Diensthandy anschaffen?

Sieben Jahre ist es bereits her, da ergab eine deutschlandweit durchgeführte Untersuchung, dass jeder fünfte Arbeitnehmer ein Diensthandy hat. Seitdem hat sich viel getan und mittlerweile dürften deutlich mehr Mitarbeiter ein eigenes Firmenhandy nutzen.

Möchten Sie in Ihrer Firma auch Diensthandys einführen? Sollte dies der Fall sein, erfahren Sie hier, was Sie dabei beachten sollten.

Diensthandy einführen?

Führen Sie ein Kleinunternehmen und spielen mit dem Gedanken, für Ihre Mitarbeiter Diensthandys einzuführen? Haben Ihre Mitarbeiter vielleicht sogar das Bedürfnis nach einem Firmenhandy (Firmen-Handy) geäußert? – Diese Gedanken sind recht naheliegend. Unternehmen in Deutschland statten immer mehr Arbeitnehmer mit einem eigenen Arbeitshandy aus. Und das hat viele Vorteile. Denn: Mit dieser zusätzlichen Anschaffung können die meisten Arbeitnehmer deutlich effizienter ihren Aufgaben nachgehen.

Heutzutage ist das Smartphone aus den meisten Lebensbereichen nicht mehr wegzudenken und damit auch für viele Tätigkeiten – egal ob privat oder beruflich – unverzichtbar geworden. Schätzungsweise dürften in Deutschland deswegen mittlerweile circa 30 Prozent aller Arbeitnehmer ein Diensthandy benutzen.

Heute ist das Diensthandy in fast jedem Unternehmen angekommen. Doch welches ist für Ihre Firma das geeignete? Bild: Pexels/AdriannaCalvo

Nutzung eines Diensthandys

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Diensthandys einführen wollen, sollten Sie vorher bereits über einige zentrale Themen und relevante Fragen nachdenken. Immerhin müssen Sie als Arbeitgeber vorgeben, wofür Ihre Mitarbeiter die Diensthandys überhaupt nutzen dürfen und welche Regeln sie bei der Benutzung beachten sollen. Soll Ihr Mitarbeiter selbstständig Anwendungen installieren dürfen und sich frei im Internet (natürlich zu einem gewissen Grad) bewegen dürfen? Möchten Sie das Firmenhandy auch für die private Nutzung Ihres Mitarbeiters freigeben? Immerhin arbeitet er mit dem Gerät womöglich effizienter, wenn er daran gewöhnt ist, es zu nutzen.

Das sind Fragen, die für Sie relevant sind, wenn sie beschließen, für Ihre Mitarbeiter Diensthandys einzuführen. Auch sollten Sie sich Gedanken machen, inwieweit Sie die Firmenhandys im Blick haben wollen. Zwar bietet sich im seltensten Fall eine penible Kontrolle an (zudem ist sie auch nicht immer erlaubt). Dennoch sollten Sie kontrollieren, dass die Handys stets vollumfänglich geschützt sind.

Firmenhandy privat nutzen?

Eine der wohl wichtigsten Fragen, die sich Unternehmen stellen, wenn es um die Anschaffung von Firmenhandys geht, ist die, ob und inwieweit Ihre Angestellten das Gerät auch privat nutzen dürfen. Sie sollte wie die anderen Fragen zur Nutzung von Handys schriftlich – beispielsweise in Form einer Betriebsvereinbarung – geklärt werden. Legen Sie darin genau fest, was Ihre Angestellten mit den Betriebshandys machen dürfen und was nicht. Das Diensthandy obliegt immerhin Ihrer Verantwortung und Sie sind damit auch verantwortlich dafür, Regeln zur Nutzung aufzustellen. Sollten Sie beschließen, dass die private Nutzung des Handys erlaubt ist, gibt es zwei Ansätze, die sie verfolgen können:

1. DUAL-SIM-Karte für berufliche und private Nutzung des Firmenhandys

Sie können Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit einräumen, Diensthandys – natürlich außerhalb der Arbeitszeit – vollumfänglich privat zu nutzen. Hierfür bietet es sich an, dem Mitarbeiter ein Firmenhandy mit entsprechender betrieblicher und privater SIM-Karte zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise ist es problemlos möglich, bei der Handynutzung zwischen Beruflichem und Privatem zu unterscheiden. Sollten Sie diese Strategie verfolgen wollen, bietet sich für Sie unter Umständen auch ein sogenanntes Dual-SIM-Handy als Firmenhandy an. Dies ist aber nicht zwingend notwendig.

