Home-Office-Regelungen

Home-Office-Regelungen: Mit dem Jahr 2020 hat sich Home Office zu einem Thema entwickelt, das wohl so ziemlich jeder kennen dürfte und das zumindest für eine Vielzahl von Arbeitgebern und Arbeitnehmern absolut relevant ist.

Welche Home-Office-Regelungen gibt es? Welche Anforderungen Sie oder Ihre Arbeitnehmer erfüllen müssen, um im Home Office arbeiten zu können, erfahren Sie hier.

Was ist Home Office überhaupt

Home Office (oft auch Homeoffice oder Home-Office) ist in Deutschland traditionell und damit formell unter den Begriff „Telearbeit“, „Teleheimarbeit“ oder „Heimarbeit“ etabliert. Übrigens wird seltener und inoffizieller für Home Office auch der Begriff „e-Work“ benutzt. Grundsätzlich sind all diese Begriffe aber synonym verwendbar.

Nach enger Definition ist das Home Office dabei stets die Arbeit von zuhause. Dabei ist in der eigenen Wohnung oder dem eigenen Haus ein Arbeitszimmer oder ein Arbeitsbereich einzurichten, in dem den beruflichen Tätigkeiten adäquat nachgegangen werden kann. Der festgelegte Arbeitsplatz sollte sowohl die durch den Vorgesetzten definierten Home-Office-Regelungen als auch alle rechtlichen Bestimmungen erfüllen. In Deutschland sind zwei Arten von Home Office etabliert:

• Bei der sogenannten heimbasierten Telearbeit arbeitet ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger komplett von zuhause aus,
• während er bei der alternierenden Telearbeit sowohl zuhause als auch in einem externen Büro arbeiten kann.

Im Home Office können nicht nur Angestellte arbeiten, sondern auch Selbstständige mit oder ohne externem Büro.

Um von zuhause aus effizient arbeiten zu können und dabei abgesichert zu sein, sollten Sie die gesetzlichen sowie mögliche firmeninterne Home-Office-Regelungen kennen. Bild: Pexels/Ken Tomita

Home-Office-Regelungen: Arbeitszeit & Arbeitsort

Bei der flexiblen Arbeitszeit kann ein Mitarbeiter selbst bestimmen, zu welchen genauen Zeiten er seine Arbeit verrichten möchte. Das ist dann besonders vorteilhaft, wenn man als Arbeitnehmer neben seiner Arbeit noch weitere private Termine wahrnehmen und persönlichen Verpflichtungen nachkommen möchte. So können Sie mit Ihren Kindern beispielsweise zusammen zu Abend essen und diese ins Bett bringen. Wichtig bei dieser Arbeitsteilung ist jedoch, dass auch dabei stets sämtliche Arbeitszeitbestimmungen eingehalten werden müssen.

Die Arbeitszeiten, die man bei der alternierenden Telearbeit jeweils im Home Office bzw. im nichthäuslichen Büro zu sein hat, werden entweder vertraglich definiert oder können vom Mitarbeiter selbstständig flexibel eingeteilt werden. Bei einer solchen spricht man meist auch vom flexiblem Arbeitsort. Durch die flexible Arbeitszeit und den flexiblen Arbeitsort können Arbeitnehmer ihren Alltag nicht nur flexibler planen und damit auch sorgenfreier und effizienter arbeiten, sondern sie sparen sich zudem unnötige Fahrzeiten. Oft wird der flexible Arbeitsort in Zusammenhang mit der mobilen Telearbeit umgesetzt.

Mobile Telearbeit

Bei weniger enger Definition werden auch Arbeiten, die weder in der Firma noch zuhause stattfinden, als Arbeiten aus dem Home Office bezeichnet. Offiziell wird diese Form von Home Office als mobile Telearbeit bezeichnet. Ein solcher frei wählbarer Arbeitsplatz sollte aber immer die vordefinierten internen Bestimmungen erfüllen, und beispielsweise eine stabile Internetverbindung haben. Somit kann aber immer noch an Bahnhöfen, im Zug, Café oder einer institutionellen Einrichtung wie einer Bibliothek oder einem Archiv gearbeitet werden. Für manche Tätigkeiten, bei denen physische Recherche notwendig ist, bietet sich diese Arbeitsform an. Alternativ zur mobilen Telearbeit wird übrigens der Begriff „Remote-Work“ gebraucht.

