Bürogemeinschaft

Eine Bürogemeinschaft ist eine attraktive Alternative zum eigenen Büro oder dem Home Office. Nicht deswegen sind Bürogemeinschaften auch schon seit langem in vielen Branchen beliebt und etabliert.

Ob sich die Bürogemeinschaft auch für Sie anbietet und was ihre Vor- und Nachteile sind, erfahren Sie hier.

Was ist eine Bürogemeinschaft?

Als Bürogemeinschaft versteht man einen Zusammenschluss von verschiedenen Selbstständigen, die in der gleichen Branche arbeiten und zum Gutteil sogar im gleichen Berufszweig tätig sind. Zum Arbeiten nutzen die Mitglieder der Bürogemeinschaft dabei gemeinsame Büroräume und teilen sich gegebenenfalls auch Werkstätte, Untersuchungszimmer oder Ateliers. Auch das Personal des Büros, was beispielsweise hinter der Rezeption arbeitet, ist häufig von der Gemeinschaft angestellt.

Die Bürogemeinschaft ist generell mit einer Wohngemeinschaft vergleichbar, mit dem Unterschied, dass nicht private sondern gewerbliche Räume geteilt werden. In der Regel hat jedes Mitglied einer Bürogemeinschaft einen eigenen Büroraum und seltener zumindest eine eigene Schreibtischumgebung in einem Gemeinschaftsbüro. Hier finden sich normalerweise Regale mit Fachliteratur und persönlichen Gegenstände.

Ein Gemeinschaftsbüro ist das berufliche Äquivalent zum WG-Zimmer. Bild: Pexels/TheCoachSpace

Bürogemeinschaft mit IT ausstatten

Normalerweise befindet sich hier auch ein Computer oder ein leistungsfähiges Arbeitsnotebook, ein Drucker und das ein oder andere branchenspezifische Arbeitsgerät. Benötigen Sie Unterstützung bei Ihrer IT-Ausstattung, mit der Sie in Ihrem Büro der Bürogemeinschaft ideal arbeiten können? Dann ist PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe der geeignete Ansprechpartner für Sie. PC-SPEZIALIST kümmert sich dabei um die Einrichtung eines Firmendruckers, den Verkauf von Arbeitslaptops und PCs oder die Vermietung von Arbeitsgeräten.

Sollten Sie nicht nur Ihr Büro sondern die gesamte Bürogemeinschaft einrichten oder sogar kontinuierlich betreuen wollen, kümmert sich PC-SPEZIALIST ebenfalls gern. PC-SPEZIALIST übernimmt dabei alles von der Netzwerkeinrichtung über die WLAN-Einrichtung  bis hin zur Rundum-Betreuung. Mit dem IT-Basisschutz hat PC-SPEZIALIST dabei ein individuell umsetzbares Service-Bundle für Selbstständige oder Bürogemeinschaften mit bis zu zehn Arbeitsplätzen im Angebot.

Regeln für die passende Bürogemeinschaft

In der Regel hat jedes Mitglied einer Bürogemeinschaft eine eigene Schreibtischecke oder sogar ein eigenes Arbeitszimmer mit eigener Ausstattung. Wichtig ist dabei aber von vornherein, dass es einen Bürogemeinschaft-Vertrag (als Mischung aus Gesellschafts-, Miet- und Dienstvertrag) gibt, der die Nutzungsrechte von Räumen und Gegenständen präzise festhält.

Normalerweise ist aber nicht nur ein verbindlicher Vertrag für die Zusammenarbeit in einer Bürogemeinschaft obligatorisch, sondern es sollten auch weitere informelle Regeln besprochen und festgehalten werden:

• Ähnlich wie bei einer WG-Neugründung, sollten sich die Mitglieder einer Bürogemeinschaft kennenlernen. Ein ausführliches Gespräch als Art Bewerbungsgespräch kann helfen, um im Vorhinein eine erste Vorstellungen zu definieren. Sie ist mit dem WG-Casting zu vergleichen.
• Ebenfalls vergleichbar mit dem Leben in der WG ist die Verteilung von Diensten rund um Küche und weitere Gemeinschaftsräume. Nur so kann sichergestellt werden, dass keine Diskussionen über grundsätzliche Ordnung aufkommt.
• Es sind unter Umständen allgemeine Verhaltensregeln festzulegen, wie zum Beispiel Ruhezeiten in Gemeinschaftsräumen.
• Von vornherein sollte an Ehrlichkeit und Offenheit appelliert werden, um möglicherweise auftretende Probleme direkt lösen zu können.

