Was ist GoBD?

Jeder Groß- und Kleinunternehmer, alle Selbstständigen und Freiberufler werden sie kennen: die GoBD. Da die gesetzlichen Regelungen aber komplex aufgebaut sind und ständigen Neuerungen unterliegen, sorgen sie oft für Unklarheiten. Es kommt schnell die Frage auf: Was ist GoBD?

Was darunter genau zu verstehen ist und was von Ihnen gefordert wird, erfahren Sie bei uns.

Was ist GoBD?

Vorab: Hinter der recht simplen Abkürzung GoBD steckt die Bezeichnung „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die Frage „Was ist GoBD?“ müsste also, will man ganz genau sein, „Was sind die GoBD?“ lauten. GoBD wird aber immer häufiger auch als Eigenname genutzt.

Das Bundesministerium für Finanzen hat die GoBD Ende 2014 beschlossen und zum 01.01.2015 geltend gemacht. Sie lösten damals die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) sowie die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) ab.

Der Hauptzweck der GoBD ist die Archivierung von steuer- und handelsrechtlichen relevanten Unternehmens- und Gewerbedaten. Darunter fällt nicht nur die klassische Buchhaltung, sondern auch vorgelagerte Prozesse sowie die Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung sind darin inbegriffen. Letzteres umfasst die Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Kommunikation via E-Mail und die Warenwirtschaft innerhalb eines Unternehmens. Es sind also all diejenigen, die Gewinneinkünfte erzielen, von den GoBD betroffen. Die Art und Weise der Gewinnermittlung ist dabei nicht von Bedeutung. Dementsprechend müssen sowohl Groß- und Kleinunternehmen als auch Selbstständige, Kleingewerbetreibende sowie Freiberufler die GoBD umsetzen. Folgende Maßnahmen bilden daher den Rahmen der Grundsätze:

• Vollständige Verfahrensdokumentation
• GoBD-konforme Arbeitsweise
• Einsatz von Software entsprechend den GoBD
• Manipulationssichere Archivierung

Die vier Aspekte sind darauf ausgerichtet, die Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit sicherzustellen.

Was ist GoBD? Einfach erklärt. Bild: Pexels

Anforderungen

Bezüglich der Anforderungen der GoBD wird nicht zwischen Büchern und elektronischen Aufzeichnungen differenziert, sondern sie gelten für alles gleichermaßen. Von den Betroffenen wird Folgendes gefordert:

• Nachprüfbarkeit,
• zeitgerechte Erfassung,
• Vollständigkeit und Richtigkeit,
• Nachvollziehbarkeit,
• Unveränderbarkeit,
• Ordnung.

Es ist besonders wichtig, dass die Unterlagen sowohl in manueller als auch in elektronischer Form zehn Jahre lang aufbewahrt werden, sodass die Prüfer vom Finanzamt den Hergang lückenlos nachverfolgen können. Erst nach Ablauf dieser Zeit dürfen Sie die Unterlagen professionell entsorgen. Werden die obigen Punkte nicht eingehalten, so liegt keine GoBD-konforme Buchführung und ein Verstoß gegen die kaufmännische Sorgfaltspflicht vor. Verstöße können sehr kostspielig enden und in der Praxis leicht unterlaufen. Unter anderem sind folgende zwei Punkte bereits Verstöße gegen die GoBD:

• Beim Öffnen eines Word-Dokumentes wird die aktuelle Uhrzeit sowie das aktuelle Datum angezeigt, da Word Änderungen automatisch speichert. In diesem Beispiel wird gegen die Unveränderbarkeit verstoßen.
• In einem Dokument werden Texte oder Inhalte überschrieben. Das ist ein Beispiel für einen Verstoß gegen die Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit.

Ursächlich für viele Fehler ist oftmals die Unkenntnis, zumal die GoBD, insbesondere für Laien, sehr komplex aufgestellt sind. Die zwei Beispiele verdeutlichen nochmal, wie detailliert die Unterlagen geführt werden müssen, um die GoBD-Konformität zu gewährleisten. Deshalb ist es umso wichtiger, dass Sie sich mit den GoBD vertraut machen. Neben Geldstrafen und Nachzahlungen können aber auch rechtliche Maßnahmen umgesetzt werden; und zwar dann, wenn ein nachweislicher Steuerdelikt vorliegt.

Neuerungen aus dem Jahr 2020

Ende des Jahres 2019 nahm das Bundesministerium für Finanzen punktuelle Änderungen der bisher gültigen GoBD vor. Folgende Änderungen gelten seit dem 01.01.2020:

• Für Kleinstunternehmer mit einem Jahresumsatz bis zu 17.500 Euro gelten weiterhin die GoBD. Allerdings wird fort an auch die Unternehmensgröße bei der Einhaltung der GoBD berücksichtigt.
• Belege dürfen Sie seit der Neufassung fotografisch erfassen. Sind die Belege im Ausland entstanden, können sie auch dort festgehalten werden.
• Sie können elektronische Daten seitdem auf einem eigenen Hard- und Softwaresystem oder in einer Cloud speichern. Die Finanzverwaltung muss nur stets Zugriff auf die Daten haben können.
• Sie müssen Kasseneinnahmen und Kassenausnahmen täglich dokumentieren.
• Eine periodenweise Verbuchung von Geschäftsvorfällen ist nur noch unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt.
• Elektronische Kassensysteme sind von der Pflicht der Einzelaufzeichnung von Geschäftsvorfällen betroffen. Ist die Einzelaufzeichnung aufgrund von betriebswirtschaftlichen, praktischen oder technischen Gegebenheiten nicht möglich, dürfen Sie davon abweichen.
• Sie dürfen bare und unbare Tagesumsätze zusammen erfassen, sofern die bereits erfassten unbaren Tagesgeschäfte gekennzeichnet sind. Ebenso müssen Sie diese auf ein separates Konto umbuchen.
• Papierbelege müssen Sie fotografisch erfassen.
• Sie müssen den kompletten Inhalt von elektronischen Rechnungen sowie Belegen speichern, damit sie maschinell auswertbar sind. Ist dies nicht möglich, müssen Sie den Datensatz und die bildliche Urschrift sichern.

Prüfen Sie deshalb regelmäßig die Anforderungen der Gesetzgebung, damit Sie stets GoBD-konform arbeiten.

Was ist GoBD? Es gibt Neuerungen seit 2020. Bild: Pexels/ Andrea Piacquadio

E-Mail-Archivierung von PC-SPEZIALIST

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen der GoBD geben vor, dass alle E-Mails, die steuerrechtlich relevant sind, revisionssicher und über den gesamten Aufbewahrungszeitraum einsehbar sein müssen. Aufgrund dessen ist eine GoBD-konforme Archivierung unumgänglich, damit keine Verstöße vorliegen und kostspielige Strafen auf Sie zukommen. Sie sind sich unsicher und wissen jetzt nicht genau, wie Sie vorgehen müssen?

Dann kontaktieren Sie das Team von PC-SPEZIALIST ganz in Ihrer Nähe. Unsere IT-Experten beraten Sie vor Ort umfangreich zu einer manipulationssicheren Archivierung. Auch richtet PC-SPEZIALIST Ihnen eine rechtskonforme Ablage für Ihre E-Mails ein. Teilen Sie uns gern Ihre Erfahrung und Meinung zu den GoBD in den Kommentaren mit.

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Weiterführende Links: weclapp, d.velop AG, MittelstandsWiki, WIRTSCHAFT REGIONAL