Abschreibung von IT-Geräten

Die Abschreibung von IT – also mitunter von Hardware, Software und Zubehör – ist seit vergangenem Jahr sowohl vollständig im Anschaffungsjahr als auch wahlweise über mehrere Jahre verteilt möglich.

Wie das im Detail aussehen kann und welche Steuereinsparungen sich dadurch ergeben können, verraten wir jetzt.

Abschreibung von IT Geräten und Software

Im vergangenen Jahr stellt das Bundesfinanzministerium klar, dass Hard- und Software sowie IT-Zubehör im jeweiligen Anschaffungsjahr wahlweise sofort vollständig abgeschrieben oder über mehrere Jahre verteilt werden können. Für welche Möglichkeit man sich entscheidet, bleibt einem selbst überlassen. Aber: Es lohnt sich in jedem Fall, ordentlich nachzurechnen.

Dieser Neuerung war im Jahr 2021 schon die Entscheidung vorausgegangen, die sich auf die Abschreibe- bzw. Nutzungsdauer bezog. Selbige wurde zunächst auf drei Jahre gesenkt – gegründet darin, dass Märkte und Produkte einer sehr dynamischen Entwicklung unterliegen. Dennoch gab es anfangs Verwirrung darüber, ob monatsgenau oder über das Jahr abgeschrieben werden durfte bzw. konnte. Überhaupt stellte sich die Frage, ob kann oder muss. Dazu kamen dann die Auswirkungen der Corona-Krise. Sie machte noch einmal deutlich: Eine schnellere Abschreibung nützt leider nicht viel, wenn wenig zu versteuernder Gewinn erzielt wurde.

Daher in 2022 also die Klarstellung und erneute Anpassung seitens des Bundesfinanzministeriums: Die Abschreibung von IT-Investitionen basiert nun auf einer einjährigen Nutzungsdauer und kann bei Bedarf direkt in voller Höhe erfolgen.

Es lohnt sich, bei den beiden Möglichkeiten der Abschreibung genau nachzurechnen. Bild: Pexels/@mikhail-nilov

Sofort-Abschreibung von Hard- & Software

Veranschaulichen wir das Thema mit einem Beispiel. Stellen Sie sich vor, Sie haben für einen neuen Mitarbeiter im September ein Notebook gekauft, das 1.200 Euro gekostet hat. Jetzt haben Sie die Wahl und entscheiden sich für die Sofort-Abschreibung im Anschaffungsjahr – also die vollen 1.200 Euro. Der Restbuchwert des Notebooks beträgt damit dann 0 Euro – er muss dennoch in das Bestandsverzeichnis des Anlagevermögens offiziell aufgenommen werden.

Die Alternative: Sie wählen die monatsgenaue Abschreibung auf Basis der einjährigen Nutzungsdauer. Damit schreiben Sie das Notebook für die Monate September bis Dezember mit je 100 Euro, also insgesamt 400 Euro für das Jahr, ab. Die restlichen acht Monate verteilen sich dann auf den Zeitraum Januar bis August des Folgejahres.

Hardware und Software, die sofort abgeschrieben werden kann

Das Bundesfinanzministerium hat in einem offiziellen Schreiben erklärt, welche Produkte und Geräte unter die Begriffe „Hardware“ und „Software“ fallen. Dabei handelt es sich um:

• klassische PCs/Desktop-Computer
• Laptops/Notebooks
• Tablets
• Workstations
• Dockingstations, externe Netzteile
• Zubehör wie Maus, Scanner, Mikros, Kameras und Tastatur
• Drucker inkl. Plotter
• Small-Scale-Server
• externe Monitore und Beamer
• externe Speichermedien (USB-Sticks, Festplatten)
• Standard-Software  (z. B. Microsoft 365)
• Anwendungssoftware (z. B. Warenwirtschafts- und CRM-Systeme, Software zur Prozesssteuerung und Verwaltung des Unternehmens, ERP-Software)