Ein Randverweis: Als überspitzte Darstellung der Umsetzbarkeit der mobilen Telearbeit hat eine amerikanische Performance-Gruppe ein schwimmendes Büro im East River in New York inszeniert. In diesem Büro saß dabei tatsächlich jemand und war live in eine Telefonkonferenz geschaltet.

Mit flexibler Arbeitszeit und flexiblem Arbeitsort können Sie an Ihren Projekten individuell arbeiten, auch nachts in der Küche. Bild: Pexels/cottonbro studio

Zeiterfassung im Home Office und Kernarbeitszeiten

Im Regelfall sind die Arbeitszeiten in einen Kalender oder ein Reporting einzutragen. Mit einer solchen Zeiterfassung kann der Vorgesetzte genau nachhalten, welcher Mitarbeiter wann wie lange gearbeitet hat. Die Arbeit aus dem Home Office ist auch ohne festgelegte Arbeitszeiten möglich und nicht auf Stundenbasis sondern nach erfolgreich absolvierten Projekten oder (vor allem bei freiberuflichen Journalisten) nach Zeichen vergolten.

Damit der nötige Kontakt innerhalb des Teams besteht und Projekte optimal intern abgestimmt werden, können Arbeitgeber auch bei flexibler Arbeitszeit im Rahmen des Arbeitsvertrags sogenannte Kernarbeitszeiten definieren, die festlegen, wann die Hauptarbeitszeiten seien sollten. Sinnvoll ist dabei, das mögliche Zeiten der Nicht-Erreichbarkeit intern transparent kommuniziert werden. Hierfür bietet sich unter Umständen ein gemeinsamer Kalender an.

Arbeitspausen und Feiertage

Im Arbeitsvertrag sollte zudem genau definiert werden, wie viele Stunden pro Woche oder im Monat ein Arbeitnehmer konkret arbeiten darf oder muss, sollte es hier Begrenzungen geben sollen. Als Arbeitgeber sollten Sie möglichst konkrete Stunden pro Woche und nach Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geforderte Arbeitspausen, die vom Arbeitnehmer einzuhalten sind (bei acht Stunden Arbeit regulär eine halbe Stunde Pause) aufführen. Gelten in einem Unternehmen abweichende Vorschriften zu Arbeitspausen (bei acht Stunden Arbeit beispielsweise eine volle Stunde Pause), so sind diese vom Arbeitnehmer stets einzuhalten.

Übrigens: Für Mitarbeiter, die im Home Office arbeiten, gelten die gesetzlichen Feiertage vor Ort, nicht die des Unternehmenssitzes. Laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG) bedeutet das, dass ein Arbeitnehmer, wohnt und arbeitet er in einem anderen Bundesland, auch dann offiziell nicht arbeiten darf, wenn sein sonstiges komplettes Team tätig ist.

Bei der Arbeit aus dem Home Office gibt es viel zu bedenken: Arbeitspausen sind stets nach gesetzlichen Vorgaben zu nehmen. Der Arbeitsplatz ist an diesen zu verlassen. Bild: Pexels/@cottonbro

Entwicklung von Home Office

Im Jahr 2016 haben die Angestellten jedes dritten Unternehmens (31 Prozent) bereits aus dem Home Office arbeiten dürfen. Drei Jahre später, 2019, waren es bereits vier von zehn Unternehmen (39 Prozent), welche das Home Office in Ihren Betriebsalltag etabliert hatten. Das war vor dem Ausbruch des Coronavirus, als Hygienekonzepte gefordert wurden, die Home Office begünstigten.

Nach Erhebung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom arbeitete im März 2020 bereits jeder zweite (49 Prozent) befragte Angestellte ganz oder teilweise im Home Office. Bei jedem dritten Arbeitnehmer (33 Prozent) wurde die kontinuierliche Heimarbeit erst mit dem Ausbruch der Pandemie eingeführt und jeder fünfte Befragte arbeitet seit 2020 erstmals im Home Office. Bei fast der Hälfte (43 Prozent) wurden bestehende Home-Office-Regelungen angepasst. Zum Teil (bei 14 Prozent aller Befragten) ist so aus alternierender Telearbeit fest heimbasierte Telearbeit geworden.

