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Digitales Büro
Author
Maren Keller, Mo, 4. Apr. 2022
in Für Firmenkunden

Digitales Büro

Vorteile für Firmen: Geringere Kosten, weniger Bürokratie

Ob aus Umweltschutzgründen oder um mit der Firma stets am Zahn der Zeit zu sein: Wer ein digitales Büro etablieren möchte, muss mehr tun, als nur das Papier aus der Firma zu verbannen.

Zu einem digitalen Büro gehört auch, dass Verträge digital unterschrieben werden. Ob diese gültig sind und was alles zu tun ist, erfahren Sie bei uns.

Digitales Büro – die Vorteile

Keine Frage, die Digitalisierung bringt viele Vorteile. Es gibt digitale Verträge, digitale Unterschriften und natürlich auch ein digitales Büro. Digitales Arbeiten spart Papier, Kosten für den Drucker und notwendige Lagerplätze für die archivierten Aktenordner. Und das sind über die Dauer eines Arbeitsleben ziemlich viele. Zudem ist das Arbeiten gerade mit digitalen Verträgen effizienter, weil papierbasierte Prozesse wie die Erstellung, die manuelle Unterschrift, der Versand und die Verwaltung der Dokumente wegfallen.

Zudem sehen Betriebe jetzt, dass digitale Tools, die während der Corona-Pandemie vorübergehend für das Home Office eingesetzt wurden, einen konkreten Mehrwert bringen. Alle Beteiligten erhalten mit guten digitalen Tools einen Überblick über Risiken und Kosten; beispielsweise bei digitalen Verträgen. Das hilft auch, Bürokratie abzubauen und schneller und somit effizienter zu werden.

Die Vorteile sind also nicht von der Hand zu weisen. Wie sieht es in Ihrer Firma aus? Arbeiten Sie schon weitestgehend papierlos und somit digital? Oder benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung hin zu einem papierlosen Büro? Ihr PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe hilft Ihnen dabei.

Digitales Büro: Schreibtisch mit Schreimaschine, altem Telefon, Aktenbergen und orange-farbener Lampe. Bild: Pexels/Mart Production

Akten häufen sich auf dem Schreibtisch, statt moderner IT veraltete Technik – in diesem Büro ist die Digitalisierung noch lange nicht angekommen. Bild: Pexels/Mart Production

Herausforderung des digitalen Vertrags

Die Vorteile, wenn Sie in ihrem Betrieb ein digitales Büro umsetzen, sind klar. Aber gibt es auch Nachteile? Grundsätzlich erst einmal nicht, aber: Wandeln Sie Ihr Büro vollständig in ein digitales um, dann werden auch Verträge digital abgeschlossen. Denn: Es geht beim digitalen Büro nicht nur darum, E-Mails zu schreiben, die Personalakte digital zu führen und und und, sondern um das Gesamtpaket.

Und das kann eine Herausforderung sein, wie das Beispiel „Digitaler Vertrag“ zeigt. Denn: Gerade in diesem Bereich spüren Unternehmen einen starken Veränderungsdruck dank der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung. Es ist eben nicht damit getan, anstelle eines Papiervertrages eine E-Mail zu schicken. Stattdessen müssen Betriebe Prozesse neu aufsetzen und Mitarbeiter und Lieferanten schulen. Bevor ein digitaler Vertrag wirklich effizienter ist, vergeht einige Zeit. Erschwerend kommt hinzu, dass das Vertragswesen äußerst komplex ist und Betriebe auf Veränderungen schnell reagieren müssen.

Digitale Signatur ist rechtskonform

Die nächste Frage, die sich stellt, ist folgende: Sind digitale Unterschriften überhaupt rechtskonform? Hat ein digital unterschriebener Vertrag dieselbe Rechtsverbindlichkeit wie eine echte Unterschrift? Grundsätzlich ist die digitale Signatur kein Problem und rechtlich bindend, wenn es sich nach der eIDAS-Verordnung um eine „qualifiziert elektronische Signatur“ handelt.

