E-Mails archivieren für Firmen
in Freital

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E-Mails archivieren – PC-SPEZIALIST Freital hilft

Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, bestimmte Unterlagen revisionssicher aufzubewahren. In Zeiten von zunehmenden E-Mail-Schriftverkehr, müssen Sie auch Ihre E-Mails archivieren – und zwar: vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar. Das sieht das Gesetz so vor. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten hat unter anderem der § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO) festgeschrieben. Beide legen fest, wie lange Sie Ihre E-Mails aufbewahren müssen. So reicht bei allgemeinen E-Mails eine Dauer von sechs Jahren, steuerlich relevante E-Mails müssen Sie zehn Jahre lang sicher archivieren. Allerdings reicht es nicht, die E-Mails im Posteingangs-Ordner aufzubewahren. PC-SPEZIALIST hilft Ihnen unkompliziert dabei, die strengen gesetzlichen Anforderungen einzuhalten und dennoch wirtschaftlich zu profitieren.


Was bedeutet E-Mails archivieren?

E-Mails archivieren bedeutet, dass Sie Ihre E-Mails langfristig sicher speichern. Und damit ist mehr gemeint als die Aufbewahrung in Posteingangs-Ordner. Die professionelle E-Mail-Archivierung ist in der Regel eine Langzeitarchivierung elektronischer Nachrichten. Wichtig dabei: die Langzeitarchivierung basiert auf gesetzlichen Vorgaben wie den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie müssen Ihre E-Mails archivieren, um steuerlich relevante Dokumente, die per E-Mail versendet und erhalten werden, lückenlos dokumentieren zu können. Deshalb ist die E-Mail-Archivierung Pflicht. Mit PC-SPEZIALIST Freital kommen Sie Ihrer Dokumentationspflicht einwandfrei nach, denn wir helfen Ihnen bei der Erfüllung sämtlicher rechtlicher Anforderungen wie DSGVO oder GoBD.


E-Mails archivieren mit PC-SPEZIALIST Freital – Ihre Vorteile

Wenn Sie Ihre E-Mails archivieren, ist das nicht nur eine lästige Pflicht. Dank der Unterstützung durch PC-SPEZIALIST Freital haben Sie große Vorteile. Wir helfen Ihnen nicht nur bei der Erfüllung rechtlicher Anforderungen, sondern sichern auch ab, dass kein Unberechtigter Zugriff auf Ihre digital gespeicherten Unterlagen erhält. PC-SPEZIALIST Freital sorgt also für eine sichere Aufbewahrung von E-Mails und den Anhängen, denn auch die müssen aufbewahrt werden. Gleichzeitig kümmern wir uns auch darum, dass Sie die E-Mails bei Bedarf einfach im Originalformat wiederherstellen können. Die digitale Archivierung sorgt zudem dafür, dass Ihre E-Mail-Server entlastet werden und sich Ihr Bedarf an Speicherplatz reduziert. Gleichzeitig sind Sie mit einem automatischen E-Mailarchiv von PC-SPEZIALIST Freital vor Datenverlust bestens geschützt.


PC-SPEZIALIST klärt auf, wie lange Sie E-Mails archivieren müssen

Die Aufbewahrungsfristen für E-Mails und deren Anhänge sind unterschiedliche lang. Eines steht aber fest: Sie müssen Ihre E-Mails archivieren und zwar rechtssicher und konform zu gültigen Gesetzen. Und da gibt es eine ganze Menge. Neben DSGVO und GoBD sind in § 147 der Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) die Aufbewahrungsfristen geschäftlicher E-Mails festgelegt. Doch nicht für alle E-Mails bestehen identische Aufbewahrungspflichten. E-Mails, bei denen es sich um digitale Handelsbriefe handelt, müssen Sie sechs Jahre aufbewahren, alle E-Mails, die steuerlich relevant sind, müssen Sie dagegen zehn Jahre sicher archivieren. Allerdings beginnt der Zeitpunkt der Aufbewahrungspflicht nicht mit dem Versand oder Erhalt der E-Mail sondern erst mit dem Ende des Kalenderjahres. Von E-Mails, die keinen Text enthalten sondern lediglich einen Anhang, müssen sie nur den Anhang archivieren; E-Mails, die einen Geschäftsabschluss vorbereiten, müssen Sie archivieren, wenn die Korrespondenz zum Abschluss des Geschäfts geführt hat. PC-SPEZIALIST Freital berät die ausführlich zu Möglichkeiten, wie Sie am besten Ihre E-Mails archivieren und sorgt mit einer benutzerfreundlichen E-Mail-Lösung für ein einfaches Archivieren der E-Mails, das mehr ist als die Aufbewahrung im Posteingang.