Diejenigen, die nicht im Home Office arbeiten (41 Prozent), gaben an, dass ihre Arbeit dafür nicht geeignet sei. Selbstredend ist Voraussetzung für das Home Office stets, dass sich die Tätigkeiten auch von zuhause aus erledigen lassen. Arbeiten Sie im Bereich der Pflege, im Lager oder an der Kasse im Supermarkt, im Handwerk, als Taxi- oder Busfahrer, dann werden Sie wohl eher nicht, zumindest nicht durchgehend, aus dem Home Office arbeiten können.

Geschäftsführungsperspektive auf Home Office in jüngster Vergangenheit

In einer Bitkom-Umfrage aus dem Jahr 2019, also noch vor dem Ausbruch der Pandemie, legten circa 800 Geschäftsführende und Personalverantwortliche ihre Home-Office-Regelungen und -Umsetzungen dar und beantworteten Fragen zum Themenkomplex ausführlich.

Deutlich wurde anhand dieser Umfrage vor allem die Wichtigkeit von klar definierten Regelungen und Umsetzungen. Drei von vier Unternehmen (74 Prozent) legten dabei die Tage fest, an denen kein Home Office erlaubt ist, damit alle Mitarbeiter auch mal (physisch) zusammenkommen. Sechs von zehn Firmen (61 Prozent) legten die Anwesenheit im Büro als Standard fest und Home Office als Ausnahmeregelung.

Als Geschäftsführer oder Geschäftsführerin haben Sie einiges zu beachten, wenn Sie das Home Office in Ihrem Unternehmen etablieren. Sie sollten die gesetzlichen Home-Office-Anforderungen kennen. Bild: Pexels/Andrea Piacquadio

Gründe gegen das Home Office?

Im Rahmen der Bitkom-Umfrage äußerten sich die teilnehmenden Arbeitgeber übrigens auch über perspektivische Vor- und Nachteile des Home Office. Vor allem wurden dabei als Contra-Punkte Unsicherheiten, Unklarheiten und Bedenken gegenüber der Umsetzung oder Umsetzbarkeit von Home-Office-Regelungen genannt.

Diese Bedenken fasst Bitkom unter der Überschrift „Antiquiertes Arbeitsrecht ist Homeoffice-Hürde“ zusammen und fordert eine Modernisierung der gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben sowie eine Anpassung ans digitale Zeitalter: „Das Arbeitsrecht ist [oft] nicht mehr zeitgemäß und setzt Arbeitnehmer massenhaft ins Unrecht. Es ist höchste Zeit, diese aus der Zeit gefallenen Regeln zu ändern.“

Man muss jedoch hervorheben, dass sich seit der Äußerung, also innerhalb des letzten Jahres (2019-2020) einiges getan hat. Arbeitgeber haben sich vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie noch deutlich schwerer mit dem Gedanken an die flexible Telearbeit getan, dies hat sich gezwungenermaßen geändert. Heute gibt es unter Umständen, auch für kleine Firmen, kaum eine andere Möglichkeit, als aus dem Home Office zu arbeiten.

Zentrale Gefahren beim Home Office

Aber leider gibt es bei der Arbeit im Home Office nicht nur Probleme und Schwierigkeiten im Arbeitsrecht. Fakt ist, dass die Einrichtung von Home Office einen erheblichen Koordinations- und Organisationsaufwand bedeutet. Sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Nicht nur die einmalige Einrichtung stellt dabei eine Hürde da, sondern auch die Etablierung eines kontinuierlichen Austauschs innerhalb von Projekten und Teams. Die Zusammenarbeit ist über physische Distanz ohne Frage schwieriger als ohne solche. Es besteht die Gefahr, dass aneinander vorbeigearbeitet wird, wenn nicht intensiver Austausch gepflegt wird.

Ist man mit seinen Kollegen zusammen auf der Bürofläche, durchblickt man besser, wer gerade woran arbeitet und welche Projekte gerade auf welchem Stand sind bzw. von welchen Instanzen bearbeitet werden. Nicht zu unterschätzen ist auch die Gefahr der sozialen Isolation, die beim kompletten Rückzug ins Home Office faktisch gegeben ist. Trotz Heimarbeit sollten Sie sich auch stets an die Vorgaben bezüglich Arbeitszeiten halten. Nur dann, wenn Sie die geforderten Pausen auch wirklich machen, können Sie konzentriert und effizient arbeiten.

