Desk Sharing

Desk Sharing ist ein Bürokonzept, bei der Angestellte keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern einen freien Platz im Büro wählen. Das flexible Konzept hat viele Vorteile, aber bietet sich nicht für jedes Unternehmen an.

Erfahren Sie hier, was Desk Sharing genau ist, was seine zentralen Vor- und Nachteile sind und ob es zu Ihrer Firma passt.

Was ist Desk Sharing?

Desk Sharing (auch „Desksharing“, „Shared Desk“, „Flexible Desk“ oder „Flex-Desk“ genannt) bezeichnet ein Bürokonzept innerhalb einer Organisationseinheit wie dem gesamten Unternehmen, einer Abteilung oder einzelner Stellen, bei dem Angestellte keinen festen und personalisierten Büroarbeitsplatz haben.

Vielmehr teilt sich die entsprechenden Personengruppe einen Büroarbeitsplatz bzw. Büroarbeitsplätze. Darüber hinaus gibt es dabei in der Regel weniger Arbeitsplätze als Mitarbeitende. Das Hauptmerkmal vom Desk Sharing liegt dabei darin, den Angestellten ihren Arbeitsplatz und ihre Arbeitszeit frei und flexibel wählen zu lassen.

Desk Sharing funktioniert besonders dann gut, wenn Mitarbeiter möglichst viele verfügbare Informationen und Daten in der Cloud gespeichert haben. Die Mitarbeiter sind also nicht auf einen stationären Rechner angewiesen. Auch unterschiedliche Arbeitsorte, wie geschlossene Einzelbüros und offene Großraumbüros, sind dem geteilten Arbeitsplatz zuträglich.

Desk Sharing ist ein Arbeitsplatzkonzept, das sich das Teilen von Arbeitsplätzen zum Ziel macht. Bild: Pexels/David

Hintergründe zum Desk Sharing

Hauptgrund für die Einführung von Desk Sharing ist die hybride Arbeit bzw. die zunehmende Arbeit aus dem Home Office (Remote Work). Aber auch aufgrund von anderer Faktoren wie Krankheitsfälle, Urlaube, Außeneinsätzen, Beratungen, Projektarbeitsphasen in Seminarräumen, Meetings oder Trainings bleiben herkömmliche Arbeitsplätze verhältnismäßig oft unbesetzt.

Im deutschsprachigen Raum waren Arbeitnehmer, die in traditionellen Bürojobs tätig waren, nur schätzungsweise 70 Prozent der Arbeitszeit auch an ihrem Büroarbeitsplatz. Verschiedene Studien unterstreichen dabei, dass Personen, die ihren Arbeitsplatz entsprechend den Anforderungen der jeweiligen Aufgabenstellung auswählen können, deutlich effektiver arbeiten. Vor allem bei Tätigkeiten, die Konzentration erfordern, benötigt man eher ruhige Orte, bei der Zusammenarbeit im Team ist der unmittelbare Austausch mit Kollegen und Kolleginnen oft hilfreich.

Exkurs: Wie hat sich Desk Sharing verbreitet?

Bekannt wurde das Desk-Sharing-Konzept durch Silicon Valleys Megaunternehmen wie Alphabet (Google) und Meta (Facebook). Noch vor dem Ausbruch des Coronavirus wurde Desk Sharing auch von mehreren deutschen Großkonzernen wie Lufthansa, Siemens oder dem ADAC etabliert.

Heute ist Desk Sharing als Teil der Sharing Economy in vielen mittelständischen Unternehmen angekommen und verbreitet sich dort immer schneller. Dabei hat sich Desk Sharing natürlich zuerst in klassischen Bürojobs durchgesetzt und gelangt erst allmählich in die Wahrnehmung von Arbeitsbereichen, die nicht nur am klassischen Schreibtisch stattfinden.

