Geschrieben von Stefanie Schäfers
Längst sind E-Mails zu einem Kommunikationsstandard geworden. Ohne einen E-Mail-Account kommen Sie im Internet heute nicht mehr weit. Schließlich setzen auch viele Online-Shops und Social-Media-Plattformen bei der Registrierung eine E-Mail-Adresse voraus. Ein E-Mail-Konto einrichten ist schnell erledigt. Doch wissen Sie auch, wie Sie den Posteingangsserver und den Postausgangsserver richtig konfigurieren?
Und was versteckt sich überhaupt hinter den Begriffen „Posteingangsserver“, „Postausgangsserver“, „IMAP“ und „POP3“? In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie schnell und unkompliziert ein E-Mail-Konto einrichten und Ihre neue E-Mail-Adresse richtig konfigurieren können.
Nahezu jeder Anbieter bietet die Möglichkeit, die neue E-Mail-Adresse kostenlos zu nutzen. Mit einem kostenpflichtigen Upgrade erhalten Sie allerdings in der Regel zusätzliche Funktionen oder auch zusätzlichen Speicherplatz. Darum sollten Sie bei der Auswahl des E-Mail-Providers von Anfang an auf die Konditionen wie Speicherplatz, Funktionsumfang, Datensicherheit und Bedienkomfort bei der Weboberfläche oder der zugehörigen Smartphone-App achten.
Ein E-Mail-Konto einrichten ist kinderleicht, und E-Mail-Anbieter gibt es wie Sand am Meer. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten. (Bild: pixabay.com/rawpixel)
Generell ist der Ablauf beim Einrichten eines E-Mail-Kontos bei allen Anbietern gleich. Sie müssen sich auf der Website Ihres favorisierten Anbieters registrieren und dort die geforderten Personalien wie Name, Geburtsdatum und Adresse angeben. Außerdem müssen Sie die Wunsch-Domain für Ihre neue E-Mail-Adresse angeben. Diese folgt immer dem Schema: name@Anbieter – also zum Beispiel maxmustermann@web.de.
Am professionellsten wirken E-Mail-Adressen, wenn sie Ihren Namen enthalten. Allerdings sind bei den meisten Anbietern gängige Namenskombinationen bereits vergeben, sodass Sie Ihren Namen mit einer Zahl oder zusätzlichen Zeichen ergänzen müssen. Oft bieten Ihnen die E-Mail-Provider bei der Abfrage Ihrer Wunschdomain aber auch Alternativen, sollte Ihr Favorit bereits vergeben sein.
Sie benötigen Unterstützung bei der Einrichtung Ihres neuen E-Mail-Accounts? Dann kommen Sie zu Ihrem PC-SPEZIALIST vor Ort und lassen Sie sich zur E-Mail-Einrichtung und Kalendersynchronisation beraten.
Zusätzlich müssen Sie bei vielen Anbietern allerdings auch den Posteingangsserver und den Postausgangsserver angeben, damit Ihnen Ihre E-Mails korrekt zugestellt werden. Doch woher bekommen Sie diese Informationen und was sind der Posteingangsserver und der Postausgangsserver überhaupt? Das zeigen wir Ihnen jetzt.
Beim E-Mail-Konto einrichten müssen Sie manchmal auch den Posteingangsserver und den Postausgangsserver kennen, damit Ihr Postfach korrekt synchronisiert wird. (Bild: pixabay.com/ribkhan)
Dabei handelt es sich um Protokolle, die beim Betrieb von Mailservern zum Einsatz kommen. Jeder Provider nutzt eigene Posteingangsserver und Postausgangsserver, die dafür sorgen, dass Ihre E-Mails in Ihrem Postfach landen und dort gespeichert werden. Welche das sind, erfahren Sie zum Beispiel in den Hilfeseiten Ihres E-Mail-Anbieters. Es gibt im Internet aber auch Listen, bei denen die verschiedenen Posteingangsserver und Postausgangsserver der gängigen E-Mail-Provider übersichtlich zusammengefasst sind.
Zum Einsatz kommen vor allem das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), das zum Senden und Weiterleiten der E-Mails dient, sowie das Post Office Protocol (POP) zum Herunterladen und das Internet Message Access Protocol (IMAP) als Netzwerkdateisystem. Während der Postausgangsserver immer per SMTP-Protokoll übertragen wird, haben Sie beim Posteingangsserver die Wahl zwischen IMAP und POP3.
Grundsätzlich bezeichnen sowohl IMAP als auch POP3 ein Protokoll, das bei E-Mail-Clients zum Abrufen von E-Mails vom E-Mail-Server zum Einsatz kommt. Allerdings gibt es einige Unterschiede zwischen beiden Protokollen.