Die reine Präsenzarbeit im Büro hatte klare Vorteile: Projekte konnten in engerer Zusammenarbeit umgesetzt werden und man hatte sich gegenseitig im Blick. Bild: Pexels/fauxels

Gründe für das Home Office?

Spätestens seit Ausbruch des Coronavirus 2020 überwiegen die Gründe für die heimbasierte oder alternierende Telearbeit. Immerhin sind zwei Drittel (65 Prozent) der Bevölkerung davon überzeugt, dass technologische Fortschritte wie die Etablierung von Home Office dabei helfen können, die Ausbreitung der Pandemie und mögliche zukünftig grassierende Viren zumindest zu entschleunigen.

Davon gehen übrigens auch entsprechende staatliche Instanzen aus. Denn: Großraumbüros, gerade solche mit schlechter Durchlüftung, waren vor dem Ausbruch von Corona bereits Hotspots für die Ausbreitung von Krankheiten wie Erkältungen oder der Grippe.

Bereits vor der Corona-Krise sprach vieles für die zumindest partielle Arbeit aus dem Home Office. Immerhin ermöglicht die Heimarbeit für den Arbeitnehmer auch ein deutlich individueller angepasstes Berufsleben. Man spart sich damit nicht nur Arbeitswege und hat meist flexiblere Arbeitszeiten, sondern man kann auch Familie, Haushalt und Beruf gezielter verknüpfen.

Vorteile beim Home Office

Aktuelle Studien wie eine Umfrage der DAK legen gleichzeitig nahe, dass die Arbeit im Home Office die Produktivität steigert und gleichzeitig viele Stressfaktoren beseitigt. Bei der Heimarbeit gibt es deutlich weniger Störfaktoren. Arbeitet man in der Firma, ist man oft durch Gespräche, die auf der Bürofläche stattfinden, vorbeigehende Mitarbeiter oder die Telefonate von Sitznachbarn abgelenkt.

Von Home Office profitiert ohne Frage auch der Arbeitgeber. Aber auch weitere Gründe sprechen aus seiner Perspektive für die Arbeit im Home Office: So spart er nicht nur Platz-Ressourcen, die er bei physischer Präsenz aufbringen müsste, sondern auch an Stromverbrauch, Getränke und mögliche weiteren Kosten wie Fahrtkostenpauschalen.

Übrigens: Arbeitgeber müssen bei Einführung des Home Office keine neuen Arbeitsverträge erstellen. Normalerweise reicht eine Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag aus.

Mit einem optimal eingerichteten Home-Office-Arbeitsplatz hat die Heimarbeit auch eine ganze Reihe an Vorteilen. Bild: Pexels/Olia Danilevich

Home-Office-Regelungen: gesetzliche Anforderungen

Sowohl in den Räumlichkeiten eines Unternehmens als auch in privaten Räumen, die für die Heimarbeit genutzt werden, gilt das sogenannte Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). Vom Arbeitgeber ist sicherzustellen, dass die Auflagen nach diesem stets erfüllt werden. Der Telearbeitsplatz darf so die Gesundheit eines Mitarbeiters beispielsweise nicht gefährden. Dabei ist beispielsweise sicherzustellen, dass im Fall eines Feuers ein passender Fluchtweg vorhanden ist.

Zu Beginn des Home-Office müssen Angestellte ihren Arbeitgebern, sollten diese das einfordern, Zugang zum Arbeitsplatz gewähren und prüfen lassen, ob alle gesetzlichen und betrieblichen bzw. hausinternen Anforderungen erfüllt sind. Auch zu späterem Zeitpunkt darf ein Arbeitgeber nach vorheriger Absprache Einblick in den Arbeitsplatz einfordern.

Anforderungen an den Arbeitsplatz

Die gesetzlichen Anforderungen an den Arbeitsplatz im Home Office sind in der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) festgehalten. Danach handelt es sich bei einem regulären Telearbeitsplatz stets um einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich der Arbeitnehmer.

Die Angestellten müssen bei der alternierenden oder heimbasierten Telearbeit einen solchen klar definierten Arbeitsplatz aufweisen, an dem der Arbeitsrechner oder das Arbeitsnotebook sowie weiteres notwendiges Equipment Platz hat. Nach Definition muss der Arbeitsplatz bzw. das Arbeitszimmer abschließbar sein. Auch fordert ein Arbeitsplatz einen Schreibtisch und einen entsprechenden höhenverstellbaren und optimal ergonomischen Schreibtischstuhl. Nach Definition dürfen sich am Arbeitsplatz nur begrenzt private Gegenstände befinden. Im Arbeitszimmer darf so beispielsweise auch kein Kleiderschrank stehen.