Heute wird Desk Sharing auch für Kleinunternehmen zunehmend attraktiv. Natürlich zuerst vorwiegend für solche, die ohnehin personenbezogene Arbeitsplätze nutzen oder neue Arbeitsplätze schaffen bzw. ein neues Arbeitsplatzmodell auswählen müssen.

Traditionelle Arbeitsplätze haben nicht nur Nachteile, sondern auch eine ganze Reihe an Vorteilen gegenüber Shared Desks. Mitarbeiter sollten in den Entscheidungsprozess unbedingt einbezogen werden. Bild: Pexels/fauxels

Desk Sharing: Einbezug der Mitarbeiter

Wenn Sie sich dazu entscheiden, Desk Sharing in Ihrem Unternehmen umzusetzen, sollten Sie die Einführung in Ruhe und vor allem intensiv planen. Mit der sogenannten Sharing-Quote legen Sie fest, wie viele ihrer Angestellten keinen Arbeitsplatz zur Verfügung haben und damit auf flexible Arbeit angewiesen sind. Vor allem bei Kleinbetrieben mit unter zehn Mitarbeitern bietet sich an, die Sharing-Quote gemeinsam mit allen Angestellten zu besprechen.

Die Quote sollte dabei jedoch für alle Mitarbeiter nachvollziehbar sein und sie sollten bei der Entscheidungsfindung zentral einbezogen werden. Denn das Shared-Desk-Konzept kann nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn die Mitarbeitenden eines Unternehmens es mittragen.

Juristische Bestimmungen zum Desk Sharing

Vor- und Nachteile sollten dabei abgewogen und im gesamten Unternehmen kollektiv besprochen werden. Ein Gerichtsbeschluss des Arbeitsgerichts Frankfurt sah darüber hinaus sogar vor, dass dabei sogar der Betriebsrat zwingend eingebunden werden muss, wenn Desk Sharing in Firmen etabliert wird. Ohne die angemessene Rücksprache fühlen sich die Mitarbeiter möglicherweise übergangen und die Arbeitsmotivation lasse unter Umständen nach.

Die Einführung von Desk-Sharing Arbeitsplätzen muss den Anforderungen gemäß der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) so umgesetzt werden, dass keine Gesundheitsgefährdungen für die Mitarbeitenden entstehen. Arbeitgeber müssen eine entsprechende Gefährdungsbeurteilung durchführen lassen. Auch sollten sie die sonstigen rechtlichen Anforderungen im Hinblick auf Verträge, Arbeitsstättenverordnung und Hygienebestimmungen bereits im Vorfeld.

Wie die Arbeitsplatzausstattung eines Shared Desk aussieht, sollten Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern präzise gfestlegen. Bild: Pexels/OliaDanilevich

Shared Desks: Arbeitsplatzausstattung

Angestellte, die ihren festen Arbeitsplatz aufgeben, sollten im Gegenzug optimal ausgestattet werden. Mindestens höhenverstellbare Tische und Stühle sind aus ergonomischer Sicht ein Muss. Auch ein hochwertiger Monitor sowie eine Dockingstation, die mit allen eingesetzten Notebooks kompatibel ist und genügend USB-Anschlüsse zur Verfügung hat, sind wichtig, damit der Shared Desk optimal genutzt werden kann. Tastaturen, Mäuse und andere technische Peripherie-Geräte sollten aus Hygienegründen beim Desk Sharing von nur jeweils einer Person genutzt werden.

Sollten Sie eine passende IT-Ausstattung benötigen oder Unterstützung bei der professionellen Einrichtung Ihrer IT benötigen, ist PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe der geeignete Ansprechpartner für Sie. PC-SPEZIALIST stattet Sie mit Monitoren, Dockingstations, ergonomischen Mäusen und Tastaturen sowie mit weiterer Peripherie aus, aber übernimmt auch die Beschaffung und Einrichtung von Dienstnotebooks und Diensthandys für Sie.