Voraussetzung dafür ist allerdings eine funktionierende Synchronisation – und genau die klappt bei der Nutzung des POP3-Protokolls nicht. Rufen Sie nämlich Ihre E-Mails auf dem heimischen PC ab, werden Sie vom Server gelöscht. Wollen Sie später per Smartphone auf die E-Mails zugreifen, werden Ihnen die Nachrichten nicht mehr angezeigt, weil der Server „leer“ ist. Genauso können Sie nicht auf einem Gerät mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen und diese später auf einem anderen Gerät weiter bearbeiten.
So können Sie etwas E-Mails, die Sie über den PC versendet haben, auch noch mal auf Ihrem Smartphone im Ordner „Gesendete Nachrichten“ abrufen. Genauso können Sie auch E-Mail-Entwürfe über verschiedene Geräte hinweg bearbeiten.
Der Vorteil: Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto auf einem neuen Smartphone oder Computer einrichten, erscheinen alle Ihre E-Mails ohne Zutun wieder in Ihrem Postfach. Haben Sie also beim E-Mail-Konto einrichten die Wahl zwischen POP3 oder IMAP, sollten Sie sich immer für die Nutzung des IMAP-Protokolls entscheiden.
Und was versteckt sich überhaupt hinter den Begriffen „Posteingangsserver“, „Postausgangsserver“, „IMAP“ und „POP3“? In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie schnell und unkompliziert ein E-Mail-Konto einrichten und Ihre neue E-Mail-Adresse richtig konfigurieren können.
E-Mail-Konto einrichten: Auswahl des Providers
Nicht nur für die Kommunikation mit Freunden oder Kollegen, sondern auch für die Benutzung verschiedener Online-Konten ist eine eigene E-Mail-Adresse Pflicht. Um eine neue E-Mail-Adresse anzulegen, haben Sie die Wahl zwischen zahlreichen Anbietern. Häufig können Sie direkt bei Ihrem Internetanbieter eine eigene E-Mail-Adresse erstellen. Alternativ können Sie jedoch auch auf einen E-Mail-Anbieter wie zum Beispiel Gmail, Outlook oder GMX zurückgreifen und dort ein E-Mail-Konto einrichten.Nahezu jeder Anbieter bietet die Möglichkeit, die neue E-Mail-Adresse kostenlos zu nutzen. Mit einem kostenpflichtigen Upgrade erhalten Sie allerdings in der Regel zusätzliche Funktionen oder auch zusätzlichen Speicherplatz. Darum sollten Sie bei der Auswahl des E-Mail-Providers von Anfang an auf die Konditionen wie Speicherplatz, Funktionsumfang, Datensicherheit und Bedienkomfort bei der Weboberfläche oder der zugehörigen Smartphone-App achten.
Ein E-Mail-Konto einrichten ist kinderleicht, und E-Mail-Anbieter gibt es wie Sand am Meer. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten. (Bild: pixabay.com/rawpixel)
E-Mail-Konto einrichten: Registrierung der Wunschdomain
Wenn Sie eine neue E-Mail-Adresse anlegen wollen, müssen Sie sich im ersten Schritt zunächst für einen Anbieter entscheiden. Besonders beliebte E-Mail-Provider aus Deutschland sind zum Beispiel web.de, gmx.de oder mail.de. Auch die großen US-Konzerne Google und Microsoft bieten mit Gmail bzw. Outlook entsprechende Angebote zum Anlegen einer neuen E-Mail-Adresse.Generell ist der Ablauf beim Einrichten eines E-Mail-Kontos bei allen Anbietern gleich. Sie müssen sich auf der Website Ihres favorisierten Anbieters registrieren und dort die geforderten Personalien wie Name, Geburtsdatum und Adresse angeben. Außerdem müssen Sie die Wunsch-Domain für Ihre neue E-Mail-Adresse angeben. Diese folgt immer dem Schema: name@Anbieter – also zum Beispiel maxmustermann@web.de.
Am professionellsten wirken E-Mail-Adressen, wenn sie Ihren Namen enthalten. Allerdings sind bei den meisten Anbietern gängige Namenskombinationen bereits vergeben, sodass Sie Ihren Namen mit einer Zahl oder zusätzlichen Zeichen ergänzen müssen. Oft bieten Ihnen die E-Mail-Provider bei der Abfrage Ihrer Wunschdomain aber auch Alternativen, sollte Ihr Favorit bereits vergeben sein.
Sie benötigen Unterstützung bei der Einrichtung Ihres neuen E-Mail-Accounts? Dann kommen Sie zu Ihrem PC-SPEZIALIST vor Ort und lassen Sie sich zur E-Mail-Einrichtung und Kalendersynchronisation beraten.
E-Mail-Konto einrichten: Postfach konfigurieren
Haben Sie sich erstmal bei einem E-Mail-Anbieter Ihrer Wahl registriert, können Sie anschließend Ihr neues E-Mail-Konto einrichten. Dafür benötigen Sie natürlich Ihre neue E-Mail-Adresse sowie das Passwort, das Sie bei der Registrierung vergeben haben.Zusätzlich müssen Sie bei vielen Anbietern allerdings auch den Posteingangsserver und den Postausgangsserver angeben, damit Ihnen Ihre E-Mails korrekt zugestellt werden. Doch woher bekommen Sie diese Informationen und was sind der Posteingangsserver und der Postausgangsserver überhaupt? Das zeigen wir Ihnen jetzt.