Der Schreibtisch sollte eine Höhe von mindestens 72 cm sowie Flächenmaße von mindestens 160 mal 80 cm aufweisen sowie idealerweise parallel zur Fensterfront aufgestellt werden, damit möglicher Lichteinfall nicht die Sicht auf den Bildschirm trübt. Der Lichteinfall sollte zum Schutz der Augen gewährleistet werden und der Bildschirm ist für ein optimales Arbeiten auf 400 bis 600 Lux einzustellen. Der Arbeitsplatz sollte gut durchlüftet sein und eine Temperatur von ungefähr 22°C aufweisen.

Home-Office-Regelungen gibt es viele. Lassen Sie sich beraten, wenn Sie unsicher sind, welche Anforderungen ein Arbeitsplatz im Home Office erfüllen muss. Bild: Pexels/Andrea Piacquadio

Anspruch auf Home Office?

Grundsätzlich gibt es bisher (Stand Dezember 2020) keine gesetzlich festgelegten Home-Office-Regelungen zur Arbeit aus dem Home Office in Deutschland. Bisher gibt es also keinen Anspruch auf Home Office, aber eben auch keine Verpflichtung.

Dass es in Deutschland kein Recht auf Home Office gibt, könnte sich vielleicht bald ändern. Immerhin wurden im Oktober 2020 erste aktuelle Überlegungen zur gesetzlichen Einführung von Home Office für Mitarbeiter getätigt. Ein konkreter Gesetzentwurf sah dabei ein festes Kontingent an 24 Home-Office-Tagen vor. Einen Monat später gab es für diesen Gesetzentwurf nach Abstimmung innerhalb des Kabinetts jedoch bereits erste Rückschläge. Der Anspruch auf Home Office wird, wie es aussieht, wohl eher vom Arbeitgeber ausgehen.

Erlaubt Ihr Chef Ihnen die Arbeit aus dem Home Office nicht, möchten Sie aber gern von zuhause arbeiten, raten wir Ihnen, erst einmal das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten zu suchen. Vielleicht können Sie ihn davon überzeugen, dass die Heimarbeit auch für ihn viele Vorteile mit sich bringt.

Home-Office-Pauschale?

Zum Monatsübergang November-Dezember 2020 hat die Große Koalition Pläne für eine Steuerpauschale veröffentlicht. Nach diesen sollen die Arbeitnehmer, die während der Corona-Pandemie im Home Office arbeiten steuerlich entlastet werden. Die Regelung ist zunächst für den Zeitraum von zwei Jahren angedacht.

Momentan ist dabei von fünf Euro pro Arbeitstag die Rede. Dabei soll die Pauschale pro Person jedoch nicht 500 Euro jährlich überschreiten, das entspricht nach dieser Rechnung genau 100 Arbeitstagen aus dem Home Office.

Unklar ist derzeit (Stand Dezember 2020) jedoch noch, ob die neue Home-Office-Pauschale zusätzlich zum Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1000 Euro gewährt wird. Wie es momentan aussieht, werden die Home-Office-Pauschalen jedoch als Werbungskosten der Arbeitnehmer behandelt, sodass sie nur für Angestellte, die auf mehr als 1000 Euro Werbungskosten kommen, relevant sind.

Büroarbeit: Einen Anspruch auf Home Office gibt es nicht. Bild: Pexels/Burst

Home Office von der Steuer absetzen?

Wie wir in unserem Blogpost Home Office absetzen beschrieben haben, ist das steuerliche Absetzen des Home Office alles andere als einfach. Tendenziell gilt: Das Absetzen des Home Office von der Steuer ist möglich. Von den Finanzämtern wird nur nicht gerade präzise definiert, unter welchen Umständen es möglich ist.

Kurz und knapp: Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 des Einkommensteuergesetz ist auf jeden Fall gesetzlich vorgeschrieben, dass das Arbeitszimmer zuhause sowie die Kosten der dort benötigten Ausstattung von der Steuer abgesetzt werden können. Das zeigt auch ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 27.07.2015 [Az. GrS 1/14]. Wichtig ist dabei, dass das Arbeitszimmer als in der Wohnung befindlicher separater Raum nur beruflich und nicht privat genutzt wird und alle gesetzlichen Home-Office-Regelungen und -Anforderungen eingehalten werden. Das Arbeitszimmer in der eigenen Wohnung oder dem eigenen Haus ist zudem mehrmals pro Monat und optimal mehrmals pro Woche zu nutzen und die genauen Zeiten der Nutzung sind festzuhalten.