In der Regel gibt es in der Bürogemeinschaft auch einen bewussten Transfer von Fachwissen, indem Mitglieder entweder den aktiven Austausch suchen oder sogar gemeinsame Termine für den Austausch organisiert. Auch hierüber sollte im Vorhinein gesprochen werden.

Die Praxisgemeinschaft ist ein bekanntes Beispiel für ein Gemeinschaftsbüro. Bild: Pexels/AntoniShkraba

Für wen kommen Bürogemeinschaften in Frage?

Die Nutzung von Bürogemeinschaften bietet sich vor allem für Freiberufler und Freelancer, Selbstständige oder Kleinunternehmer und Gründer an. Anders als der Name vermuten lässt, müssen Bürogemeinschaften nicht auf Büroräume beschränkt sein. Zu den Branchen, in denen Bürogemeinschaften etabliert sind, gehören:

• Ärzte aller Fachrichtung als Praxisgemeinschaft (nicht aber als Gemeinschaftspraxis)
• Architekten und Technische Zeichner
• Fotografen als gemeinsam genutzte Fotostudios
• Rechtsanwälte und Notare
• Steuer- und Finanzberater

Tendenziell gibt es aber keine Beschränkungen bei der Bildung von Bürogemeinschaften. Zum Teil arbeiten die verschiedenen Bürogemeinschaftsmitglieder nur in der gleichen Branche, zum Teil sogar im gleichen Fachbereich.

Zwar schließen sich heute Firmen und Selbstständige, die im produzierenden Gewerbe tätig sind, eher selten in Form von Bürogemeinschaften zusammen, das kommt jedoch immer häufiger vor. Damit können Bürogemeinschaften auch Werkstattgemeinschaften sein.

Bürogemeinschaft vs. Coworking-Space

Anders als Bürogemeinschaften, die es seit jeher gibt, sind sogenannte Coworking-Spaces geteilte Büroräume, die in der Tradition von New Work stehen und vor allem der flexiblen Arbeit sowie dem unverbindlichen Austausch dienen sollen. Bürogemeinschaften fordern in der Regel eine stärkere von vornherein geplante und damit zumindest in gewissem Grad verbindliche Zusammenarbeit. 

Es handelt sich bei der Bürogemeinschaft meistens um eine verbindliche Kooperation. Die Zusammenarbeit im Sinne von Coworking ist hingegen eher freiwillig. Während alle Mitglieder einer Bürogemeinschaft derselben Branche angehören, kommen in Coworking-Spaces verschiedene Selbstständige, Gründer und Kleinbetriebe unterschiedlichster Branchen zusammen.

Während in der Regel in der Bürogemeinschaft jedes Mitglied ein eigenes Büro hat, teilt man durch sogenanntes Desk Sharing beim Coworking-Spaces Arbeitsplätze häufig. Auch lassen sich Coworking-Spaces in der Regel spontan und kurzfristig buchen, während Bürogemeinschaften längerfristige Bindungen sein sollten.