Die vollständige Liste lässt sich auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums einsehen, aber schon einmal zur Info: Smartphones sind nicht dabei. Gut zu wissen: Die neuen Regeln gelten zwar erst für Käufe ab dem Jahr 2021, das Bundesfinanzministerium gestattet aber, die Abschreibungen für ältere Hard- und Software zu verkürzen. Alte Restbuchwerte können demnach in voller Höhe angesetzt werden – wenn man denn möchte, es ist kein Muss. Alternativ können Sie wie gewohnt Hardware über drei Jahre und Software über drei bis fünf Jahre abschreiben.

Der Großteil der gängigsten Hard- und Software Produkte kann im Anschaffungsjahr vollständig abgeschrieben werden. Bild: ©Microsoft

Abschreibung von Hardware als „Geringwertiges Wirtschaftsgut“

Bestimmte Hardware lässt sich auch weiterhin als so genanntes „geringwertiges Wirtschaftsgut“ (GWG) abschreiben. Das geht aber nur, wenn der Anschaffungspreis bei maximal 800 Euro (netto) gelegen hat. Zudem muss die Hardware alleine nutzbar sein. Beispiel: Ein Tablet dürfen Sie abschreiben, den Tablet-Stift nicht, weil dieser alleine für sich nicht nutzbar ist. Software ist daher auch wie gehabt von der GWG-Abschreibung ausgeschlossen, denn hier braucht es immer entsprechende Hardware für die Nutzung.

Bei der GWG-Hardware dürfen Sie auch wieder wählen, ob Sie eine Poolabschreibung aller geringwertigen Wirtschaftsgüter über fünf Jahre vorziehen (diese müssen dann in das Bestandsverzeichnis des Anlagevermögens) oder die sofortige Abschreibung bevorzugen. Bei den GWG entfällt in diesem Fall die Eintragung in das Bestandsverzeichnis.

Steuerersparnis für IT-Investitionen nutzen

Der digitale Wandel zwingt Unternehmen mit sanfter Gewalt zum Handeln und damit auch zu Investitionen. Dafür werden sie aber auch belohnt, denn wer seine IT modernisiert und die Möglichkeiten der Digitalisierung nutzt, profitiert von jeder Menge Vorteilen. Prozesse lassen sich schneller und sicherer abbilden, manueller bzw. personeller Aufwand sinkt und gleichzeitig haben Mitarbeitende mehr Zeit für wichtigere Aufgaben im Zuge des Wachstums.

Dabei gilt: je leistungsfähiger die Infrastruktur, desto effizienter die Prozesse. Dazu kommt der Aspekt IT-Sicherheit: Wer veraltete Hard- und Software einsetzt, geht ein sehr hohes Risiko ein, Opfer einer Cyberattacke zu werden. Und die wirtschaftlichen Folgen von Systemausfällen oder auch Ransomware-Angriffen gehen in die Milliardenhöhe.

Es ist daher mehr als sinnvoll, die Steuervorteile, die sich durch die Abschreibung von IT-Geräten und Zubehör ergeben, auch zu nutzen, um so den eigenen Spielraum zu vergrößern. Die Steuerbelastung sinkt und gleichzeitig sind mehr liquide Mittel da, um weiter in die eigene Zukunft zu investieren.

Nur ein moderner Server ist ein sicherer Server: Nutzen Sie Sofortabschreibung für wichtige Investitionen. Bild: ©Microsoft

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Schon gewusst? Laut einer Studie zur IT-Modernisierung von IDG Research Services haben schon gut die Hälfte aller deutschen Unternehmen ihre IT – zumindest in Teilen – modernisiert. Viele davon aber nicht aus Lust und Laune, sondern weil die vorher bestehende Infrastruktur schlicht und ergreifend nicht mehr mit den aktuellen Anforderungen mithalten konnte. Dabei spielten auch Themen wie die IT-Sicherheit, die DSGVO und Compliance eine Rolle.

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