Bei der eIDAS-Verordnung handelt es sich um eine europaweit einheitliche Grundlage für vertrauenswürdige und dauerhaft nachweisbare elektronische Geschäftsprozesse. Unterschieden wird zwischen drei Arten elektronischer Signaturen:

  • der einfachen elektronischen Signatur
  • einer „fortgeschrittenen elektronischen Signatur“ (AES) und
  • der „qualifizierten elektronischen Signatur“ (QES).

Eine „qualifizierte elektronische Signatur“ ist rechtlich als Alternative zur manuellen Unterschrift anerkannt. Aber: Tatsächlich wird ein Großteil an Verträgen immer noch manuell erstellt und unterschrieben. Daniela Becker, Area Vice President EMEA bei Docusign, führt aus: „Der Hang zum Gewohnten und Vertrauten führt dazu, dass viele Unternehmen, ganz grob gesagt, in 2022 immer noch Ressourcen zum Drucken, Versenden und Faxen von Verträgen „verschwenden“, wie es schon seit der Barockzeit im 17. Jahrhundert in Deutschland üblich war.“

Digitales Büro: Blatt Papier, jemand unterschreibt mit einem Füller. Bild: Pexels/Pixabay

Ein erster Schritt zum digitalen Büro ist, Verträge nicht mehr per Hand, sondern digital zu unterschreiben. Bild: Pexels/Pixabay

Vorteile der Digitalisierung?

Dabei bietet die Digitalisierung echte Vorteile. Dennoch bezeichnen sich laut Bitkom-Umfrage 51 Prozent der mittelständischen Unternehmen als Nachzügler in Sachen Digitalisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen. Die Ursache liegt für Jens Büscher, CEO von Amagno, klar auf der Hand: „In vielen Firmen ist die Sensibilität für den Nutzen, vor allem was den finanziellen Vorteil und die Möglichkeiten zur Stärkung der unternehmerischen Resilienz angeht, nicht klar.“

Denn: Auch mit der klassischen Post, Papier, Akten und Kurierfahrern läuft das Geschäft. Erfolgreiche Firmen nehmen sich für die Digitalisierung nicht die notwendige Zeit, schwächelnde Betriebe investieren nicht. Dabei lassen sich papiergebunden Abläufe mit einem digitalen Dokumenten-Management-System (DMS) recht einfach beseitigen.

Jens Büscher erklärt, dass „ein DMS […] sicherer, schneller, kostengünstiger und ortsunabhängiger als analoge Arbeit [ist].“ Zudem setzen sich digitale Unterschriften immer mehr durch. Wer bereits ein DMS nutzt, könne sich nicht vorstellen, wieder auf vollständig analoges Arbeiten zurückzukehren.

Pandemie und digitales Büro

Die Corona-Pandemie und das damit einhergehende Arbeiten aus dem Home Office hat vielen Arbeitnehmern vermutlich erstmals bewusst gemacht, wie viel Papier und Logistik man an einem Arbeitstag benötigt, um Verträge zu erstellen und abzuschließen. Die Folge: Betriebe fangen an, sich digitaler aufzustellen.

Mit einer digitalen Vertragsmanagement-Lösung und der E-Signatur spart man nicht nur eine Menge Papier, sondern wird zugleich nachhaltiger. Das heißt: Man übernimmt auch im beruflichen Umfeld Verantwortung für die Umwelt. Somit ist der Trend klar: Das papierlose Büro ist ein Schritt in die richtige Richtung.

Wenn auch Sie die Gelegenheit beim Schopfe packen und Ihr Unternehmen digital am Zahn der Zeit aufstellen wollen, dann wenden Sie sich an Ihren PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe. Unsere IT-Experten haben ein breites Portfolio an IT-Services für Firmen im Angebot, mit dem sie Ihnen Ihre Kernaufgabe erleichtern. Unter anderem die Einrichtung eines papierlosen Büros. Lassen Sie sich kompetent beraten und wagen Sie den Schritt in die Digitalisierung, um mit der allgemeinen Entwicklung mithalten zu können.

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Verwendete Quellen: IT-Zoom, Wikipedia, lto, IT-Zoom, BSI

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