Smart Office

Die Bezeichnung „Smart Office“ kommt aus dem Englischen und bedeutet in etwa so viel wie intelligentes Büro. Gemeint ist damit die Etablierung von automatisierten und digitalen Arbeitsprozessen.

Erfahren Sie hier, was das genau bedeutet und inwiefern es sich auch für kleine Betriebe anbietet, aufs intelligente Büro zu setzen.

Was ist Smart Office?

Das Konzept Smart Office beruht auf der Tatsache, dass die Digitalisierung sämtlicher Lebensbereiche immer schneller voranschreitet. Dabei steht außer Frage, dass auch die Arbeitswelt von morgen digital ist. Heute sind bereits viele Arbeitsprozesse automatisiert und digitalisiert. Durch das Smart Office, also das intelligente Büro, werden die verschiedenen Geräte und Anwendungen, die Teil der Unternehmensumgebung sind, miteinander verbunden.

Kleinere Betriebe ziehen längst nach und werden immer digitaler, um sich am Markt weiterhin durchsetzen zu können. Gleichzeitig fordern Mitarbeiter und potenzielle Mitarbeiter von ihren Arbeitgebern häufiger digitale Lösungen. Sie stellen höhere Anforderungen an die Arbeit im Büro oder von zuhause aus. Damit Betriebe den Anforderungen gerecht werden können, müssen Sie Ihre Arbeitsumgebungen zu Smart Offices umgestalten.

Smart-Office-Arbeitsplätze finden Sie heute nicht mehr nur in Großunternehmen, sondern auch in geteilten Arbeitsplatzumgebungen oder sogar kleinen Büros. Bild: Unsplash/@copernicowork

Smart Office & Smart Home

Smart Home ist deutlich bekannter und älter als Smart Office. Dabei handelt es sich um die Automatisierung und Digitalisierung des Eigenheims. Privat genutzte Räume werden mithilfe von Smart Home sicherer und komfortabler, gleichzeitig werden durch wegfallende Aufgaben Personen dazu motiviert, ihre Zeit zuhause optimal zu nutzen. Dennoch ist das intelligente Zuhause kein starres Konstrukt. Zum Smart Home können automatisierte Rollosysteme zählen, sich an die Außentemperatur anpassende Kühlschränke, aber auch Türen mit biometrischer Personenerkennung.

Ziemlich genauso sieht es mit dem Smart Office aus. Das intelligente Büro steigert das Wohlbefinden, die Arbeitseffizienz und Produktivität der Mitarbeiter, auch gestaltet es die Büroräume gleichzeitig sicherer und nachhaltiger. Beim Smart Office ist ebenfalls ziemlich viel – oder auch entsprechend wenig – möglich. Intelligente Büros können die verschiedensten digitalen Steuerungs-, Überwachungs- und Optimierungseinrichtungen einbinden.

Bestandteile des Smart Office

Beliebte Smart-Office-Produkte sind per App oder Fernbedienung steuerbare oder sogar programmierbare Gebäudemanagement- und Sicherheitssysteme. Dazu gehören Rollos, die sich dem Sonnenlicht automatisch anpassen, Heizungen, die sich abhängig von der Außentemperatur selbst regulieren oder Alarmsysteme. Schaltet sich das Licht aus, kühlt die Klimaanlage ab und deaktiviert sich der Netzwerkzugang, wenn alle Personen das Gebäude verlassen haben? Dann spart ein Unternehmen enorm viel Energie.

Natürlich sind auch Computer, Drucker und Multifunktionsgeräte sowie diverse internetfähige Gadgets die Basis des Smart Office. Dazu gehören auch ins Internet der Dinge (Internet of Things) eingebundene Bürohelfer wie Sitz-Steh-Tische oder Whiteboards. Zutrittskontrollen wie Türen, die sich bei Gesichtserkennung automatisch öffnen oder automatisierte Brandmeldeanlagen sind ebenfalls beliebter Bestandteil des intelligenten Büros. Durch entsprechende Systeme können Firmen genau nachhalten, wer sich wann im Gebäude aufgehalten hat und damit verbunden Social-Hacking-Angriffe direkt verhindern.

