Digitales Dokumenten-Management: Mittlerweile werden Rechnungen und Belege zwar immer öfter digital per E-Mail versandt, trotzdem gibt es weiterhin unzählige Papierbelege, die aufbewahrt werden wollen. Da irgendwann selbst in der größten Wohnung der Platz für Aktenordner knapp wird, ist digitales Dokumenten-Management eine gute Alternative.
Wie Sie Rechnungen aufbewahren und Belege digital archivieren, lesen Sie hier.
Unser Beitrag über digitales Dokumenten-Management im Überblick:
Was ist digitales Dokumenten-Management?
Das papierlose Büro liegt voll im Trend. Immer mehr Firmen, aber auch Privatpersonen nutzen die papierlose Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen. Um das Ganze sinnvoll umzusetzen, sollten Sie auf ein gutes Dokumenten-Managementsetzen. Grundsätzlich ist es für das Dokumenten-Management erst einmal egal, ob Sie Dokumente digital oder in Papierform verwalten. Aber digitales Dokumenten-Management bietet Ihnen aber einige Vorteile.
Das Dokumenten-Managementlässt sich als „datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente“ definieren. Dazu gehören sowohl Dokumente, die Sie bereits in elektronischer Form erhalten als auch eingescannte Papierdokumente. Natürlich können Sie Rechnungen und Belege auch einfach auf Ihrer Festplatte speichern und in eigenen Ordnern ablegen. Sind Sie aber Jahre nach dessen Erhalt auf der Suche nach einem bestimmten Dokument, finden Sie es dabei in der Regel nur nach einer aufwendigen Suchaktion.
Dokumentenmanagement sorgt für Ordnung im Büro. Bild: Pexels/@olly
Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements
Ein gutes digitales Dokumenten-Management arbeitet datenbankbasiert. Das heißt, Sie haben deutlich mehr Möglichkeiten, Dokumente mit Schlagworten und Metadaten zu versehen. Damit können Sie gesuchte Dokumente viel schneller finden, da oft auch eine Volltextsuche integriert ist, mit der Sie direkt im Text des Dokuments nach bestimmten Begriffen suchen können.
Vorrangig betrifft das natürlich Rechnungen und Belege, die es im papierlosen Büro zu archivieren gilt. Doch Dokumenten-Management kann noch mehr als nur Rechnungen aufbewahren und als digitales Archiv zu dienen. Es sorgen dafür, dass Ihre elektronischen Dokumente nicht nur sicher verwahrt sondern auch logisch angeordnet sind. Das erleichtert Ihnen das Suchen nach einem bestimmten Dokument erheblich.
Dokumenten-Management-Software
Professionelle Dokumenten-Management-Software bringen neben der reinen Aufbewahrungsfunktion auch viele weitere Funktionalitäten mit. Dazu zählt etwa die Möglichkeit zur Zusammenarbeit an Dokumenten. Gleichzeitig erfüllt eine gute Dokumenten-Management-Software auch die Anforderungen, die der Gesetzgeber hinsichtlich Aufbewahrungsfristen an Sie stellt – Stichwort Langzeitarchivierung.
Die wichtigste Funktion des DMS bleibt aber die Strukturierung der Daten in elektronische Akten. Dabei können Sie in Ihrem digitalen Dokumenten-Management-System (DMS) Dokumente ablegen und mit passenden Meta-Daten wie Schlagwörtern, Rechnungsnummern und weiteren individualisierbaren Kriterien versehen. Das erleichtert Ihnen später die Suche nach bestimmten Dokumenten ungemein.
Außerdem bieten die meisten DMS Möglichkeiten, Dokumente mit Anmerkungen und Notizen zu versehen. Das vereinfacht die Zusammenarbeit innerhalb des papierlosen Büros. Zudem nutzen Sie die gleichen Kommunikationsmöglichkeiten, die Sie bereits privat verwenden.
Eine gute Dokumenten-Management-Software bringt Ordnung ins Papier-Chaos. Bild: Pexels/@olly
Warum digitales Dokumenten-Management?
Vielleicht denken Sie jetzt: Ist digitales Dokumenten-Management nicht nur etwas für Unternehmen? Nicht unbedingt. Natürlich gibt es in Firmen traditionell deutlich mehr Einsatzmöglichkeiten für Dokumenten-Management-Systeme. Doch auch Privatpersonen können vom Einsatz eines DMS profitieren. Vor allem wenn Sie viele Dokumente erhalten, ist der Einsatz eines digitalen Archivs sinnvoll, um nicht den Überblick zu verlieren. Auch die Zeitersparnis, die Sie beim Suchen von Rechnungen oder Belegen haben, spricht für den Einsatz eines digitalen Dokumenten-Management-Systems.
Sie haben Fragen zur Wahl der richtigen Dokumenten-Management-Software oder benötigen Hilfe bei der Einrichtung eines papierlosen Büros? Dann kommen Sie zu Ihrem PC-SPEZIALIST vor Ort. Wir bieten Ihnen einen professionellen Service rund um die Einrichtung und Pflege Ihres Dokumenten-Management, damit das Rechnungen und Belege aufbewahren künftig für Sie ein Kinderspiel wird.
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Quellen: Wikipedia, IT-Service.Network
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