HinSchG digital umsetzen

Whistleblower sind Personen, die andere sinngemäß verpfeifen. Dabei decken sie Straftaten auf, was zu Benachteiligung im Job führen kann. Um diese Benachteiligung zu verhindern, gibt es das HinSchG, das Hinweisgeberschutzgesetz, auch Whistleblower-Gesetz genannt.

Seit wann es das Gesetz gibt und wie Sie es in Ihrem Unternehmen einführen können, erfahren Sie hier.

Was ist das HinSchG?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG; manchmal auch Hinweisgeber-Schutzgesetz) ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten und dient dazu, diejenigen Arbeitnehmer zu schützen, die auf Straftaten oder Ordnungswidrigkeiten hinweisen. Offiziell heißt es „Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen“. Es wird auch Whistleblower-Gesetz genannt. Eine Schlechterstellung im Job oder andere Repressalien sollen durch das HinSchG verhindert werden.

Das Gesetz regelt, dass Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern mit Inkrafttreten sichere Meldekanäle für Hinweise zu Straftaten, bestimmte Ordnungswidrigkeiten sowie Verstöße gegen ausdrücklich im Gesetz aufgelistete Rechtsvorschriften einrichten mussten. Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden haben eine Übergangsfrist bis zum 17. Dezember 2023.

Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt sowohl für Verstöße gegen das EU-Recht als auch gegen nationales Recht. Insbesondere gilt es für Hinweise, die sich um eine Straftat oder Ordnungswidrigkeit handeln, die die Gesundheit oder das Leben gefährden. Kern ist, dass Hinweisgeber keine Angst vor Repressalien haben sollen.

Mit dem HinSchG, dem Hinweisgeberschutzgesetz, sollen Whistleblower vor Repressalien geschützt werden. Bild: Pexels/Sora Shimazaki

EU will Whistleblower schützen

Einer der bekanntesten Whistleblower ist Edward Snowden. Der US-Amerikaner war bei der NSA, der National Security Agency (deutsch: Nationale Sicherheitsbehörde), beschäftigt, dem größten Auslandsgeheimdienst der Vereinigten Staaten. Snowden hatte 2013 geheime Informationen über die Überwachungsmaßnahmen der US-Regierung an die Öffentlichkeit gebracht, nachdem er erfahren hatte, dass die NSA mit Hilfe von Überwachungsprogrammen den Internetverkehr von Millionen von Menschen und sogar die Arbeit der US-Geheimdienste verfolgen kann.

Snowden sah diese Überwachungsmaßnahmen als Verstoß gegen die Privatsphäre an und fühlte sich gezwungen, zu handeln. Das Ergebnis der eigentlich guten Tat: Er wurde in den USA wegen Spionage angeklagt und steht auf der Fahndungsliste. Er lebt inzwischen im Exil in Russland.

Das Problem: Obwohl Whistleblowing dazu beitragen kann, Korruption, Diskriminierung und weiter Formen unrechtmäßigen Verhaltens zu bekämpfen, sieht man an Fällen wie Edward Snowden, dass das Ganze auch mit schlimmen Folgen nach hinten losgehen kann. Für potenzielle Whistleblower mit abschreckender Wirkung.

Für die EU eine unhaltbare Situation, die zur Whistleblower-Richtlinie und dem damit verbundenen Schutz für Hinweisgeber führte. Die EU-Länder sind nun in der Pflicht, diese Richtlinie umzusetzen, was in Deutschland zum Hinweisgeberschutzgesetz geführt hat.

Schutzmaßnahmen des HinSchG

Die Whistleblower-Richtlinie verlangt, dass Gesetzesverstöße von und in Unternehmen schneller aufgedeckt und unterbunden werden, Hinweisgeber geschützt und weder zivil-, straf- oder verwaltungsrechtlich noch in Bezug auf ihre Beschäftigung haftbar gemacht werden und die Rechtsdurchsetzung verbessert werden. Daraus ist in Deutschland mit dem HinSchG ein Regelwerk mit vier konkreten Schutzmaßnahmen geworden:

1. Anonymität: Hinweisgeber haben die Möglichkeit, über Missstände anonym oder unter einem Pseudonym einzureichen, was die Meldung erheblich vereinfacht.
2. Vertraulichkeit: Die Offenlegung der Identität des Hinweisgebers ist nur erlaubt, wenn dies erforderlich ist, um eine konkrete Gefahr abzuwenden, Dritte zu schützen oder den Hinweisgeber als Zeugen in einem ordnungsgemäßen Verfahren zu vernehmen.
3. Repressalienverbot: Das Gesetz verbietet es ausdrücklich, Hinweisgeber aufgrund ihrer Meldung zu benachteiligen. Dies soll die Befürchtung vor möglichen negativen Konsequenzen wie Kündigung, Degradierung oder Mobbing reduzieren.
4. Beweislastumkehr: Wenn Repressalien unmittelbar nach einer Meldung auftreten, greift eine Beweislastumkehr. Hat beispielsweise ein Mitarbeiter einen Verstoß gemeldet und erhält er kurz darauf die Kündigung, muss der Arbeitgeber den Zusammenhang widerlegen.

