E-Mail zurückrufen

Wie Sie eine abgeschickte E-Mail zurückholen

Geschrieben von Robin Laufenburg

Möchten Sie eine abgeschickte E-Mail zurückrufen? So dürfte es den meisten schon einmal so ergangen sein. Immerhin stechen Fehler häufig erst nachträglich ins Auge. Wenn man fehlende Anhänge oder sogar falsche Kontaktadressen erst nach dem Abschicken bemerkt, scheint die Situation aber ausweglos.
Doch das muss sie nicht unbedingt sein. Denn unter Umständen ist es tatsächlich möglich, eine E-Mail mit unliebsamen oder falschen Inhalten zurückzurufen. Erfahren Sie hier, wie und unter welchen Umständen Sie eine E-Mail zurückholen können!

Warum eine E-Mail zurückrufen?

Gründe, eine E-Mail zurückzurufen, gibt es unzählige. Vor allem in formellen Schreiben und wichtigen Nachrichten sollten sich nach Möglichkeit keinerlei Fehler finden. Vor allem dann nicht, wenn es um Namen von Personen oder Institutionen sowie um wichtige Angaben und Daten geht. Aber auch sonst sind textliche Fehler, Unklarheiten & Co. peinlich oder sogar gefährlich.

Natürlich gilt es deswegen immer, darauf zu achten, dass solche Fehler gar nicht erst passieren, aber viel zu oft übersieht man sie dann leider doch. Man sieht das, was einen stört, oft dann noch im letzten Moment. Hat man die fehlerhafte oder problematische E-Mail dann aber schon abgeschickt, scheint es zu spät. Man möchte die Nachricht aber doch am liebsten irgendwie zurückrufen.

E-Mail zurückrufen: Smartphone mit Gmail-App. Bild: Pexels/ReadyMade
Über Gmail lässt sich eine einmal abgeschickte E-Mail zurückrufen, ganz einfach per Mausklick. Bild: Pexels/ReadyMade

E-Mail zurückrufen: einige Beispiele

Fehler können sich in alle Textdokumente einschleichen. So auch in E-Mails jeder Art. Und das gilt nicht nur bei Fehlern im Fließtext. So ziemlich jede Person dürfte schon einmal explizit auf einen Anhang verwiesen haben, der aber nie eingefügt wurde. Noch schlimmer ist, wenn statt des gewünschten Anhangs eine andere Datei der E-Mail beigefügt wird; schlimmstenfalls ein persönliches Foto, ein vertrauliches Dokument oder eine private Nachricht.
Vertippt man sich in der Adresszeile, sendet man die Mail womöglich an einen fremden oder falschen Kontakt. All so etwas darf nicht passieren und passiert doch im Moment der Unachtsamkeit immer mal wieder.
Die E-Mail zurückrufen zu können, ist in diesen Fällen ohne Frage die sinnvollste und einfachste Lösung – wenn es denn irgendwie möglich wäre. Doch ist das Zurückholen einer E-Mail keine Utopie, sondern bei einigen Providern durchaus möglich.

Mit Gmail eine E-Mail zurückrufen

Verwalten Sie Ihr geschäftliches oder privates E-Mail-Konto bei Gmail, so können Sie Ihre E-Mails auf Wunsch hin zwischen fünf und 30 Sekunden nach dem Abschicken zurückrufen. In den Werkseinstellungen ist die standardisiert aktivierte Funktion auf fünf Sekunden gesetzt. Sie können die Rückruffrist aber problemlos erweitern oder auf Wunsch hin auch deaktivieren. Gehen Sie wie folgt vor:
  • Melden Sie sich in Ihrem Gmail-Postfach bzw. auf der Gmail-Website mit Ihren Accountdaten an. Gehen Sie in die Einstellungen, die meistens oben rechts durch ein Zahnrädchen dargestellt werden.
  • Zuerst sind nur die Schnelleinstellungen eingeblendet. Klicken Sie auf „Alle Einstellungen“.
  • Jetzt müsste der Menüpunkt „E-Mail zurückrufen“ erscheinen. In einem Pull-Down-Menü können Sie die Rückruffrist de- oder reaktivieren und zwischen fünf und 30 Sekunden setzen.
  • Speichern Sie Ihre Änderungen am unteren Ende der Dialogseite.
Nach dem Verschicken einer E-Mail müssten Sie für die ausgewählte Zeit den Hinweis „Ihre Nachricht wurde gesendet“ angezeigt bekommen und die Option „Rückgängig“ haben, um die E-Mail zurückzurufen. Zurückgeholte E-Mails finden Sie im Ordner „Entwürfe“. Hier können Sie die E-Mail überarbeiten und erneut losschicken oder löschen.