Sollten Sie mit Ihrem Mitarbeiter übrigens eine telefonische Erreichbarkeit nach Dienstschluss vereinbart haben, ist wichtig, dass dieser sein Betriebshandy dann auch laut hat. Nutzt er zwei SIM-Karten, hat er die Arbeits-SIM-Karte bis zum Ende des festgelegten Zeitraums zu nutzen.

2. Regeln zur privaten Nutzung des Firmenhandys

Alternativ zum Einsatz von zwei SIM-Karten können Sie auch festlegen, dass Ihr Mitarbeiter das Firmenhandy mit nur einer SIM-Karte privat nutzen kann. Hierbei sollten Sie aber noch präziser festlegen, welche Anwendungen und Internetseiten Ihr Mitarbeiter außerhalb der Arbeitszeit verwenden bzw. besuchen darf. Legen Sie bei der privaten Nutzung eines Firmenhandys mit einzelner SIM-Karte auch fest, inwiefern Sie private Gespräche zulassen möchten. Sollen Ihre Angestellten so beispielsweise private Gespräche aus dem Ausland führen dürfen?

Wird diese Frage nicht von vornherein geklärt, kann es übel enden: Immerhin urteilte das Landesarbeitsgericht Hassen, dass die Kündigung eines Arbeitnehmers, der mit dem Firmenhandy über hundert private Telefonate geführt hatte, zulässig sei. Lassen Sie es gar nicht erst soweit kommen. Klar kommunizierte Regeln sind dafür der Schlüssel.

Wird das Firmenhandy auch privat genutzt, verleitet es vielleicht dazu, dass man es auch während der Arbeitszeit privat nutzt. Das sollte nicht passieren. Bild: Pexels/
TimaMiroshnichenko

Firmenhandy während der Arbeitszeit privat nutzen?

Natürlich ist noch einmal eine andere Frage, inwiefern die private Nutzung des Handys während der Arbeitszeit erlaubt ist. Die wenigsten Arbeitgeber dürften etwas dagegen sagen, wenn ein privater Anruf im Notfall angenommen wird – weil beispielsweise ein Angehöriger einen Unfall hatte. Hierbei handelt es sich jedoch ganz klar um eine Ausnahme.

Wenn ein Arbeitnehmer während der Arbeitszeit privat telefoniert, macht er eigentlich immer eine unangemeldete Pause. Das Gleiche gilt auch bei der Nutzung von privaten Apps. Auch dann, wenn Ihr Arbeitnehmer nur ein Blick in die Social Media oder Messenger wirft, ist das genau genommen Arbeitszeitbetrug.

Vertraglich können Sie festlegen, dass die geringfügige private Kommunikation während Arbeitszeiten, so beispielswiese über Telefon, erlaubt ist. Lehnt ein Mitarbeiter beispielsweise den Anruf des Ehepartners ab, um keinen Arbeitszeitbetrug zu begehen, wird er die restlichen Arbeitsstunden vielleicht unkonzentrierter sein, weil er sich Sorgen macht. Für alle Seiten ist vielleicht angenehmer, wenn der besagte Mitarbeiter kurz drangeht und abklärt, dass es sich um keinen Notfall handelt. Er kann dann auch kurz mitteilen, wann er zuhause ist.

Apps auf dem Diensthandy?

