Wichtige Dokumente wie Verträge werden mit der zunehmenden Digitalisierung immer häufiger als verifizierte PDFs verschickt und sollten auch digital signiert werden. Sie fragen sich, wie Sie eine PDF signieren können?
Die Frage beantworten wir Ihnen und geben darüber hinaus wertvolle Tipps, was Unternehmen bei der digitalen Signatur besonders beachten sollten.
Unser Beitrag über das Signieren von PDFs im Überblick:
Warum eine PDF signieren?
PDF (Portable Document Format) ist ein universelles Dateiformat, das insbesondere für elektronische Publikationen, rechtssichere Dokumente wie Rechnungen und für Druckvorlagen eingesetzt wird. Es ist also logisch, dass auch rechtskonforme und sensible Daten wie Verträge, Bescheinigungen oder Urkunden meistens als PDF gespeichert und weitergegeben werden. Die meisten rechtskonformen digitalen Archive nutzen auch PDFs. Doch das sind alles Dokumente, die nicht mehr bearbeitet werden sollen.
Und genau das ist auch das Problem: Sie können eben nicht einfach in eine PDF reinschreiben oder sie nach Belieben bearbeiten. Für eine Bestätigung der Korrektheit müssen alle Vertragsteilnehmer entsprechende Dokumente digital unterschreiben und mit einem gültigen Zeitstempel als neue PDF abspeichern. Eine digitale Unterschrift muss dabei aber auch die Identität der Signierenden verifizieren.
Möglichkeiten, eine PDF zu signieren bzw. eine verifizierte Unterschrift in das digitale Dokument zu setzen, gibt es dabei erst einmal unzählige. Doch längst nicht alle sind ungefährlich. Sie sollten Ihre vertraulichen Dokumente deswegen nicht einfach irgendwie unterschreiben – und vor allem nicht irgendwo online hochladen.
Es wird immer notwendiger, PDF-Dokumente digital zu signieren. Bild: Montage PC-SPEZIALIST
PDF digital signieren
Sie sollten, bevor Sie ein PDF signieren, prüfen, ob Sie für Ihr Dokument eine digitale Signatur benötigen, oder ob eine andere Art von elektronischer Signatur ausreicht. Gemäß der für die EU gültigen eIDAS-Verordnung sind dabei alle Arten von elektronischen Signaturen komplett rechtskonform. Allerdings haben nur digitale Signaturen den gleichen Status wie händische Unterschriften und können als Äquivalent dazu eingesetzt werden.
Elektronische Signaturen können Sie als PNG-Dokumente Ihrer Unterschriften anlegen. Solche können Sie in nahezu jedem Bildbearbeitungsprogramm, beispielsweise über Gimp erstellen.
Um jedoch eine rechtskonforme digitale Signatur in Ihre PDF einzufügen, benötigen Sie ein Zertifikat einer zugelassenen Zertifizierungsstelle wie der Bundesdruckerei oder Telesec, die Ihre gemachten Angaben überprüfen und Ihnen eine Signatur erstellen. Bei den beiden genannten Zertifizierungsstellen können Sie sich kostenfreie Zertifikate ausstellen lassen. Die meisten digitalen Signaturen bestätigen die Identität des oder der Signierenden durch eine Verifizierung der E-Mail-Adresse.
PDF mit Adobe digital signieren
Adobe bietet standardisierte Programme wie den Adobe Reader bzw. Adobe Acrobat Reader und den Adobe Reader DC bzw. Adobe Acrobat Reader DC (mit inkludierter „Document Cloud“) sowie Acrobat Standard, Professional oder Pro an. Die Adobe-Software dient der Betrachtung, Erstellung und professionellen Bearbeitung von PDFs. Mit all den genannten Adobe-Programmen können Sie PDFs signieren und sich im Vorfeld auch ein Zertifikat ausstellen lassen. Die Schwierigkeit bei der Sache: Adobe hat unzählige verschiedene Versionen an Readern und Editoren.In den meisten kostenfreien Adobe Readern signieren Sie aber folgendermaßen:
- In der oberen Menüleiste finden Sie meistens den Menüpunkt „Werkzeuge“. Klicken Sie darauf, damit sich ein neues Fenster oder eine Sidebar öffnet. Ihnen werden hier verschiedene spezifische Tools zum Signieren Ihrer PDF angezeigt. Je nach Programmversion findet sich in der Menüleiste neben dem Menüpunkt zu den allgemeinen Werkzeugen aber auch der separate Menüpunkt „Ausfüllen und Unterschreiben“. Wenn das der Fall ist, müssen Sie stattdessen ihn auswählen.