Steuerliche Absetzbarkeit für Freiberufler

Anders als die etablierter, alternierenden Telearbeit wird übrigens die heimbasierte Telearbeit steuerlich deutlich günstiger vergolten. Es bietet sich gerade für Freelancer, Kunstschaffende, Lektoren, freie Journalisten oder Steuerberater an, komplett aus dem Home Office zu arbeiten. Arbeitet ein Arbeitnehmer lediglich von zuhause aus, so können Aufwendungen von bis zu 1.250,- EUR von der Steuer abgesetzt werden. Dabei können die kompletten Kosten für das Home Office von der Steuer abgesetzt werden, auch Ausgaben für Arbeitsmittel, den Schreibtisch oder Bürostuhl sowie eine notwendige Renovierung des Raums.

Für Freiberufler gelten oft Sonderregelungen. Dies ist auch beim Home Office so. Sollten Freelancer & Co. von zuhause aus arbeiten, können Sie Ihren Arbeitsbereich einfacher von der Steuer absetzen. Bild: Pexels/Ivan Samkov

Versicherung beim Arbeitsunfall im Home Office?

Bei einem Unfall der während der Arbeit passiert haftet regulär die gesetzliche Unfallversicherung. Dies gilt auch dann, wenn ein Arbeitnehmer im Home Office arbeitet – natürlich vorausgesetzt die Home-Office-Regelungen sind erfüllt und der Arbeitsplatz entspricht den gesetzlichen Anforderungen.

Ein Unfall gilt ausdrücklich nicht als Arbeitsunfall, wenn die Bestimmungen nicht eingehalten wurden. Auch dann handelt es sich nicht um einen Arbeitsunfall, wenn sich der Arbeitnehmer außerhalb des Arbeitsplatzes so beispielsweise im Badezimmer, auf dem Weg dorthin oder in der Küche befindet.

Datenschutz bei der Arbeit im Home Office?

Der rechtskonforme Datenschutz ist spätestens seit dem Inkrafttreten des europäischen Datenschutzgrundverordnung (kurz EU-DSGVO oder DSGVO) 2018 ein überaus komplexes Thema. Die Verordnung ist für jedes Unternehmen relevant, das personenbezogene Daten erhebt, speichert, bearbeitet oder weitergibt. Dazu gehören sämtliche Unternehmen, die mit Kunden-, Partner- oder Mitarbeiterdaten auf irgendeine Weise zu tun haben. Sie müssen ihre Daten rechtskonform absichern.

Nicht zuletzt deswegen ist der Datenschutz auch ein wichtiges Thema, wenn es darum geht, Home-Office-Arbeitsplätze einzurichten. Zu den Home-Office-Regelungen gehören ohne Frage entsprechende Datenschutzvorkehrungen. Dabei muss ein Arbeitgeber auch gewährleisten, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen während der Heimarbeit eingehalten werden. Für die Datensicherheit muss das Arbeitsnotebook ins Firmennetzwerk eingebunden werden. Hierfür bietet sich beispielsweise die Einrichtung eines VPN (Virtual Private Network) oder einer VDI (Virtual Desktop Infrastructure) an. Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass alle Firmendaten zentral auf einem Firmenserver gesichert werden.

Tipp: Wir von PC-SPEZIALIST bieten mit dem IT-Basisschutz Firmen die wesentliche Absicherung Ihrer IT auf Grundlage der DSGVO-Anforderungen an. Das Grundpaket kann beliebig erweitert werden und ist eine optimale Basis für die Arbeit aus dem Home Office.

Auch wenn die Arbeitsumgebung bei mobiler Telearbeit oft privater scheint, sollten der Datenschutz und die IT-Sicherheit nicht vernachlässigt werden. Bild: Pexels/Ekaterina Bolovtsova

Technische Ausstattung des Home-Office-Arbeitsplatzes

Für die meisten Jobs wird als Basis erst einmal ein gut funktionierendes und Arbeitsnotebook benötigt. Dieses und das weitere benötigte Equipment in Form von Hard- und Software wird regulär vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Natürlich müssen die Geräte auch entsprechend eingerichtet sein. Dies kann wiederum ein professioneller IT-Dienstleister übernehmen, der die benötigten Geräte auch direkt auf Mietbasis zur Verfügung stellen kann.

