Gesetzlicher Stand für Kassensysteme
Author
Theresa Twillemeier, Di, 23. Mrz. 2021
in Verschiedenes

Gesetzlicher Stand für Kassensysteme

Entwicklungen der letzten Jahre

Elektronische Kassensysteme unterliegen ständig gesetzlichen Neuerungen und müssen sich dem raschen Wandel von Anforderungen anpassen. 

Wie sich die Regelungen entwickelt haben und ob Ihr Kassensystem dem gegenwärtigen Stand entspricht, erfahren Sie bei uns.

Entwicklung der gesetzlichen Regelungen

Seit Anfang 2017 müssen Unternehmen, welche ein elektronisches Kassensystem verwenden, den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) entsprechen. Um die Buchführung ordnungsgemäß durchzuführen, müssen sämtliche Einzelinformationen aus der Registrierkasse für mehr als zehn Jahre manipulationssicher abgespeichert werden. Alle per Kredit- oder EC-Karte erfolgten Zahlungen sowie sämtliche Protokolle von der Programmierung und den Änderungen an der Kassensoftware müssen von diesem Zeitpunkt an gesichert werden, um vom Finanzamt ausgelesen werden zu können.

Im Januar 2018 ist die Kassennachschau eingeführt worden. Das bedeutet, dass Finanzämter unangemeldet und auch außerhalb der gängigen Geschäftszeiten Kassenkontrollen vollziehen können. Die Prüfer kontrollieren, ob eine ordentliche und lückenlose Kassenführung oder Manipulation vorliegt. Letztere stellt einen Strafbestand dar und endet für den Verantwortlichen teuer. Es ist also wichtig, dass der Z-Bon und die Registrierkasse dieselben Summen aufweisen, die Einzelaufzeichnungspflicht nicht versäumt wird und die Kassenbons nummeriert sind.

Der Z-Bon ist auch als Kassenabschlussbeleg bekannt. Er umfasst die Abrechnung aller Tagesabschlüsse, auf ihm sind alle Umsätze des Tages angegeben.

Kassensysteme: Die Tasten einer alten Kasse. Bild: Pexels

Gesetzliche Anforderungen für Kassensysteme steigen! Bild: Pexels

Aktuelle Anforderungen an Kassensysteme

Die aktuellste Neuerung ist die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung). Sie wurde 2020 eingeführt und beinhaltet drei Pflichten. Das Ziel ist es, Kassenmanipulationen und Steuerhinterziehungen noch stärker zu verhindern.

Die erste Pflicht ist die Kassenmeldepflicht. Sie beinhaltet, dass alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem verwenden, dieses bis zum 30.09.2020 bei der Finanzbehörde gemeldet haben mussten.

Die zweite Pflicht besagt, dass Unternehmen ihre Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausrüsten müssen. Erfüllen Sie folgende drei Voraussetzungen, erhält Ihr Unternehmen eine verlängerte Frist bis zum 31.12.2022.

  • Das elektronische Kassensystem wurde zwischen dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 erworben.
  • Die Kasse entspricht den Aufbewahrungsregelungen digitaler Dokumente bei Geschäften mit Bargeld.
  • Die Kasse kann nicht umgerüstet werden.

Als dritte und letzte Pflicht ist die Belegerteilungspflicht beschlossen worden. Demnach muss jedem Kunden ein Kassenbon angeboten werden. Allerdings ist dieser nicht dazu verpflichtet, den Bon auch anzunehmen. Da bei kleinen Beträgen der Bon oftmals abgelehnt wird, sind Ausnahmen von der Belegerteilungspflicht in Planung. Aufgrund von Zumutbarkeit oder Praktikabilität ist es möglich, sich von der Bonpflicht zu befreien. Die durch die Belegerteilungspflicht aufkommenden Kosten gelten allerdings nicht als Befreiungsgrund.

Die größtenteils verschrienen Anforderungen im Rahmen der KassenSichV besitzen aber auch Vorteile. So bietet ein elektronisches Kassensystem mit TSE Planungs- und Rechtssicherheit. Der Fiskus nimmt an, dass aufgrund der TSE sämtliche Aufzeichnungen korrekt sind.

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In den GoBD ist genau bestimmt, über welchen Zeitraum und unter welchen Bedingungen Sie Nachrichten sowie Dokumente archivieren müssen. Damit Sie den exakten Anforderungen nachkommen und keine kostspieligen Strafen auf Sie zukommen, müssen Sie auch Ihre Kommunikation via E-Mail manipulationssicher archivieren. Sie wollen nichts übersehen, wissen aber nicht so recht, was jetzt zu tun ist?

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Weiterführende Links: Bundesministerium der Finanzen, IT-Business, ready2order

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