Einrichtung von Shared Desks

Desk Sharing ist ein demokratisches Arbeitsmodell. Alle Shared Desks sollten deswegen, was Arbeitsmittel und -geräte angeht, gleich eingerichtet werden. Die Einzige Ausnahme ist der Fall, dass verschiedene Arbeitsplätze auf konkrete aufgabenbezogene Bedürfnisse angepasst werden müssen.

Auch in diesem Fall steht Ihnen PC-SPEZIALIST gern bei! PC-SPEZIALIST stattet Sie dabei auf Wunsch auch direkt mit dem IT-Basisschutz für bis zu fünf Arbeitsplätze aus. Die vier individualisierbaren Schutzpakete sind auf Grundbedürfnisse von kleineren Unternehmen abgestimmt und beinhalten je nach Anforderung alles vom Grundschutz bis hin zu Miet-mich-Arbeitsplätzen.

Weil Mitarbeiter ihre Gegenstände und Geräte nicht mehr dauerhaft auf dem Schreibtisch platzieren können, benötigen sie auf jeden Fall entsprechenden Stauraum wie Rollcontainer oder Spinde. Unternehmen, die Desk Sharing etablieren wollen, müssen sich hierum unweigerlich kümmern. Dabei ist auch das Thema Datenschutz relevant, da sicherzustellen ist, dass keine Unbefugten auf den Inhalt des Stauraums zugreifen kann.

Mit der Clean Desk Policy geht die Individualität und Persönlichkeit von Arbeitsplätzen verloren, dafür kann nicht nur eine Person an ihm effizient arbeiten. Bild: Pexels/Theo

Clean-Desk-Policy

Die Einführung einer gut durchdachten Clean-Desk-Policy ist ein unternehmerseitiges Muss. Als Clean-Desk-Policy versteht man in etwa das, was man vielleicht noch aus WG-Zeiten kennt: Die gemeinschaftlich genutzten Räume sollten stets so hinterlassen werden, wie man sie vorfinden möchte.

Das heißt im Falle des Shared Desks, dass alle persönlichen Gegenständige und Geräte aufgeräumt sein sollten, wenn man den Arbeitsplatz verlässt. Denn nur dann, wenn die geteilten Arbeitsplätze sauber, ordentlich und leer hinterlassen werden, können diese von allen möglichst effizient genutzt werden.

Wie Ihre individuellen Desk-Sharing-Arbeitsplätze aber genau zu hinterlassen sind und ob Sie auf die Clean-Desk-Policy setzen, sollten Sie als Unternehmer selbst entscheiden und möglichst präzise definieren. Generell gilt jedoch: Auch im Hinblick auf den Datenschutz bietet sich eine vernünftig umgesetzte Clean-Desk-Policy an.

Ist Desk Sharing für Ihr Unternehmen geeignet?

Leider lässt sich nicht sagen, für welche Unternehmen Desk Sharing geeignet ist, ohne die individuellen Anforderungen, Arbeitsweisen und Voraussetzungen im Blick zu haben. Es lässt sich jedoch definitiv sagen, dass Shared Desks auch für Kleinbetriebe hochgradig relevant sein können. Auch lassen sich zwei Voraussetzungen benennen, die für die Einführung von Desk Sharing sprechen:

• Ihre Mitarbeiter arbeiten zeitlich und örtlich flexibel.
• Einige Ihrer Mitarbeiter sind auch extern tätig, arbeiten also vor Ort bei Kunden oder im Außendienst.
• Ihr Unternehmen möglichst viele verfügbare Informationen und Daten elektronisch speichert und sie ortsunabhängig verfügbar macht.

Wenn Sie diese zwei Merkmale erfüllen, ist Desk Sharing für Ihr Unternehmen schon einmal tendenziell geeignet. Natürlich setzt das Prinzip aber auch voraus, dass sie momentan für alle Personen, die in Ihrem Unternehmen tätig sind, Arbeitsplatze zur Verfügung stellen.

