Wenn Sie Dokumente verschicken, kann es sinnvoll sein, diese Dokumente zu verschlüsseln, damit Unbekannte keinen Zugriff erhalten. Dabei ist es egal, um welche Dokumente es sich handelt. Wie Sie eine PDF verschlüsseln, erfahren Sie in diesem Ratgeber. Dazu stellen wir Ihnen einige kostenlose Programme vor und erklären Grundsätzliches zur Kennwortsicherheit in PDF-Dokumenten.

Wichtig ist es, dass Sie eine PDF verschlüsseln, wenn Sie der Meinung sind, dass der Inhalt der PDF besonders schützenswert ist. Denn das übliche Verteilen einer PDF per E-Mail oder die Ablage auf einem Webserver bietet nur einen ungenügenden Schutz vor Spionage. E-Mails sind leicht zu knacken und auch der Webserver ist nicht vor Hackern sicher.

PDF verschlüsseln mit PDF Creator

Mit dem PDF Creator können Sie recht einfach eine PDF verschlüsseln. Doch bevor Sie starten können, müssen Sie sich das Programm aus einer sicheren Quelle herunterladen. Am besten eignet sich dafür natürlich der Hersteller direkt. Achten Sie beim Download unbedingt darauf, keine unnötige Software oder oder Werbung auf Ihren PC zu laden. Dafür müssen Sie während der Installation einige Häkchen entfernen.

Wenn Sie ein PDF mit Passwort schützen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Das Programm PDF Creator wird auf Ihrem Drucker als virtueller Drucker installiert. Wenn Sie eine Datei mit dem PDF Creator öffnen möchten, müssen Sie also auf „Drucken“ klicken. Danach wählen Sie aber nicht Ihren üblichen Drucker aus, sondern „PDF Creator“. Auch Word-Dokumente und alle anderen druckbaren Dateien können Sie auf diese Art in eine verschlüsselte PDF-Datei umwandeln.
  2. Nun öffnet sich der PDF Creator und Sie können die Option PDF verschlüsseln wählen. Wählen Sie in der Menüleiste links „PDF“ und klicken Sie dann auf den Reiter „Sicherheit“. Hier können Sie nun ein beliebiges Passwort zum Öffnen der Datei und zusätzlich den Verschlüsselungsgrad wählen. Das bedeutet, Sie können festlegen, was der Empfänger mit dem Dokument tun darf. Beispielsweise, ob der Empfänger das Dokument bearbeiten oder drucken darf. Ihnen stehen mehrere Optionen zur Verfügung, so dass Sie ganz individuell und je nach Bedarf Ihr PDF schützen können.
  3. Als nächstes hinterlegen Sie ein PDF Passwort als Eigentümer, dass Ihnen das Bearbeiten der PDF Datei erlaubt und speichern Ihre Datei am gewünschten Ort, beispielsweise in Ihren „Eigenen Dateien“ ab. Achten Sie unbedingt auf ein sicheres Passwort. Wie Sie ein sicheres Passwort wählen, erfahren Sie in unserem Ratgeber Passwortsicherheit.
pdfforge Webseite

Der PDFCreator ist ein kostenloses Programm zum PDF verschlüsseln. (Quelle pdfforge Webseite)


PDF mit Passwort schützen mit PDF24 Creator

Auch mit dem PDF24 Creator können Sie ein PDF mit Passwort schützen. Auch dieses Tool ist kostenlos und muss natürlich zunächst einmal von einer seriösen Seite, am besten direkt beim Hersteller, herunter geladen werden. Auf der Startseite wählen Sie Ihre Sprache aus, um dann den Download zu starten.
Mit diesem Programm müssen Sie ebenfalls zunächst aus einer vorhandenen Datei ein PDF erstellen, bevor Sie Ihr PDF mit Passwort schützen können. Das geht, indem Sie Ihr Dokument auf dem PDF24 auf dem virtuellen PDF Drucker ausdrucken, den Sie im Druckmenü auswählen können. Ein Assistent öffnet sich, Sie klicken auf „Speichern als“ und öffnen so den Speichern-Dialog. Wahlweise können Sie den „Speichern als“-Dialog auch über den PDF24 Editor öffnen. Dazu öffnen Sie den PDF24 Editor und laden eine PDF Datei. Klicken Sie dann auf das „Speichern“-Symbol in der Menüleiste. Unter dem Menüpunkt „Sicherheit“ können Sie nun zwei Passwörter eingeben: eines zur Verschlüsselung und eines zum Öffnen der PDF. Geben Sie dafür in beiden Feldern ein Passwort ein und stellen Sie nach Ihren Wünschen die Berechtigungen für die Empfänger ein. Wenn Sie die PDF nun speichern, ist die ein PDF Kennwortschutz eingerichtet.