Welche weiteren technischen Geräte Sie konkret benötigen, hängt natürlich von Ihrer individuellen Tätigkeit ab. Es ist ratsam, dass für textliche Tätigkeiten neben dem ins Notebook integrierten Monitor ein weiterer großer Bildschirm bereitgestellt wird. Ein externer Bildschirm schont die Augen maßgeblich. Weitere größere technische Geräte wie Drucker sollten übrigens nach Möglichkeit nicht auf dem Schreibtisch sondern auf einer separaten Ablage stehen.

Absolut wichtig ist bei der technischen Ausstattung die penibel umgesetzte IT-Sicherheit. Nicht zuletzt, weil Cyberkriminelle gezielt versuchen, über Firmenrechner, die sich außerhalb des Unternehmens befinden, in das Firmennetzwerk zu gelangen, sollte mit besonderem Fokus hierauf geachtet werden. Zu der umfassenden Sicherheit Ihrer Arbeitsrechner gehört mindestens eine zeitgemäße Firewall als auch ein professionelles Antivirenprogramm.

Nutzung von technischer Ausstattung im Privaten?

Arbeitsmittel, die vom Arbeitgeber gestellt werden, dürfen regulär nur im Rahmen der Arbeitstätigkeit verwendet werden. Es ist aber auch möglich, dass Sie Ihre Arbeitsgeräte privat nutzen. Diese Abweichungen der standardisierten Regelung sollten jedoch vorher mit dem Arbeitgeber besprochen und vertraglich festgehalten werden.

Vor allem ist darauf zu achten, dass keine privaten Daten an Ihre Firma gehen und vor allem keine Firmendaten, vor allem nicht sensible Informationen, in Ihren privaten Bereich gelangen. Aufgrund dessen ist in fast jeder Vereinbarung zum Home Office auch eine Datenschutzklausel enthalten.

Sollten Sie dann Ihr Dienstnotebook und/oder Diensthandy auch privat nutzen dürfen, sollten Sie sich zudem eine Möglichkeit überlegen, wie Sie die Geräte zu Ihren Arbeitszeiten lediglich für entsprechende Tätigkeiten und im privaten Raum auch wirklich nur für Persönliches nutzen. Hierbei bieten sich unter Umständen separate Accounts an und am Handy eine DUAL-SIM-Lösung.

Richten Sie sich Ihren Home-Office-Arbeitsplatz nach Ihren individuellen Vorstellungen ein. Achten Sie dabei aber darauf, dass die gesetzlichen und hausinternen Home-Office-Regelungen stets erfüllt werden. Bild: Pexels/Ken Tomita

Leitfaden für die Einhaltung der Home-Office-Regelungen

Wir haben in diesem Ratgebers ausführlich dargelegt, welche Vor- und welche Nachteile sich aus dem Home Office sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber ergeben. Häufig sind Vor- und Nachteile an konkrete Home-Office-Regelungen, -Bestimmungen und -Forderungen gebunden. Um die Übersicht zu behalten, fassen wir die konkreten Home-Office-Regelungen noch einmal für Sie zusammen:

• Es sollte überlegt und festgelegt werden, ob Ihre Mitarbeiter

  • komplett von zuhause aus arbeiten (heimbasierte Telearbeit),
  • auch aus dem Unternehmen (alternierende Telearbeit)
  • oder neben dem Heimbüro und dem Firmenbüro auch tendenziell von überall aus arbeiten (mobile Telearbeit) dürfen.

• Möchten Sie die alternierende Telearbeit einführen, sollten Sie sich überlegen,

  • wie sie geeignete Hygienemaßnahmen (bezüglich des Coronavirus, aber auch im Fall von Grippewellen) umsetzen. Gerade schlecht durchlüftete Großraumbüros werden schnell zu Herden von Krankheiten wie Erkältungen, Grippen oder dem Coronavirus. Für den Arbeitgeber bedeutet der flexible Arbeitsort einen geringeren Arbeitsausfall.
  • ob Ihre Mitarbeiter im Unternehmen eine feste Arbeitsplätze oder freie Arbeitsplatzwahl haben. Wie festgehalten wird, wann welche Mitarbeiter im Unternehmen sind.
  • ob Sie ein festes Kontingent an Tagen in der Woche oder im Monat vorgeben, an denen zuhause bzw. vom Büro aus gearbeitet werden soll.

