Ob Handwerker oder Architekt, Ein-Mann-Betrieb oder IT-Dienstleister – wer Dienstleistungen erbringt, muss Rechnungen schreiben. Jetzt tauchen immer öfter Fälle auf, in denen Rechnungen auf bisher unbekanntem Wege manipuliert wurden.
Wir haben Tipps für Sie, was in dem Fall zu tun ist und wie Sie sich schützen können.
Unser Beitrag über manipulierte Rechnungen im Überblick:
Gefälschte Rechnungen erhalten?
Sie haben eine Dienstleistung, einen Handwerksauftrag oder einen Anwalt beauftragt und nun eine Rechnung bekommen? Dann sollten Sie sie, ehe Sie die Rechnung begleichen, ganz genau überprüfen. Denn immer häufigen kommt es vor, dass Kunden fehlerhafte oder – noch schlimmer – gefälschte Rechnungen erhalten. Und daran sind nicht zwangsläufig die Betriebe schuld.
So kann es beispielsweise passieren, dass per E-Mal verschickte Anhänge auf dem Weg vom Sender zum Empfänger manipuliert werden. Wie das funktioniert, ist noch nicht klar, aber schon mehrfach haben Betroffene bei ihrem Handwerksbetrieb nachgefragt, ob beispielsweise die alte oder eine neu angegebene Kontonummer zu verwenden sei oder warum der Betrag so unnatürlich hoch ist. Dabei stellte sich dann heraus, dass die erstellte Rechnung nicht mit der übereinstimmt, die der Empfänger bekommen hat.
Deshalb unser Tipp an alle Kunden: Überprüfen Sie jede Rechnung ganz genau. Sie kennen den Betrieb seit Jahren und plötzlich ist die IBAN eine andere? Fragen Sie unbedingt nach, ob das korrekt ist! Der betroffenen Betrieb wird es Ihnen danken.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Prüfen Sie Rechnungen, ehe Sie sie begleichen. Bild: Pexels/Rodnae Productions
Manipulierte Rechnung verschickt? Und nun?
Wenn Kunden ihren Handwerks- oder Dienstleistungsbetrieb darauf aufmerksam machen, dass fehlerhafte Rechnungen verschickt wurden, muss der Betrieb handeln. Aber wie? Auf jeden Fall müssen Sie die Polizei verständigen und Anzeige erstatten. Das geht mittlerweile auch online. Genauere Informationen über die Online-Anzeige in den verschiedenen Bundesländern finden Sie in unserem Ratgeber Internetbetrug anzeigen.
Der nächste Schritt ist dann die Überprüfung des Computers, von dem die manipulierten Rechnungen verschickt wurden. Gern übernimmt Ihr PC-SPEZIALIST vor Ort einen umfangreichen IT-Sicherheitscheck, um die eventuell vorhandene Schadsoftware zu finden. Dabei deckt er zugleich mögliche Sicherheitslücken und Schwachstellen in Ihrem System auf.
Bedenken Sie, dass Rechnungen sensible Daten enthalten. Gelangen diese Daten in die Hände von Betrügern, droht Gefahr. Die Cyberkriminellen können die Informationen nutzen, um Daten zu fälschen und so das Geld auf ihr eigenes Konto überweisen lassen. Vor allem Rechnungen, die Sie per E-Mail verschicken, sind Ziel von Kriminellen und ein Angriff auf die Datensicherheit.
Tipps zum Schutz vor Manipulation von Rechnungen
Immer wieder gelangen sensible Daten in die Hände von Hackern. Die größte Gefahr geht dabei oftmals von den eigenen Mitarbeitern aus. Nicht umsonst wird von der „Schwachstelle Mensch“ gesprochen. Wie Sie das Sicherheitsbewusstsein Ihrer Mitarbeiter fördern können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag über Security-Awareness. Grundsätzlich können Sie sich an folgende Tipps halten:
- Klicken Sie niemals unbedarft auf Links und Anhänge, die Sie per E-Mail erhalten. Ist Schadsoftware enthalten, installiert sie sich nach dem Klicken häufig von selbst. Folge: Ihr Rechner ist verseucht.
- Sichern Sie Ihren Betrieb gegen den Befall mit Schadsoftware ab. Dazu gehören regelmäßige Updates genauso wie eine Backuproutine. Hilfe bekommen Sie bei Ihrem PC-SPEZIALIST und mit dem IT-Basisschutz, der Sie umfassend und rechtskonform absichert.
- Versenden Sie sensible Daten nicht als Office-Dateien, also beispielsweise als Word- oder Excel-Datei. Sie sind leicht veränderbar und können dadurch gefährliche Makros enthalten.
- Für den sichersten Versand digitaler Rechnungen eignen sich .pdf-Dateien am besten. Idealerweise verschlüsseln Sie sie zusätzlich, sodass nur der Empfänger sie lesen kann, sobald er das Passwort erhalten hat, das separat versendet wird.
- Bekommen Sie .zip-Dateien, ist ebenfalls Vorsicht geboten. Kriminelle nutzen Sie gern, um Spam zu versenden. In unserem Blog und Ratgeber erfahren Sie, welche gefährlichen Dateiendungen es gibt und wie Sie sich Datenendungen anzeigen lassen können.
Wenn Sie sich überfordert fühlen und unsicher sind, wie Sie sich vor gefälschten Rechnungen schützen können, wenden Sie sich an am besten an einen erfahrenen IT-Dienstleister wie PC-SPEZIALIST und lassen sich umfassend beraten, beispielsweise zu unserem Rundum-Schutz für Firmen, dem IT-Basisschutz.
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