PDF verschlüsseln

Schutz vor dem Zugriff Unbekannter – Ihre PDF verschlüsseln ist gar nicht so schwer. (Quelle: Fotolia)


Mit Adobe Acrobat 8 Professional PDF verschlüsseln

Haben Sie den Acrobat 8 Professional auf Ihrem Rechner? Auch damit können Sie natürlich Ihre PDF verschlüsseln. Wir erklären Ihnen in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie damit Ihr PDF mit Passwort schützen:

  1. Starten Sie das Programm, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „PDF erstellen“ und dann auf „Aus Datei ... “.
  2. Wählen Sie nun das Dokument (z.B. eine Word-Datei) aus, das in ein PDF umgewandelt werden soll, indem Sie es mit einem Doppel-Klick oder über die Schaltfläche „Öffnen“ auswählen.
  3. Die neue PDF-Datei wird im Acrobat-Programmfenster angezeigt.
  4. Speichern Sie die neue Datei, indem Sie in der Menüleiste auf „Datei“/„Speichern untern...“ gehen.
  5. Nun bekommt die Datei einen Namen, um dann unter „Speichern“ gesichert zu werden.
  6. Jetzt können Sie die Verschlüsselung aktivieren. Dazu gehen Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche „Schützen“/„Verschlüsselung mit Kennwort...“.
  7. Mit einem Klick auf „Ja“ bestätigen Sie, dass die Sicherheit der PDF-Datei geändert werden soll.
  8. Wählen Sie nun hinter „Kompatibilität“ die Einstellung „Acrobat 7.0 und höher“ aus und klicken Sie auf „Gesamten Dokumentinhalt verschlüsseln“. Setzen Sie nun das Häkchen vor „Kennwort zum Öffnen ...“ und geben Sie im Textfeld das Kennwort ein, mit dem Sie die PDF verschlüsseln möchten. Klicken Sie dann auf „OK“. Wie Sie ein sicheres Passwort wählen, erfahren Sie in unserem Ratgeber Passwortsicherheit.
  9. Zur Bestätigung Ihres Passwortes klicken Sie erneut auf „OK“ speichern Sie die geänderten Sicherheitseinstellungen mit einem Klick auf das Diskettensymbol in der Werkzeugleiste.
  10. Die nun geschützte PDF-Datei erkennen Sie an der Anzeige „(GESCHÜTZT)“ hinter dem Namen der PDF. Wollen Sie diese Datei öffnen, werden Sie zur Eingabe des Passwortes aufgefordert. Nur bei korrekten Eingabe öffnet sich das Dokument.

Weitere Infos und eine Erklärung in Bildern, wie Sie ein PDF mit Passwort schützen, finden Sie in auf den Service-Seiten der Universität Würzburg.

Unser grundsätzlicher Tipp, egal, mit welchem Programm Sie Ihre PDF verschlüsseln: Bevor Sie Ihre verschlüsselten PDF versenden, prüfen Sie unbedingt, ob das Passwort korrekt ist und ob der Empfänger die Datei mit Ihrem Passwort auch öffnen kann.

Abzocke im Internet

Schutz vor dem Zugriff Unbekannter – Ihre PDF verschlüsseln ist gar nicht so schwer. (Fotolia: © Burlingham)


Grundsätzliches zum PDF Kennwortschutz

Es wird immer wichtiger, sich sichere Passwörter auszudenken. Das gilt natürlich auch für den PDF Kennwortschutz. Auch den dürfen Sie nicht unterschätzen. Denn Betrugsversuche im Internet nehmen immer mehr zu. Passwörter werden geknackt, Daten missbraucht. Laut einer 2015 veröffentlichten repräsentativen Studie des Deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung ist Deutschland mit 14,7 Millionen Fällen von Internetkriminalität pro Jahr belastet. Darunter sind mehr als 12 Millionen Fälle von Phishing, Identitätsbetrug und Angriffen mittels Schadsoftware. Und die Dunkelziffer liegt weit höher. Nichts ist also wichtiger, als seinen Rechner, seine Dateien und seine Online-Zugänge zu Plattformen mit einem sicheren Passwort zu schützen. Und das gilt auch für PDF-Dateien. Wie Sie ein sicheres Passwort wählen, erfahren Sie in unserem Ratgeber Passwortsicherheit.

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