Eine Rechnung kennt jeder. Sie ist negativ behaftet, denn schließlich folgt einer Rchnung, dass etwas bezahlt werden muss. Doch was ist eine Eingangsrechnung? Wer nicht in der Buchhaltung arbeitet, für den ist der Begriff vermutlich neu.
Aber: Eine korrekte Eingangsrechnung ist für jeden Rechnungsempfänger eine essenzielle Ressource. Wir erklären alles Wissenswerte.
Unser Beitrag über die Eingangsrechnung im Überblick:
Definition – Was ist eine Eingangsrechnung?
Zwischen einer Rechnung und einer Eingangsrechnung gibt einen kleinen, aber feinen Unterschied: Die Rechnung empfängt der Käufer und sie enthält den zu zahlenden Betrag sowie eine Frist, bis wann das Geld beim Rechnungsersteller eingegangen sein muss. Die Rechnung enthält außerdem alle wichtigen Angaben zu den Leistungen und Zahlungen, sowie Daten des Verkäufers und des Käufers. Aber eine Rechnung hat für das Entstehen oder die Fälligkeit einer Forderung keine Relevanz.
Denn: Die Forderung entsteht bereits durch den Vertragsabschluss. Also durch die Lieferung oder die Ausführung einer Dienstleistung. Beispiel: Haben Sie bei Ihrem PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe beispielsweise den Service der Virenentfernung auf Ihrem Laptop in Auftrag gegeben, entsteht die Forderung bereits bei der Ausführung der Dienstleistung.
Eine Eingangsrechnung ist im Gegensatz zur Rechnung ein Dokument, dass in einem Unternehmen eingeht. Sie wird von Dritten an die Firma gerichtet, beispielsweise von Lieferanten, Händlern oder Dienstleistern. Ihre Aufgabe ist es, den Empfänger zum Ausgleich einer offenen Forderung anzuweisen.
Eine korrekte Buchhaltung ist das A und O, wenn man Ärger mit dem Finanzamt verhindern möchte. Bild: Pexels/Mikhail Nilov
Welchen Zweck verfolgt die Eingangsrechnung
Im Gegensatz zur Eingangsrechnung gibt es zudem die Ausgangsrechnung. Dabei handelt es sich um die Rechnungen, die man selbst erstellt und an einen Empfänger zur Begleichung einer Forderung versendet.
Eingangsrechnungen sind für den Lieferanten oder Dienstleister ein Beweis, dass sich der Leistungsempfänger mit dem Ausgleich in Verzug befindet. Erhält man eine solche Rechnung, liegt also gegenüber dem Lieferanten eine Verbindlichkeit vor.
Wichtig: Wenn Sie eine Eingangsrechnung erhalten, müssen Sie sie unbedingt auf Korrektheit prüfen. Diese Art der Rechnung muss nämlich unbedingt zahlreiche Angaben enthalten. Und am einfachsten ist es, wenn Sie sich eine Kontrollroutine für die rechtliche, sachliche und rechnerische Prüfung aneignen.
Wichtig: Da es auch Leistungen gibt, die nicht der Steuerpflicht unterliegen, ist es wichtig, dass sich in dem Fall ein entsprechender Hinweis auf der eingegangenen Rechnung befindet. Der Grund für die Steuerbefreiung muss aufgeführt sein. Kleinunternehmer vermerken auf ihren Rechnungen, dass nach § 19 des Umsatzsteuergesetzes keine Umsatzsteuer erhoben wird.
Checkliste für eingehende Rechnungen
Wir haben für Sie eine Checkliste erstellt, mit der Sie ganz einfach prüfen können, ob die eingehenden Rechnungen, die Sie in Ihrer Firma bekommen, korrekt sind:
- Wurde die abgerechnete Lieferung oder Leistung zum angegebenen Zeitpunkt tatsächlich erbracht?
- Ist die ausgeführte Leistung zutreffend bezeichnet?
- Stimmen Umfang der Leistung oder der gelieferten Ware?
- Stimmen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger überein?
- Ist die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt?
- Sind Name und Anschrift des Empfängers korrekt erfasst?
- Stimmen Lieferschein und Rechnung überein?
- Stimmen die Steuersätze (steuerfrei oder mit Hinweis auf 7 % oder 19 %)?
- Wurden steuerfreie Umsätze umsatzversteuert?
- Ist die Betriebsstätte, von der/an die geliefert wurde, richtig bezeichnet (Inland/Ausland)?
- Gibt es ein Rechnungsdatum?
- Gibt es eine Rechnungsnummer?
Wenn nur eine einzige dieser verpflichtenden Angaben fehlt, können Sie beim Aussteller der Rechnung mit Hinweis auf den Fehler eine neue verlangen.
