Korrekte Archivierung Ihrer E-Mails nach GoBD?

Bereits seit Anfang 2015 gelten für alle Unternehmen die vom Bundesfinanzministerium verordneten GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Mit den GoBD werden verschiedene präzise Anforderungen an die revisionssichere (manipulationssichere) Archivierung von elektronischer Korrespondenz gestellt, wozu die E-Mail-Kommunikation zentral gehört. Doch auch nach mehr als fünf Jahren haben sich immer noch nicht alle Kleinunternehmen eingehend mit dem Thema der GoBD beschäftigt. Leider schützt Unwissenheit jedoch vor Strafe nicht: Betriebsprüfungen würden gerade für kleinere Firmen, bei denen die E-Mails nicht rechtskonform archiviert sind, ziemlich übel ausgehen und zu hohen Steuernachzahlungen und Bußgeldern führen.

Ein Auszug aus unseren Leistungen

  • Beratung zur revisionssicheren Archivierung
  • Rechtskonforme Ablage Ihrer E-Mails
  • Präzise Vergabe von Admin-Rechten
  • Konfigurierung Ihrer E-Mail-Zugänge
  • Rechtssicheres und transparentes Reporting

Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.

E-Mail nach GoBD archivieren

Archivieren Sie Ihre geschäftlichen E-Mails revisionssicher. Lassen Sie sich dafür eine rechtskonforme Ablage einrichten.

In den GoBD ist genau definiert, wie lange Sie welche Nachrichten und Dokumente unter welchen Bedingungen archivieren müssen. Die standardisierten Aufbewahrungsfristen von Nachrichten geschäftlicher Relevanz liegen dabei je nach Inhalt zwischen sechs und zehn Jahren. Zu solchen Nachrichten gehören unter anderem geschäftliche Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Zahlungsbelege. Gerade durch die langen Zeiträume, in denen die Dokumente aufzubewahren sind, kommt es schnell zu großen Datenmengen. Diese können entweder auf einem lokalen Server in Ihrem Unternehmen oder aber in der Cloud gesichert werden. Wir von PC-SPEZIALIST beraten Sie gern zu den Anforderungen und Möglichkeiten. Wir kümmern uns zudem um die sichere und präzise Umsetzung der von Ihnen gewünschten Lösung.

Worauf bei der Archivierung von E-Mails zu achten ist

Es muss bei der revisionssicheren Aufbewahrung von E-Mails stets gewährleistet werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden können. Wichtig ist dabei, dass Sie E-Mails und ihre Dateianhänge im Originalformat archivieren, sprich in der ursprünglichen digitalen Form. Ein Ausdruck der entsprechenden Dateien genügt nicht. Die Daten und Dokumente müssen zudem maschinell auswertbar sein. Das heißt, dass die Dateien mithilfe eines Programms lesbar sein müssen und ihr jeweiliges Erstelldatum erkennbar ist. Die Anforderungen an die GoBD werden im Regelfall von Freeware-Lösungen nicht erfüllt. Sie benötigen für die rechtskonforme Absicherung daher eine E-Mail-Lösung wie beispielsweise MS Exchange. Lassen Sie sich von PC-SPEZIALIST Berlin-Kladow beraten. Kontaktieren Sie uns.

Anforderungen an das rechtskonforme Archiv

Das von Ihnen angelegte Archiv sollte nicht nur GoBD-zertifiziert sein, sondern auch auf die Abstimmung mit Software-Lösungen ausgelegt sein, mit denen zu archivierende Dokumente erstellt, versendet und erhalten werden. Häufig gehören dazu unter anderem die Warenwirtschaft und das Lohnsystem. Wir von PC-SPEZIALIST Berlin-Kladow kennen uns mit den verschiedenen Archiv-Lösungen aus und beraten Sie gern umfassend. Wir setzen die Archivierung Ihrer E-Mails, E-Mail-Anhänge und Ihrer weiteren Dokumente kompetent um. Mit uns sind Sie auf der sicheren Seite. Bei Steuerprüfungen, die in der Regel alle zehn Jahre stattfinden, wird die Umsetzung und Einhaltung der GoBD nämlich auch mitgeprüft.

Die digitale Archivierung Ihrer Dokumente nach GoBD

Nach Anforderungen der GoBD genügt es explizit, Dokumente digital zu archivieren. Nach dieser sind das Scannen von physischen Unterlagen sowie das anschließende Vernichten von diesen zulässig. Auf diese Weise sparen Sie viel Platz im Büro – und das ist gerade für kleinere Unternehmen und Freiberufler wichtig. Leider ist das Vernichten von Dokumenten aber nicht so einfach, wie es vielleicht zuerst klingt. Denn auch die Dokumentenvernichtung ist als Verfahren zu dokumentieren. Benötigen Sie Hilfe bei der umfassenden Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente, sprechen Sie uns von PC-SPEZIALIST in Berlin-Kladow einfach an.

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