Klare und abgesprochene Regeln sind für die Zusammenarbeit im Gemeinschaftsbüro notwendig. Erfahren Sie hier mehr zu Vor- und Nachteilen von Gemeinschaftsbüros. Bild: Pexels/LisaFotios

Vorteile von Bürogemeinschaften

Die Arbeit in Bürogemeinschaften hat gegenüber der Arbeit im eigenen Büro nicht nur eindeutige Vor- oder Nachteile, sondern einen bunten Strauß an beidem. Mitglieder, die eine Bürogemeinschaft gründen oder einer Bürogemeinschaft beitreten, können von den folgenden Vorteilen profitieren:

• Niedrige Kosten: Eines der Hauptargumente für eine Bürogemeinschaft sind die durch alle Mitglieder geteilte Kosten. Immerhin teilen die Mitglieder nicht nur Räumlichkeiten, sondern auch Miete, Strom und Heizungskosten sowie unter Umständen teure Apparaturen, branchenspezifische Geräte und zum Teil sogar das Mobiliar der Gemeinschaftsräume.
• Produktivität: In einem eigenen Büro oder im Home Office gibt es leider viele Ablenkungen, aber keine Kontrolle. Anders sieht es in einer Bürogemeinschaft aus. Hier ist der Fokus auf die eigene Arbeit gewährleistet.
• Gesellschaft: In einem eigenen Kleinstbüro oder zuhause im Bürozimmer kann einem schnell die Decke auf den Kopf fallen. Im Gegensatz dazu ist man in der Bürogemeinschaft immer in Gesellschaft. Das sorgt nicht nur für Produktivität, sondern auch für Motivation zur produktiven Arbeit.
• Networking-Aspekt: Wenn auch nicht die gemeinsame Arbeit im Fokus steht, ermöglicht die Bürogemeinschaft ihren Mitgliedern doch, sich auf täglicher Basis miteinander zu vernetzen und Wissen zu teilen.

Bürogemeinschaften bieten sich vor allem für Selbstständige oder Kleinunternehmer an, die nicht auf Arbeitsgemeinschaften und enge Geschäftskontakte verzichten müssen, aber dennoch einen festen und individuell gestaltbaren Arbeitsplatz benötigen.

Nachteile von Bürogemeinschaften

Trotz dieser schlagkräftigen Vorteile, gibt es auch eine ganze Reihe an Nachteilen, die Sie auf jeden Fall berücksichtigen sollten, wenn Sie überlegen, eine Bürogemeinschaft zu nutzen. Die zentralen Nachteile lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:

• Geringe Flexibilität: Wenn man selbstständig ist, muss man sich oft auf neue Kunden und Partner einstellen. Mit einer Bürogemeinschaft ist man jedoch immer an Mietverträge und Absprachen mit Kollegen gebunden.
• Konfliktpotenzial: Wie auch in einer Wohngemeinschaft kann es in Bürogemeinschaften zu kleineren oder größeren Konflikten kommen. Sie sollten deswegen juristisch relevante Aspekte vorher festlegen, Regeln zur Nutzung von Arbeitsräumen oder Ruhezeit besprechen und festhalten.
• Fehlende Entscheidungsfreiheit: Alle Mitglieder entscheiden gemeinsam über die Regeln Ihrer Bürogemeinschaft. Das kann zu Diskussionen führen und zu Unzufriedenheiten führen.
• Lärmpegel: Insbesondere dann, wenn die anderen Mitglieder Ihrer Bürogemeinschaft viel Kontakt mit Kunden oder Partnern haben, sie viel telefonieren und häufig Meetings abhalten, bleibt es nicht aus, dass auch mal der Lärmpegel steigt. Er kann sich auf Ihre Produktivität auswirken. Sie sollten deswegen von vornherein passende Räumlichkeiten suchen.
• Zahlungsrückstände: Auch kann es im hoffentlich selteneren Fall zu Zahlungsrückständen von Mitmietern kommen und man muss als Übermieter erst einmal vorstrecken. Das kann frustrierend sein und sich auf die Grundstimmung ausüben.

Vor allem für Selbstständige und Kleinunternehmer, die ihre Ruhe brauchen, flexibel sein möchten oder ihr Arbeitsumfeld ganz nach ihren eigenen Wünschen gestalten sind Bürogemeinschaften nicht unbedingt geeignet. Egal, für welches Bürokonzept Sie sich entscheiden, eins ist sicher: PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe ist der geeignete Ansprechpartner für Ihre Firmen-IT.

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