e-Akte

Am 1. Januar 2026 wird die e-Akte für Behörden und Verwaltungen Pflicht. Als weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung spart Sie Zeit und wertvolle Ressourcen. Auch private Unternehmen sollten sich modern aufstellen, um am Zahn der Zeit zu bleiben.

Wie die digitale Akte funktioniert, was hinein gehört und welche Vorteile sie bietet, erfahren Sie bei uns.

Was ist eine e-Akte?

Die e-Akte ist bereits seit einigen Jahren in Planung. Und sie ist genau das Gegenteil von dem, was aus deutschen Amtstuben berühmt berüchtigt ist: Nämlich verstaubte Akten und ewiges Suchen nach Unterlagen, woraus lange Bearbeitungszeiten von Anliegen resultieren. Mit der digitalen Akte soll alles schneller und effizienter vonstattengehen.

Aber was genau zeichnet die elektronische Akte eigentlich aus? Sie ist das digitale Pendant zur klassischen einer Papierakte. In ihr werden verschiedenste Dokumente aufbewahrt: Rechnungen, Verträge, Protokolle, Bewerbungsunterlagen, Protokolle über Mitarbeitergespräche und so weiter. Also alles, was zu den aktenrelevanten Dokumenten gehört.

Grundlage der digitalen Akte ist ein Dokumenten-Management-System, das eine Akte als eigenständiges Objekt kennen muss. So wie Sie in der analogen Welt leere Ordner in eine Hängeregister einhängen können, muss das auch elektronisch funktionieren. Grundsätzlich sorgt die e-Akte also dafür, dass Sie ein papierloses Büro nutzen. Tiefer gehende Infos dazu finden Sie in unserem Blogbeitrag Digitales Büro und dem Ratgeberbeitrag zum digitalen Dokumenten-Management. Bei der Umsetzung hilft Ihnen Ihr PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe.

Statt Massen von Papier in dicken Ordnern aufzubewahren, lohnt der Umstieg auf die e-Akte. Bild: Pexels/Pixabay

Ziele der digitalen Akte

Im Jahr 2013 hatten 70 Prozent aller Bundesbehörden noch keine digitale Aktenverwaltung. Im selben Jahr wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden verabschiedet. Ein Kernelement stellt die Einführung der elektronischen Akte. Ziel ist, dass die öffentliche Verwaltung modernisiert wird und mit der e-Akte in das digitale Zeitalter eintritt. Denn die Vorteile sind mannigfaltig:

• Bearbeitung ohne Medienbrüche
• Leichter Zugang zu Informationen und Vorgängen
• Ressourcenschonendes Arbeiten
• Verfügbarkeit der Unterlagen jederzeit und ortsunabhängig.
• Verkürzung von Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.

Anders ausgedrückt: Mitarbeiter erhalten Informationen direkt nachdem sie im System entstanden sind. Sie finden alle benötigten Daten an einem vorher festgelegten Speicherort, wo sie dank Speicherung in der Cloud orts- und zeitunabhängig verfügbar sind. Mehrere Mitarbeiter können so gleichzeitig an einer elektronischen Akte arbeiten, ohne dass es zu Medienbrüchen kommt. Das wiederum verkürzt Bearbeitungszeiten erheblich und beschleunigt Entscheidungsfindungsprozesse. Zu guter Letzt können Sie wertvolle Ressourcen durch weniger Papierbedarf sparen.

e-Akte: Ein Schritt Richtung Digitalisierung

Auch wenn die e-Akte erst einmal nur für Behörden zur Pflichtveranstaltung wird, kann sie natürlich überall eingesetzt werden. Denn: Wer spart nicht gern Zeit und Geld? Ob im Handwerksbetrieb oder im Steuerberatungsbüro, ob Ein-Mann-Betrieb oder Anwaltskanzlei – der Umstieg und der damit verbundene Schritt Richtung Digitalisierung lohnt sich! Und er ist auch nötig, denn der technische Fortschritt lässt sich nicht aufhalten.

Wichtig ist bei der Umsetzung einer elektronischen Akte in Ihrem Betrieb vor allem, dass die Sicherheit gewährleistet ist. Aber es gilt noch mehr zu beachten:

• Sicherheit der gespeicherten Daten – ein Brand kann Akten aus Papier können unwiederbringlich vernichten, mit einer geeigneten Backup-Strategie sind Ihre Daten sicher.
• Wer soll Zugriff auf welche Akten haben? Überlegen Sie sich ein geeignetes Zugriffsmanagement, sodass nur derjenige Zugriff hat, der ihn wirklich benötigt.
• Wo und wie werden die e-Akten gespeichert, um sie revisionssicher und gleichzeitig gut geschützt nach DSGVO anzulegen?
• Welche Software verwenden Sie bereits? Bieten diese möglicherweise Schnittstellen?

Diese Fragen müssen beantwortet werden, und genau deshalb sollten Sie auf einen Experten in Sachen IT-Sicherheit nicht verzichten. PC-SPEZIALIST ist für Sie da, wenn Sie Fragen zu diesem komplexen Thema haben.

Noch beherrschen Papiere Betrieben und Amtsstuben. Doch das soll sich mit fortschreitender Digitalisierung ändern. Bild: Unsplash/Maksym Kaharlytskyi

Digitale Akte – komplex aber machbar

Die Umstellung von den lieb gewonnenen Papierordnern auf die e-Akte ist zweifelsohne nicht mal eben gemacht. Es ist eine Herausforderung, die einer guten Planung bedarf. Fragen Sie sich gerade, wie und womit Sie mit der Umstellung starten sollen? Sie haben keine Ahnung, wie Sie die e-Akten rechts- und datensicher in Ihr System implementieren sollen? Sie möchten zunächst einmal eine unabhängige und vor allem seriöse Beratung haben?

Genau dafür sind Ihre IT-Experten von PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe da. Sie unterstützen Sie zuverlässig beim Wechsel auf die elektronische Aktenführung. Nehmen Sie am besten Kontakt zu uns auf, um in einem Erstgespräch Ihren Bedarf und Ihre Wünsche und Vorstellungen zu besprechen. In diesem Gespräch erläutern unsere Experten Ihnen sämtliche Vorteile und liefern weitere Informationen.

Dabei bleibt es dann aber nicht: Gern prüfen unsere IT-Experten, wie die technische Anbindung an bereits bestehende Software aussehen kann und stehen Ihnen dabei natürlich mit Rat und Tat zur Seite. Sie merken schon, das Thema e-Akte ist komplex. Es bietet aber auch die Chance, Ihren Betrieb zukunftssicher und vor allem modern aufzustellen. Deshalb zögern Sie nicht und warten Sie erst recht nicht, bis die digitale Akte für alle Betriebe zur Pflicht wird.

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Verwendete Quellen: kommune21, optimal-systems, it-business, bmi, bva