsichtbar. Die BCC Email sollten Sie unbedingt einsetzen, wenn Sie beispielsweise Newsletter, Werbemailings oder Pressemitteilungen an einen großen Verteiler senden. Oder andersherum: Handelt es sich bei den Empfängern um eine „sensible“ Gruppe wie Kunden, Partner oder Pressevertreter, ist die Nutzung der BCC Funktion alternativlos.

Negative Nutzung der BCC Mail

Natürlich bietet die BCC Mail noch weitere Einsatzmöglichkeiten. So wird sie auch häufig genutzt, um Kollegen oder Vorgesetzte „heimlich“ über negative Vorgänge oder Ergebnisse zu informieren, ohne bei dem eigentlichen Adressaten sofort als „Petze“ zu gelten. Bevor Sie die Blind Copy in dieser Weise nutzen, sollten Sie sich allerdings bewusst sein, dass diese Form nicht die feine englische Art ist. Überlegen Sie bei Missständen also vorher weise, ob der Chef wirklich in BCC stehen sollte oder Sie die Unstimmigkeiten lieber kollegial und unter vier Augen klären.

BCC Outlook – so finden Sie das Blind Copy Adressfeld

Während in anderen Email Programmen die Blind Copy Funktion meist direkt unter dem CC Adressfeld angezeigt wird, müssen Sie das Feld für BCC in Outlook erst einblenden lassen. Standardmäßig ist das nämlich nicht zu sehen. Wenn Sie eine BCC Outlook Email schreiben wollen, starten Sie zunächst einfach wie gewohnt eine neue Email. In der oberen Menü-Leiste finden Sie dann die Reiterkarte „Optionen“. Die nun eingeblendete Leiste zeigt Ihnen die Felder „BCC“ und „Von“ an. Per Klick wird dann das entsprechende Adressfeld eingeblendet. Zur Info: Das Feld „Von“ müssen Sie aktivieren, wenn Sie beispielsweise als Sekretärin in Namen Ihres Chefs eine Email versenden sollen. Die Möglichkeit, im Namen eines anderen Absenders zu versenden, muss vorher allerdings vom Inhaber des Absender-Email-Accounts bzw.Ihrer IT freigeschaltet werden.

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