Unabhängig davon, ob Sie festlegen, dass Ihre Angestellten Diensthandys privat nutzen dürfen oder nicht, benötigt das Gerät unweigerlich Anwendungen, die sogenannten Apps. Ihre Mitarbeiter können unter Umständen gar nicht oder zumindest nicht besonders effizient arbeiten, wenn sie keine zusätzlichen Apps installieren. Sie müssen deswegen als Arbeitgeber entweder im Gespräch mit Ihren Mitarbeitern ausarbeiten, welche Anwendungen diese benötigen oder Sie geben Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, selbst zu entscheiden, welche Apps sie brauchen. Welche Apps Sie zulassen, liegt aber in jedem Fall immer bei Ihnen.

Aber auch in diesem Fall sollten Sie fordern, dass Sie über die Installation informiert werden. Immerhin tarnen sich vielfach auch teure Fleeceware oder gefährliche Malware als für kleine Firmen attraktive Anwendungen. Hinzukommt, dass nicht alle Apps von Unternehmen frei genutzt werden dürfen. Achten Sie genau auf die Vertragsbedingungen, denen Sie mit der Installation und Aktivierung immerhin zustimmen.

WhatsApp auf dem Firmenhandy?

Wenn Sie beispielsweise WhatsApp nutzen, leiten Sie sämtliche Telefonnummern, Namen und weitere Daten Ihrer eingespeicherten Kontakte weiter; ob Sie es wollen oder nicht. Haben Firmen keine schriftliche Einverständniserklärung aller Kontakte, die in einem Diensthandy eingespeichert sind, handelt es sich bei der Datenweitergabe um einen Rechtsverstoß nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Unter Umständen fällt für Sie ein erhebliches Bußgeld an.

Gerade dann, wenn nicht nur die Handynummern der Diensthandys von Kollegen eingespeichert sind, sondern auch die von Kunden und Geschäftspartnern, ist es gewagt, die Daten von Anwendungen automatisiert einlesen zu lassen. Sollten Sie ein Handy bzw. die entsprechende SIM-Karte nur privat nutzen, brauchen Sie sich keine Sorgen machen, da die Datenschutzgrundverordnung in diesem Fall nicht greift.

Eine Frage, die sich Arbeitgeber stets stellen sollten: Inwiefern möchten Sie die verschiedenen Bereiche kontrollieren und wie förderlich ist eine Kontrolle überhaupt? Bild: Pixabay/ElasticComputeFarm

Firmenhandy kontrollieren?

Handys, die nur für den beruflichen und nicht für den privaten Gebrauch freigegeben sind, dürfen vollumfänglich überwacht werden. Die Telefonate dürfen mitgehört und die E-Mails mitgelesen werden. Auf den ersten Blick erscheint das vielleicht dystopisch. Aus Sicht der IT-Sicherheit ist die Überwachung des Diensthandys aber unter Umständen recht sinnvoll. Ist vertraglich vereinbart, dass Ihre Mitarbeiter Diensthandys nicht privat nutzen dürfen, verstoßen sie zudem gegen die geltenden vertraglichen Bestimmungen.

Machen Sie Ihren Mitarbeitern deswegen am besten von vornherein verständlich, was erlaubt ist und was nicht. Haben Sie der partiellen Privatnutzung des Diensthandys zugestimmt, dürfen Sie es dagegen nicht ohne Weiteres überwachen. Sie verstoßen mit entsprechenden Kontrollen gegen das Fernmeldegeheimnis. Kontrollen sind absolut Tabu, wenn Sie solche nicht zuvor vertraglich geregelt haben.

Anspruch auf Diensthandy

Einen Anspruch auf ein Diensthandy haben Ihre Mitarbeiter in der Regel nicht. Ein Arbeitnehmer hat auch dann keinen Anspruch auf ein Handy, wenn seine Kollegen eins bekommen. Wenn Ihre Angestellten Firmenhandys einfordern, sollten Sie sich die Gründe zumindest anhören. Immerhin werden Smartphones in unserem Alltag immer wichtiger.

Dennoch dürfen Sie, wird ein Handy nur beruflich genutzt, jederzeit die Herausgabe von diesem fordern. Ein Diensthandy ist sofort abzugeben, wenn es eingefordert wird. Wird ein Handy jedoch auch partiell privat genutzt, ist den Arbeitnehmern ein Zeitraum einzuräumen, in denen sie ihre privaten Daten sichern. Bei einer ordentlichen Kündigung darf der Arbeitnehmer das Betriebshandy bis zur Kündigungsfrist einbehalten. Anders als einen Dienstwagen müssen Diensthandys übrigens nicht versteuert werden.