Eine Smart-Office-Einrichtung kann aus verschiedensten Geräten wie Notebooks und Smartphones, aber auch aus diversen Geräten des Internet of Things bestehen. Bild: Unsplash/@magnetme

Smart Work und das Smart Office

Vielleicht haben Sie schon einmal den Begriff Smart Work gehört und fragen sich jetzt, ob es sich dabei um eine andere Bezeichnung für das Smart Office handelt? Beide Konzepte setzen zwar auf eine intelligente Arbeit, die eine Digitalisierung und Automatisierung von Unternehmensprozessen fordert, aber bedeuten doch etwas anderes.

Als Smart Work bezeichnet man dabei ein Arbeitskonzept, mit dem Sie das Modell des Nine-to-Five-Jobs ablösen und gleichzeitig ein flexibles, unabhängiges und individuelles Arbeiten fokussieren können. Heute ist Smart Work in größeren und moderneren Firmen bereits der Standard, das Konzept etabliert sich aber auch immer mehr in mittelständischen und kleinen Unternehmen: Spätestens seit der Corona-Pandemie haben fast alle Betriebe eine Home-Office-Regelung und bieten auch heute noch die flexible Arbeit aus dem Home Office an.

Steigende Nachfrage nach Smart Office

Viele deutsche Unternehmen aller Größen und Branchen sind vom Smart Office überzeugt. Eine Studie, die im Frühjahr 2018 von reichelt elektronik durchgeführt wurde, bestätigt das: Mehr als 60 Prozent aller befragten Unternehmen nutzten damals schon smarte Installationen und insgesamt 73 Prozent sprachen sich für die Etablierung des Smart Office aus. Am beliebtesten waren dabei vor allem smartes Licht, smarte Alarmanlagen und Rauchmelder, smarte Temperaturmess- und regulierungsgeräte sowie smarte Rollos.

Als Gründe für die Nutzung von smarten Geräten nannten befragte Unternehmer vor allem mit dem Smart Office verbundene Kostensenkungen, Nachhaltigkeit, höhere Sicherheit sowie das Befinden von Mitarbeitern. Heute, nach der Corona-Krise, sieht die Nachfrage nach Smart Office nicht wirklich anders aus. Gerade dann, wenn Büros nicht durchgehend besetzt sind, sind Alarmanlagen, die diverse Probleme und Schwierigkeiten automatisiert melden, absolut sinnvoll.

Die Digitalisierung ist die Basis, damit Smart Office überhaupt erst etabliert werden kann. Bild: Unsplash/@anniespratt

Intelligentes Büro und Digitalisierung

Viele Arbeitsprozesse sind im intelligenten Büro deutlich unproblematischer vollzogen, als im klassischen. Die Arbeiten dauern oft nicht so lange und fühlen sich nicht so zäh an, wenn eine Vielzahl an Arbeitsschritten automatisiert abläuft. Ohne Frage können dabei die allermeisten Arbeiten heute auch digital vollzogen werden.

Welche Arbeiten das bei Ihnen sind, können wir aus der Ferne leider nicht sagen. Wir wissen jedoch definitiv: Damit Ihr Büro überhaupt smart werden kann, benötigen Sie dafür erst einmal die grundlegende digitale Ausstattung.

Sollten Sie bei der Beschaffung oder bei der kontinuierlichen Betreuung Ihrer Bürogeräte Hilfe benötigen, ist PC-SPEZIALIST Ihr geeigneter Ansprechpartner. Auf Wunsch richten wir Ihnen auch ein gesamtes Smart Office ein. Nehmen Sie ganz einfach den Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich beraten.

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