Desk Sharing bietet verschiedene Möglichkeiten, je nach Mitarbeiterstamm, Branche, Geschäftsräume und Voraussetzungen. Hierzu gehören das sogenannte Hot Desking und Desk Hotelling. Bild: Pexels/Thirdman

Möglichkeiten des Desk Sharing

In den meisten Fällen des Desk Sharing haben Beschäftigte keine eigenen Arbeitsplätze mehr, sondern können sich einen Arbeitsplatz aussuchen, wenn sie im Unternehmen arbeiten. Eine Ausnahme bildet der feste Arbeitsplatz, der mehreren Personen zugewiesen ist, die ihn gemeinsam nutzen und somit nicht zeitgleich im Unternehmen arbeiten können.

Ansonsten suchen die Betroffenen beim Desk Sharing „ihren“ Büroarbeitsplatz in Hinblick auf ihren aktuellen Aufgabenbereich bzw. nach Arbeitsplatzwahl von Teammitgliedern oder rein nach Verfügbarkeit aus. Dazu müssen Sie ein Konzept entwickeln und etablieren, bei dem auch die „Buchung“ des Arbeitsplatzes inbegriffen ist. Prinzipiell gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Mitarbeiter flexible Arbeitsplätze aussuchen können. Die beiden etablierten Lösungen der Arbeitsplatzauswahl nennt man Hot Desking und Desk Hotelling.

Hot Desking & Desk Hotelling

Beim Hot Desking gilt das Prinzip „wer zuerst kommt, malt zuerst“. Ein benötigter Arbeitsplatz kann aus den sichtlich verfügbaren ausgewählt werden. Häufig ermöglichen dabei aber auch digitale oder physische Sichtkontrollen wie Glaswände die Einsicht betroffener Arbeitsplätze, dass diese ausgewählt werden können. Das Hot Desking kennt man unter anderem auch aus der Arbeitsplatzwahl in Universitätsarbeitsräumen und -bibliotheken.

Wenn es verantwortliche Personen oder digitale Systeme gibt, die sich um das Buchen kümmern, spricht man von Desk Hotelling. Den Namen verdankt das Buchungsprinzip der Ähnlichkeit zur Raumbuchung in Hotels. Die zuständige Person (im Hotel die Rezeption) nennt man beim Desk Sharing „Floormanager“ oder „Etagenmanager“. Diese Aufgabe wird heute aber häufig auch von digitale Buchungssystemen übernommen. Meistens sind diese in Kalendersysteme integriert oder können als eigenständige Programme installiert werden. Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung und Konfiguration eines Desk-Hotelling-Systems? Dann ist PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe der richtige Ansprechpartner für Sie.

Die Vorteile und Nachteile von Desk Sharing sind beachtlich. Sie sollten als Unternehmer gut überlegen, ob und wie Sie Shared Desks einführen. Bild: Pexels/LisaFotios

Vorteile von Desk Sharing

Desk Sharing eignet sich besonders gut für agile Arbeitsmodelle und flexible Arbeitsweisen. Es gibt es dabei sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer eine ganze Reihe an Vorteilen:

• Einsparungen sind bei Raumkosten und Büroausstattungskosten, Reinigungskosten sowie Energiekosten realisierbar.
• Nicht nur Kosteneinsparung, sondern auch die effizientere Platznutzung ist möglich.
• Desk Sharing bündelt Ressourcen; statt allen Angestellten eigene Schreibtische, Bürostühle und Hardware wie Monitore zur Verfügung zu stellen, müssen Sie nur einige Arbeitsplätze ausstatten.
• Arbeitnehmer können durch Desk Sharing und andere zeitgemäße Konzepte zur Arbeitsplatzoptimierung flexibler arbeiten.
• Gleichzeitig stärkt Desk Sharing die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern weiter.
• Desk Sharing und vergleichbare Konzepte fördern den Informationsfluss im Sinne der ganzheitlichen Unternehmenskommunikation.
• Die Etablierung von unternehmensweiten Shared Desks fördert flache Hierarchiestrukturen.
• Da Desk Sharing als Zeichen einer modernen Unternehmenskultur gilt, zahlen Shared Desks positiv auf das Employer Branding und Firmenimage ein.