Diese vier Hauptelemente dienen dem Schutz von Whistleblowern gemäß deutschem Gesetz. Doch wie können Unternehmen das Gesetz umsetzen?

Firmen sind in der Pflicht, das Hinweisgeberschutzgesetz umzusetzen, um Mitarbeiter zu schützen. Bild: Pexels/Andrea Piacquadio

Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen

Viele Unternehmen müssen jetzt aktiv werden und das Hinweisgeberschutzgesetz umsetzen. Wie oben berichtet, sind Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern bereits seit dem 2. Juli 2023 zur Umsetzung des HinSchG verpflichtet. Ab dem 17. Dezember 2023 gilt diese Pflicht auch für Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten.

Konkret müssen Unternehmen eine Meldestelle einrichten, über die Mitarbeiter Rechtsverstöße melden können. Möglich ist dies auf zwei Arten: mit einer internen oder externen Meldestelle:

• Bei einer internen Meldestelle ist eine Person oder eine Gruppe innerhalb des Unternehmens zuständig. Der Vorteil der internen Variante ist, dass das Vertrauen der Mitarbeiter in das Unternehmen gestärkt werden könnte.
• Die externe Meldestelle wird von einem externen Dienstleister betrieben. Sie ist in der Regel teurer als eine interne Meldestelle, gilt dafür aber als unabhängiger von unternehmensinternen Interessen.

Beide Varianten lassen sich auf verschiedene Arten umsetzen und haben Vor- und Nachteile. Ein elektronisches Meldesystem, das als digitales Hinweisgebersystem bekannt ist, könnte die beste Möglichkeit darstellen, das HinSchG umzusetzen.

Wie funktioniert digitales Hinweisgebersystem?

Mit einem digitalen Hinweisgebersystem (auch: Hintbox-Plattform) können Mitarbeitern Hinweise auf Rechtsverstöße online melden. Ein solches Online-Tool bietet eine sichere und vertrauliche Möglichkeit, Hinweise einzureichen, ohne dass die Identität des Hinweisgebers bekannt wird. Bei einer Hintbox könnte es beispielsweise um ein mehrschrittiges Formular handeln, das Mitarbeiter über einen sicheren Link oder eine App erreichen. Es könnte folgendermaßen aufgebaut sein:

• Aufklärung zur Nutzung des Hinweisgebersystems: Mitarbeiter erfahren allgemeine Informationen zum HinSchG und zur Meldung von Verstößen.
• Bericht erstellen: Mitarbeiter können Angaben machen – zur Art des Verstoßes, zum Sachverhalt, zu Zeit und Ort, zu den beteiligten Personen, zu Beweisen usw.
• Persönliche Daten können, müssen aber nicht angegeben werden. Wichtig: Weisen Sie daraufhin, dass die Anonymität in jedem Fall gewahrt wird, dass es aber im Zuge einer Strafverfolgung und einer möglicherweise benötigten Zeugenaussage hilfreich wäre, den Hinweisgeber kontaktieren zu können.
• Einverständniserklärung: Holen Sie sich das Einverständnis des Mitarbeiters zur Weiterverarbeitung seiner Meldung und verweisen Sie auf die geltende Datenschutzerklärung.
• Meldung überprüfen und absenden: Der Hinweisgeber kann seine Angaben überprüfen ehe der seine Meldung endgültig abschickt.

Eine Hintbox kann Ihnen helfen, potenzielle oder tatsächliche Rechtsverstöße frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren. Eine solche Meldestelle ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um Missstände zu bekämpfen, die Compliance zu verbessern und ihren gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Wenn Mitarbeiter einen Straftat melden wollen, sind sie durch das HinSchG geschützt. Bild: Pexels/Mikhail Nilov

HinSchG digital umsetzen

Die Implementierung eines digitalen Hinweisgebersystems ist eine effektive Methode zur Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes. Wenn Sie in Ihrer Firma keine Ressourcen für die digitale Umsetzung des HinSchG haben, wenden Sie sich gern an PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe. Wichtig ist jetzt, eine zeitnahe Umsetzung, um möglichen Verstößen vorzubeugen und rechtliche Konsequenzen zu verhindern. Der 1. Dezember gilt als Frist für Bußgelder.

Sie haben gar nicht die geforderten Mitarbeiterzahlen, die für ein Hinweisgebersystem nötig sind? Für bestimmte Branchen (Finanzdienstleistungs- oder Versicherungsunternehmen, Auflistung in § 12 Absatz 3 HinSchG) ist es unabhängig von der Zahl der Beschäftigten Pflicht, einen Meldekanal einzurichten.

Auch bei anderweitigen IT-Problemen sind wir von PC-SPEZIALIST natürlich mit zahlreichen IT-Services für Sie da. Nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich beraten.

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Quellen: bundesregierung, gesetze im internet, bundestag, hintbox, Pexels/Noelle Otto (Headerbild)