• Sie sollten sich überlegen, ob flexible Arbeitszeiten eingeführt werden sollten.

  • Sie benötigen dafür eine Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter. Die Arbeitszeiten sollten innerhalb des Teams systematisch und transparent dargelegt werden. Hierbei bietet sich beispielsweise eine Kalenderlösung an.
  • Sie sollten darüber nachdenken, Kernarbeitszeiten festzuhalten. Auch bietet sich an, von vornherein über Termine mit Anwesenheitspflicht nachzudenken.
  • Berücksichtigen Sie bei Ihren Planungen die Gültigkeit von gesetzlich geforderten Arbeitspausen, die Sie am besten auch vertraglich festhalten, sowie die Einhaltung von gesetzlichen Feiertagen.

• Achten Sie auf die Einrichtung der Home-Office-Arbeitsplätze nach Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sowie nach Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

  • Notwendig ist das bei der heimbasierten oder alternierenden Telearbeit (nicht zwingend erforderlich bei mobiler Telearbeit)
  • Erfüllen die Arbeitsplätze die Sicherheitsbestimmungen (nach ArbSchG), weisen sie beispielsweise einen passenden Fluchtweg auf?
  • Haben Ihre Mitarbeiter fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplätze als abschließbare Arbeitsräume
    • mit Schreibtischen (circa 72 cm mal 160 mal 80 cm), der parallel zur Fensterfront steht
    • und ergonomischem, höhenverstellbaren Bürostühlen?

• Sie sollten Ihre Mitarbeiter mit den für die Arbeit notwendigen Diensthandys und Arbeitsnotebooks ausstatten.

  • Dabei sollten Sie sichergehen, dass die entsprechenden Geräte umfangreich geschützt sind. Sie sollten mindestens eine zeitgemäße Firewall und einen professionellen Antivirenschutz aufweisen.
  • Legen Sie fest, ob Ihre Mitarbeiter ihre technische Ausstattung auch privat nutzen dürfen. Ist das der Fall, sollten Sie den Rahmen der privaten Nutzung definieren.

• Achten Sie auf den Datenschutz nach DSGVO bzw. entsprechende Datenschutzvorkehrungen.

  • Statten Sie die Arbeitsrechner Ihrer Mitarbeiter mit einem VPN (Virtual Private Network) oder einer VDI (Virtual Desktop Infrastructure) aus.
  • Speichern Sie alle Firmendaten sicher in einem Firmenserver. Dies ist nicht nur aus Perspektive der DSGVO gesetzlich notwendig, sondern auch im Sinne des Datenverlusts als Backup sinnvoll.

• Statten Sie Ihre Mitarbeiter überdies mit den benötigten Peripheriegeräten wie Druckern aus, sollten sie solche benötigen.

  • Sollten diese Geräte jedoch nicht auf täglicher Basis nutzen, beispielsweise nicht täglich drucken, sollten Sie gegebenenfalls vereinbaren, dass für entsprechende Tätigkeiten Präsenz im Büro notwendig ist.

• Sie sollten Ihre Home-Office-Arbeitsplätze professionell einrichten.

  • Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Arbeitsrechner optimal ins Firmennetzwerk integriert sind.

• Überlegen Sie sich einen gut strukturierten Kommunikationskanal innerhalb Ihres Teams:

  • Wie soll der Austausch innerhalb welches Projekts aussehen?
  • Welche Instanzen sollen auf welcher Weise in Kontakt stehen?

Haben Sie Fragen zum Themenkomplex Home Office? Natürlich steht Ihnen PC-SPEZIALIST bei allen Fragen zur Verfügung und hilft Ihnen, benötigen Sie Hilfe im technischen Bereich, auch gern mit einer unserer zahlreichen Servicedienstleistungen.

Kontaktieren Sie bei benötigter technischer Umsetzung Ihren PC-SPEZIALIST vor Ort. Natürlich können Sie gern davor auch schon einmal in unsere standardisierte Dienstleistung zur Einrichtung des Home Office schauen und sich überlegen, ob Sie individuelle Wünsche, Bedürfnisse und Anforderungen haben, die umgesetzt werden sollten.

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