Unternehmen mit Konzepten zur Arbeitsplatzoptimierung setzen sich im Wettbewerb gegenüber Firmen mit klassischen Arbeitsplätzen tendenziell durch. Natürlich sind die Vorteile aber nicht für jedes Unternehmen relevant.

Nachteile von Desk Sharing

Desk Sharing passt nicht zu jedem Unternehmen. Nachteile für den Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind unter anderem:

• Strukturen und Routinen fallen weg; was zum Nachteil von Arbeitgebern und Angestellten sein kann.
• Unter anderem benötigt die Suche nach einem Arbeitsplatz Zeit und Energie.
• Durch das Einrichten wie das Einstellen von Stuhl- und Tischhöhe geht Arbeitszeit verloren.
• Auch der Transport von Arbeitsmitteln und Unterlagen nimmt Zeit in Anspruch.
• Unter Umständen wird Desk Sharing durch eine fehlende Planbarkeit zum Stressfaktor, vor allem dann, wenn das Arbeitsplatzmodell ungenügend geregelt ist.
• Je nach Persönlichkeit des Mitarbeiters kann Kreativität und Produktivität leiden – denn nicht jeder ist dafür gemacht, sich jeden Tag im Büro neu einzurichten, statt am festen, gewohnten Sitzplatz zu arbeiten.

Nicht jeder wechselt also gern seine Arbeitsumgebung und für manche Mitarbeiter ist der tägliche Trott nicht unbedingt etwas Schlechtes. Zwar fördert Desk Sharing den unternehmensübergreifenden Austausch, gleichzeitig kann die Verbundenheit im Team sinken.

Desk Sharing hat sich heute vor allem in Großraumbüros und mittelständischen Unternehmen etabliert. Ob es auch für Ihr Kleinunternehmen geeignet ist, müssen Sie genau überlegen. Bild: Pexels/PolinaZimmerman

Weitere Konzepte der Arbeitsplatzoptimierung

Der klassische Arbeitsplatz im Büro verliert heute immer mehr an Bedeutung, gleichzeitig nehmen zeitgemäße Bürokonzepte, die ein flexibles Arbeiten ermöglichen, immer mehr zu. Parallel zum Desk Sharing gibt es auch weitere Konzepte zur Arbeitsplatzoptimierung. Dazu gehören unter anderem:

• Coworking-Spaces
• Kreative Inseln
• Home-Office-Arbeitsplätze
• Mobile Workspaces & Converse Spaces

Diese können zum Teil auch in Verbindung mit Shared Desks umgesetzt werden und fordern zumindest partiell einen Bruch mit dem herkömmlichen Arbeitsplatzprinzip und fördern damit bereits im Kern schon die Grundidee der geteilten Arbeitsplätze. Bevor Sie sich mit Ihrem Unternehmen fürs Desk Sharing entscheiden, sollten Sie sich nach Möglichkeit über die weiteren Konzepte zur Arbeitsplatzoptimierung informiert haben.

Vor allem heute, in Zeiten von digitalen Transformationen, treffen Verantwortliche die Entscheidung zur Einführung von Desk Sharing verhältnismäßig oft überschnell. Leider erwiesen sich vorschnelle Umsetzungen von Desk Sharing vor dem Ausbruch der Corona-Pandemie nicht immer als zielführend, weil während dieser entsprechend weniger Angestellte vor Ort im Büro arbeiten konnten. Wenden Sie sich vertrauensvoll an PC-SPEZIALIST und lassen Sie sich bei der erfolgreichen Erstellung eines Arbeitsplatz-Modells kompetent unterstützen.

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Weiterführende Links: Avantgarde Experts, Arbeitsrecht.de, CONRAD, Karrierebibel, Bürowelt der Zukunft, lendis, rexx systems