Übrigens: Sollten Sie als Arbeitgeber Diensthandys einführen, dürfen Ihre Mitarbeiter die Nutzung nicht ablehnen. Sollten diese jedoch keine Firmenhandys nutzen wollen, sollten Sie sich zumindest die Gründe anhören, die sie gegen solche hervorbringen. Es bietet sich an, mit Ihrem Team vorher abzuklären, ob die Anschaffung von Betriebshandys sinnvoll ist.

Diensthandy geklaut, kaputt oder verloren?

Ist das Diensthandy geklaut worden oder verloren gegangen, dann sollte es nach Möglichkeit sofort gesperrt werden. Auch sollte nach Möglichkeit kontrolliert werden, dass entsprechende Accounts, die sich auf diesem befinden, temporär deaktiviert oder ebenfalls gesperrt werden. Sorgen Sie dafür, dass das Handy nicht mehr auf wichtige Unternehmensdokumente oder das Firmennetzwerk zugreifen kann.

Die Frage, ob der Arbeitnehmer für den aufkommenden Schaden haftet, hängt davon ab, ob er grob oder leicht fahrlässig gehandelt hat oder nicht. Bei grober Fahrlässigkeit haftet der Arbeitnehmer selbst. Die Unterscheidung von Fahrlässigkeit ist dabei aber ziemlich schwierig und muss pauschal festgesetzt werden.

Ein klassisches Beispiel für grobe Fahrlässigkeit ist, wenn ein Arbeitnehmer sein Betriebshandy auf dem Tisch im Restaurant liegen lässt, während er auf Toilette geht. Leichte Fahrlässigkeit liegt dann vor, wenn er stolpert, fällt und das Handy zu Schaden kommt.

Arbeitshandys können in vielen Bereichen hilfreich sein. Viele Arbeitsschritte können damit vereinfacht werden. Bild: Pexels/KetutSubiyanto

Firmenhandy anschaffen?

Die Frage, ob Sie in Ihrem kleinen Betrieb Diensthandys anschaffen sollten, ist eine schwierige, die pauschal und aus der Ferne nicht zu beantworten ist. Sollten Sie bereits beschlossen haben, für Ihre Mitarbeiter Firmenhandys einzuführen, müssen Sie sich gründlich überlegen, welche Handys Sie ihnen zur Verfügung stellen wollen. Dabei ist wichtig, dass Sie klar definieren, welche Anforderungen Sie an das Firmenhandy stellen.

Was braucht es und was soll es können? Benötigen Sie ein DUAL-SIM-Handy oder möchten Sie zwei separate Accounts für die private und berufliche Nutzung einrichten? Soll das Handy nur betrieblich genutzt und ins Firmennetzwerk eingebunden werden? Welche Programme möchten Sie auf welchen Handys nutzen?

Diensthandy einrichten lassen – PC-SPEZIALIST hilft

Lassen Sie sich zu all diesen Unklarheiten und Fragen ausgiebig professionell beraten. Was wie möglich ist, erfahren Sie bei Ihrem PC-SPEZIALIST in der Nähe. Wir übernehmen auch die Beschaffung von passenden Diensthandys für Ihr Unternehmen und richten die gewünschten Geräte professionell ein.

Wir statten sie auf Wunsch auch direkt mit passenden Anwendungen aus und verknüpfen sie mit Ihrem Firmennetzwerk. Sollte die separate Einrichtung eines privaten und eines beruflichen Bereichs gewünscht sein, kümmern wir uns auch darum. Auch weitere individuelle Wünsche setzen wir professionell um. Wir installieren auf Wunsch auch direkt einen passenden Antivirenschutz und verknüpfen Ihre Handys mit entsprechenden E-Mail-Accounts Ihrer Mitarbeiter. Sprechen Sie uns einfach an!