- Über den das Werkzeug „Arbeiten mit Zertifikaten“/„Unterschreiben mit Zertifikat“ bzw. „Zertifikate“ können Sie den Bereich in Ihrem PDF-Dokument markieren, in dem Ihre Unterschrift platziert werden soll. Nach dem Klicken erscheint ggf. noch einmal ein entsprechender Hinweis.
- Fast immer öffnet sich jetzt ein neues Fenster, die jedoch in den verschiedenen Programmversionen unterschiedlich aussehen. Meistens können Sie jetzt direkt „Digitale ID konfigurieren“ auswählen, um eine digitale Signatur zu erstellen. Ist das nicht der Fall, müssen Sie wahrscheinlich zuerst in der oben zentrierten Dropdown-Auswahl zu „Unterschreiben als“ und „Neue ID…“ klicken.
- Haben Sie bereits ein Zertifikat, können Sie jetzt „Digitale ID aus einer Datei verwenden“ klicken, alternativ können Sie jetzt eine „Neue digitale ID erstellen“. Folgen Sie dazu den entsprechenden Anweisungen. Mit der ausführlichen Anleitung können Sie sich ein Zertifikat ausstellen und eine ID zu erstellen lassen.
- Nachdem Sie eine digitale ID erfolgreich generiert haben, können Sie jetzt Ihre digitale Signatur im PDF platzieren.
Adobe Sign ist ein Programm, das für die meiste Adobe-Software als Add-on eingesetzt werden kann. Es übernimmt die Aufgabe des digitalen Signierens komplett und erweitert die Möglichkeiten, Unterschriften platzieren und darstellen zu können.
Sie müssen eine PDF wie auch ein physisches Dokument signieren. Dafür brauchen Sie eine professionelle Lösungen. Bild: Pexels/@rodnae-pro
Online PDFs signieren?
Natürlich können Sie Ihre PDFs nicht nur mit Programmen von Adobe signieren. Es gibt eine Vielzahl an Softwarelösungen, mit der Sie Ihre wichtigen Dokumente mit digitale Unterschriften unterzeichnen können. Außerdem gibt es viele Internetseiten, auf denen Sie Ihre PDF online signieren lassen können. Davon können wir aber nur ganz klar abraten, denn in wenn Sie das tun, müssen Sie Ihre wahrscheinlich vertrauliche PDF auf einen Ihnen unbekannten Server ins Internet hochladen.
Generell gilt, dass beim Hantieren mit sensiblen Daten wie Verträgen, Vereinbarungen & Co. stets Vorsicht geboten sein sollte. Gehen Sie mit Ihren sensiblen Daten nicht leichtfertig um! Gehen Sie im Zweifelsfall lieber sicher und verschicken Sie, wenn irgendwie möglich, wichtige Dokumente händisch unterschrieben per Post. Dann, wenn dies nicht möglich ist und Sie Ihre PDF digital signieren müssen, sollten Sie das professionell machen.
PDF signieren: Unternehmenslösungen
Besonders Firmen sollten standardisierte Verfahren zur Signierung von PDFs etablieren und ihren Mitarbeitern konkrete Lösungen an die Hand geben. In der heutigen Zeit ist das Unterschreiben von digitalen Dokumenten ein durchaus etablierter Vorgang im Geschäftsalltag und sollte auch als solcher behandelt werden.
In jedem Fall ist es dabei wichtig, dass unternehmensübergreifende Richtlinien umgesetzt werden. Auf diese Weise gehen Sie sicher, dass nicht Programme mit bekannten Schwachstellen verwendet werden. Dabei sollte auch darauf geachtet werden, dass besonders sensible PDFs nicht einfach so verschickt sondern vorher professionell verschlüsselt werden.
PC-SPEZIALIST ist Ihr Ansprechpartner, wenn es darum geht, Sie zu konkreten Anwendungen zu beraten und diese auf Ihren Firmenrechnern und Diensthandys einzurichten. Auch beraten wir Sie fachkompetent zur rechtskonformen Archivierung Ihrer E-Mails und weiterer Dokumente wie sämtlicher unterzeichneten PDFs.
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Weiterführende Links: DocuSign, Adobe, Adobe, Adobe Support, Adobe Support
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