Beim E-Mail-Konto einrichten müssen Sie manchmal auch den Posteingangsserver und den Postausgangsserver kennen, damit Ihr Postfach korrekt synchronisiert wird. (Bild: pixabay.com/ribkhan)
Was sind Posteingangsserver und Postausgangsserver?
Nutzen Sie Ihr E-Mail-Konto direkt über die Weboberfläche des Anbieters, benötigen Sie zum Login in Ihren E-Mail-Account in der Regel nur Ihre E-Mail-Adresse und das Passwort. Wollen Sie Ihre E-Mails allerdings über einen E-Mail-Client, zum Beispiel Outlook, Gmail oder Thunderbird abrufen, benötigen Sie zur Konfiguration Ihres E-Mail-Kontos oft auch den Posteingangsserver und den Postausgangsserver.Dabei handelt es sich um Protokolle, die beim Betrieb von Mailservern zum Einsatz kommen. Jeder Provider nutzt eigene Posteingangsserver und Postausgangsserver, die dafür sorgen, dass Ihre E-Mails in Ihrem Postfach landen und dort gespeichert werden. Welche das sind, erfahren Sie zum Beispiel in den Hilfeseiten Ihres E-Mail-Anbieters. Es gibt im Internet aber auch Listen, bei denen die verschiedenen Posteingangsserver und Postausgangsserver der gängigen E-Mail-Provider übersichtlich zusammengefasst sind.
Zum Einsatz kommen vor allem das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP), das zum Senden und Weiterleiten der E-Mails dient, sowie das Post Office Protocol (POP) zum Herunterladen und das Internet Message Access Protocol (IMAP) als Netzwerkdateisystem. Während der Postausgangsserver immer per SMTP-Protokoll übertragen wird, haben Sie beim Posteingangsserver die Wahl zwischen IMAP und POP3.
IMAP oder POP3 – was ist der Unterschied?
Werden Sie beim E-Mail-Konto einrichten zur Eingabe des Posteingangsservers aufgefordert, benötigen Sie hierfür die Informationen zum IMAP- oder POP3-Protokoll von Ihrem E-Mail-Provider. Doch was verbirgt sich dahinter?Grundsätzlich bezeichnen sowohl IMAP als auch POP3 ein Protokoll, das bei E-Mail-Clients zum Abrufen von E-Mails vom E-Mail-Server zum Einsatz kommt. Allerdings gibt es einige Unterschiede zwischen beiden Protokollen.
Was ist POP3?
POP3 ist die dritte Version des Post Office Protocols – ein Standard, der bereits 1996 verabschiedet wurde. Es dient zum Herunterladen der E-Mails vom Server. Anschließend werden die E-Mails auf dem Server gelöscht, sodass seitens der E-Mail-Anbieter nur wenig Speicherplatz zur Verfügung gestellt werden muss. Das Problem dabei: Längst werden E-Mails nicht mehr nur auf dem PC abgerufen, sondern auch auf Smartphone und Tablet.Voraussetzung dafür ist allerdings eine funktionierende Synchronisation – und genau die klappt bei der Nutzung des POP3-Protokolls nicht. Rufen Sie nämlich Ihre E-Mails auf dem heimischen PC ab, werden Sie vom Server gelöscht. Wollen Sie später per Smartphone auf die E-Mails zugreifen, werden Ihnen die Nachrichten nicht mehr angezeigt, weil der Server „leer“ ist. Genauso können Sie nicht auf einem Gerät mit dem Schreiben einer E-Mail beginnen und diese später auf einem anderen Gerät weiter bearbeiten.
Was ist IMAP?
Im Gegensatz zum POP3-Protokoll ist das IMAP-Protokoll (Internet Message Access Protocol) deutlich neuer und auf die Synchronisation Ihres E-Mail-Postfachs über verschiedene Geräte hinweg ausgelegt. Beim IMAP-Protokoll bleiben die E-Mails auf dem Server Ihres Providers gespeichert und werden nicht heruntergeladen.So können Sie etwas E-Mails, die Sie über den PC versendet haben, auch noch mal auf Ihrem Smartphone im Ordner „Gesendete Nachrichten“ abrufen. Genauso können Sie auch E-Mail-Entwürfe über verschiedene Geräte hinweg bearbeiten.
Der Vorteil: Wenn Sie Ihr E-Mail-Konto auf einem neuen Smartphone oder Computer einrichten, erscheinen alle Ihre E-Mails ohne Zutun wieder in Ihrem Postfach. Haben Sie also beim E-Mail-Konto einrichten die Wahl zwischen POP3 oder IMAP, sollten Sie sich immer für die Nutzung des IMAP-Protokolls entscheiden.