Ihr Kleinunternehmen hat eine fehlerhafte Rechnung von einem Dienstleister erhalten? Bitten Sie um eine korrekte Rechnung. Bild: Pexels/Mikhail Nilov
Fehlerhafte Eingangsrechnungen – und nun?
Alle Rechnungen, gleich welcher Art, müssen ordnungsgemäß ausgestellt werden. Denn das ist für eine korrekte Buchführung zwingend notwendig. Grundsätzlich gilt: Enthalten eingehende Rechnungen Fehler, wird es mit dem Finanzamt Ärger geben. Nur eine einzige fehlende Pflichtangabe auf einer Eingangsrechnung kann die Umsatzsteuerlast deutlich erhöhen.
Fallen Ihnen also Fehler bei eingegangenen Rechnungen auf, dann sollten Sie unbedingt eine Korrektur der Rechnung verlangen. Auch wenn es sich nach Prinzipienreiterei anhört: Es geht nicht nur um Formalitäten, sondern um bares Geld.
Da Sie die Rechnung von einem Geschäftspartner erhalten haben, mit dem Sie vermutlich auch künftig Geschäfte machen möchten, achten Sie auf die Netiquette. Bitten Sie höflich, dass die eingegangene Rechnung berichtigt wird. Im Anschluss erhalten Sie das korrekte Dokument, das eindeutig auf die zu korrigierende Rechnung hinweist. Wichtig: Begleichen Sie Eingangsrechnungen erst dann, wenn Sie eine Rechnungskorrektur erhalten haben und Sie anhand der Checkliste geprüft haben, ob alle notwendigen Angaben vorhanden sind.
Korrekte Buchführung bei Rechnungen
Jede Eingangsrechnung, die Sie erhalten, erhöht Ihre Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten, Händler oder Dienstleister. Bezahlen Sie eingegangene Rechnungen, nehmen die Verbindlichkeiten dagegen ab. Sie ist buchhalterisch wichtig für die Vorsteuer.
Im Gegensatz dazu stellen Sie Ihre Leistung wiederum einem Kunden in Rechnung. Die Rechnung enthält eine offene Forderung und ist buchhalterisch für das Mahnwesen und die Berechnung des Umsatzes von Bedeutung. Folgendes Beispiel macht es deutlich:
- Eingangsrechnung: Sie haben Waren gekauft und erhalten eine Rechnung von Ihrem Lieferanten. Sie verbuchen die eingehende Rechnung als Verbindlichkeit, um steuerlich sauber aufgestellt zu sein.
- Ausgangsrechung: Sie haben mit der gekauften Ware eine Dienstleistung erbracht und stellen dem Kunden eine Rechnung aus. Sie verbuchen die ausgehende Rechnung als offene Forderung, um bei nicht Begleichung das Mahnwesen zu starten und Ihren Umsatz berechnen zu können.
Den Beleg bildet entweder die Rechnung auf Papier oder in elektronischer Form. Denn: Keine Buchung ohne Beleg.
Die Zeiten, dass die Buchhaltung mit Stift und Papier erledigt wird, sind längst vorbei. Heute unterstützt die passende Software. Bild: Pexels/Pixabay
Fehler vermeiden mit passender Software
Das Finanzamt versteht in Sachen Steuer wenig Spaß. Zudem muss man in seinem Unternehmen natürlich auch immer wissen, welche Verbindlichkeiten bestehen und welche Forderungen offen sind. Deshalb ist es enorm wichtig, dass die Buchhaltung korrekt ist. Doch wie kann man dabei Zeit ersparen? Wie kann man vor allem als kleiner Selbstständiger nicht völlig den Überblick verlieren? Woher weiß man, dass Ausgangs- und Eingangsrechnung korrekt sind? Wie vermeidet man doppelten Aufwand, weil Fehler entstehen?
Am einfachsten ist es, wenn man sich eine leistungsfähige Software anschafft, denn die erspart viel Verwaltungsaufwand. Mit einer solcher Software können beispielsweise die Pflichtangaben nicht vergessen werden. Meistens reichen schon wenige Klicks und einige Vorab-Eingaben, um eine korrekte Ausgangsrechnung zu versenden. Bei den Eingangsrechnungen stellt sich hingegen oft das Problem der korrekten Verbuchung. Auch hier sparen Sie mit einem effektiven Programm Zeit und Geld.
Wie sind Ihre Erfahrungen? Welche Software-Programme nutzen Sie? Lassen Sie uns an Ihrem Wissen in den Kommentaren teilhaben. Und denken Sie dabei auch immer an die Datensicherheit und Rechtskonformität? Wenn nicht, empfehlen wir den IT-Basisschutz von PC-SPEZIALIST. Nehmen Sie Kontakt auf.
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