E-Mail zurückrufen: Frau vor einem Laptop, liest sich Text durch. Bild: Pexels/MikhailNilov
Oft fallen Fehler in wichtigen E-Mails erst nachträglich auf. Am liebsten möchte man dann die gerade verschickte E-Mail zurückrufen. Doch das ist nicht immer möglich. Bild: Pexels/MikhailNilov

Mit Outlook eine E-Mail zurückrufen

Etwas komplizierter ist das Rückrufen von E-Mails mit Outlook. Die Funktion „Nachrichtenrückruf“ ist bisher nämlich nur dann verfügbar, wenn sowohl Sie als Sender als auch der Empfänger Ihrer Nachricht über die gleiche Organisation Microsoft 365 nutzen und die entsprechenden E-Mail-Konten über Microsoft Exchange integriert sind.
Jede abgeschickte E-Mail landet zwar in Echtzeit beim Absender, Sie können Sie aber nachträglich in dessen Konto ersetzen oder löschen. Dafür darf sie jedoch noch nicht geöffnet worden sein. In diesem Fall können Sie wie folgt über Outlook versendete E-Mails zurückrufen oder bearbeiten:
  • Öffnen Sie Ihre Outlook-Anwendung. Über Outlook im Webbrowser können Sie keine Nachrichten zurückholen.
  • Im Ordnerbereich (Outlook Ordner) wählen Sie den Ordner „Gesendete Elemente“ aus.
  • Öffnen Sie die Nachricht, die Sie zurückrufen möchten, durch einen Doppelklick. Wählen Sie die Nachricht so aus, dass sie Ihnen im Lesebereich angezeigt wird.
  • Über die Registerkarte „Nachricht“ und die Option „Aktionen“ > „Nachricht zurückrufen“ können Sie im klassischen Menüband die Nachricht zurückholen. Nutzen Sie das vereinfachte Menüband, müssen Sie in der Registerkarte „Nachricht“ die Option „Weitere Befehle“ > „Nachricht zurückrufen“ auswählen.
  • Klicken Sie auf „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ oder „Ungelesene Kopien durch eine neue Nachricht ersetzen“ und bestätigen Sie durch einen Klick auf OK.
Möchten Sie die Nachricht nicht zurückrufen, sondern ersetzen, so müssen Sie den neuen Text in das Textfeld schreiben und dann auf „Senden“ klicken. Derzeit ist das Rückrufen von E-Mails über einen privaten E-Mail-Account bei Outlook oder dem zugehörigen Hotmail nicht möglich.

E-Mail zurückholen mit GMX und Web.de

Wenn Sie Ihr E-Mail-Postfach bei GMX oder Web.de verwalten und eine E-Mail zurückrufen möchten, haben Sie leider nicht so viel Glück wie mit Gmail oder Outlook. Denn mit dem in Deutschland am zweit- und drittmeisten genutzten E-Mail-Konto können Sie eine einmal abgeschickte E-Mail derzeit leider nicht zurückholen.
Ob diese Möglichkeit ergänzt wird, steht derzeit in den Sternen. Bisher gibt es jedoch noch kein konkretes Anzeichen dafür, dass eine Erweiterung dieser Funktion in naher oder ferner Zukunft beabsichtigt ist. Sollten Sie Ihre E-Mails also über einen Account bei GMX oder Web.de verschicken, sollten Sie auf jeden Fall von vornherein berücksichtigen, dass eine einmal abgeschickte Nachricht unmöglich nachträglich zurückgerufen oder auf andere Weise irgendwie verändert werden kann.
Neben GMX und Web.de versenden übrigens auch viele weitere Anbieter Ihre E-Mails in Echtzeit, sodass einmal abgeschickte Nachrichten sofort beim Adressaten ankommen.

E-Mail zurückrufen: Hand, die E-Mail schreibt. Bild: Pexels/Cottonbro
E-Mails in Retour geben ist eine Notlösung, von der wohl längst nicht alle wissen. Manchmal ist es durchaus sinnvoll, eine E-Mail zurückzurufen. Bild: Pexels/Cottonbro

Alternativen zur E-Mail-Retour

Eine E-Mail in Retour zu geben, sollte aber grundsätzlich nicht die Norm sein. Sie sollten auf keinen Fall darauf setzen, dass Sie Ihre E-Mail schon irgendwie zurückholen können. Vielmehr sollten Sie stets darauf achten, dass Sie sich die Zeit nehmen, vor allem Ihre wichtigen E-Mails mehrfach Korrektur zu lesen und explizit zu fokussieren, dass sich keine Fehler in Ihre Mails eingeschlichen haben. Kontrollieren Sie, ob die Adresszeile und der Betreff korrekt gefüllt sind und alle Angaben passend gemacht worden sind.
Haben Sie eine fehlerhafte E-Mail oder eine Nachricht mit unerwünschtem Inhalt verschickt? Wenn Sie Ihr privates oder geschäftliches E-Mail-Postfach bei keinem Provider haben, bei dem Sie Ihre E-Mails zurückrufen können, so können Sie nur auf die Nachsicht des Adressaten hoffen und eine zusätzliche Korrektur-E-Mail nachschicken. Erfahren Sie in unserem Ratgeber alles rund um das Thema E-Mail-Konto-Einrichtung.
Benötigen Sie ein E-Mail-Konto für Ihre Firma, mit dem Sie auch eine bereits abgeschickte E-Mail sicher und einfach zurückrufen können? Dann werden Sie sich vertrauensvoll an PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe und lassen sich zu den professionellen E-Mail-Services für kleine Unternehmen beraten.

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Weiterführende Links: Computerwoche, IONOS, Microsoft, futurezone.de

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