Arbeitszeiterfassung

Gibt es bereits die Pflicht der Arbeitszeiterfassung? Wie muss sie aussehen? Digital oder analog? Welche Pflichten haben Arbeitgeber? Und welche Arbeitnehmer? Seit einem EuGH-Urteil ist klar: Die tägliche Arbeitszeit muss erfasst werden.

Bei uns erfahren Sie, wie der rechtliche Rahmen aussieht und welche Möglichkeiten es zur Erfassung der Arbeitszeit es gibt.

Was ist Arbeitszeiterfassung?

Die Arbeitszeiterfassung wurde als Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im Jahr 1994 eingeführt. Sie schützt Arbeitnehmer davor, mehr Arbeit leisten zu müssen, als vertraglich geregelt ist. Das funktioniert, weil der Arbeitgeber die korrekten Arbeitszeiten aufzeichnen muss. Gleichzeitig erfahren Arbeitnehmer, ob gesetzliche Regelungen wie Ruhepausen eingehalten werden und die vertraglich geregelte Arbeitszeit eingehalten wird. Beide Seiten haben also eine Kontrolle – die eine Seite, dass nicht zu viel, die andere, dass genug gearbeitet wird.

Das Arbeitszeitgesetz gibt bundesweit einheitliche Richtlinien vor und ist für alle Arbeitsverhältnisse in Deutschland gültig. Es regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen, Wochenendarbeitszeiten und Überstunden. Einige Branchen und Jobs sind von diesen Regelungen jedoch ausgenommen. Dazu gehören Chefärzte, Schiffsbesatzungen oder der öffentliche kirchliche Dienst.

Allerdings mussten Arbeitgeber in Deutschland bislang nur dokumentieren, wenn Arbeitgeber ihre wöchentliche Arbeitszeit überschritten oder an Sonn- und Feiertagten arbeiteten. Vor allem das Überschreiten der wöchentlichen Arbeitszeit lässt sich faktisch aber nur bestimmen, wenn Arbeitsbeginn und Ende sowie notwendige Pausen erfasst werden. Mit einem Urteil des EuGH vom 14. Mai 2019 (C‑55/18) hat sich Rechtsgrundlage geändert.

Der EuGH hat ein Urteil zur Arbeitszeiterfassung gesprochen. Die Mitgliedsstaaten müssen europäisches Recht umsetzen. Bild: Pexels/Sora Shimazaki

Wie lautet EuGH Urteil zur Arbeitszeiterfassung?

Vorausgegangen war dem Urteil ein Streit zwischen einer spanischen Gewerkschaft gegen die Deutsche Bank in Spanien. Darin ging es um die Forderung nach einer gesetzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das spanische Arbeitsrecht nicht vorsieht.

Der Europäische Gerichtshof fällte sein Urteil am 14. Mai 2019. Zusammengefasst lautet es: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten in einem verlässlichen, objektiven und zugänglichen System vollständig erfassen.

Mit dem Urteil will der EuGH vor allem Arbeitnehmerrechte stärken und legt einen klaren Fokus auf die physische und psychische Gesundheit der Arbeitnehmer. Denn: Mit den erfassten Daten können Arbeitnehmer den Behörden potenzielle Verstöße des Arbeitgebers gegen Regelungen zur Arbeitszeit melden. Gleichzeit kann aber auch ein Arbeitgeber „schwarze Schafe“ unter den Mitarbeitern erkennen.

Ab wann ist Erfassung der Arbeitszeit Pflicht?

Die Frage, wann die Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht wird, ist nicht klar geregelt. Der EuGH hat mit seinem Urteil dafür gesorgt, dass die Mitgliedsländer handeln müssen, eine zeitliche Frist gibt es allerdings nicht. Aber: Im Februar 2020 entschied das Arbeitsgericht im norddeutschen Emden, dass die Einführung eines solchen Systems auch ohne die entsprechende gesetzliche Regelung erfolgen müsse.

Wichtig: Bei der Arbeitszeiterfassung geht es um personenbezogene Daten. Deshalb ist es wichtig, dass Arbeitgeber bei der Erfassung und Speicherung die Vorschriften der DSGVO beachten.

Auch wenn es aktuell noch keine rechtliche Grundlage zur Erfassung der Arbeitszeit gibt, die Pflicht dafür wird kommen. Warum also nicht schon jetzt starten? Lassen Sie sich von PC-SPEZIALIST mit hilfreichen Informationen und Hilfestellung beraten und ein passgenaues Zeiterfassungssystem einrichten.

Wird in Ihrer Firma die Arbeitszeit bereits erfasst oder arbeiten Ihre Mitarbeiter noch nach Sanduhr? Bild: Pexels/Thirdman

Welche Arten der Arbeitszeiterfassung gibt es?

Die Arbeitszeiterfassung kann ganz unterschiedlich aussehen. In Betrieben, in denen nur vor Ort gearbeitet wird, kann eine Stechuhr sinnvoll sein, für Arbeitnehmer, die mobil sein müssen, kann es eine App tun. Wir stellen Ihnen verschiedenen Möglichkeiten vor:

• Der Stundenzettel ist die älteste Art und Weise, die Arbeitszeit zu erfassen. Auf einem unternehmensinternen Vordruck tragen Mitarbeiter eigenständig die geleisteten Arbeitsstunden ein und übergeben diesen Zettel regelmäßig an ihre Arbeitgeber. Der Vorteil sind geringe Kosten und es ist keine Software oder Hardware nötig. Aber: Stundenzettel sind nicht mehr zeitgemäß, können verloren gehen und führen zu einem hohen Arbeits- und Zeitaufwand.
• Festinstallierte Terminals, die mit einer Software verbunden sind, gehören zu den Hardware-Lösungen der Erfassung der Arbeitszeit. Mittels Transpondern oder Karten können Mitarbeiter sich selbst ein- und auschecken. Vorteil: Die Geräte sind kaum fehleranfällig, Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten jederzeit einsehen und der Verwaltungsaufwand für die Lohnbuchhaltung ist gering. Aber: Mitarbeiter im Home Office oder auf Geschäftsreise können ihre Arbeitszeit nicht erfassen und Transponder oder Karten können verloren gehen.
• Anstelle festinstallierter Terminals können Sie webbasierte und mobile Zeiterfassungssysteme wie beispielsweise ein App in Ihrem Betrieb einsetzen. Die Mitarbeiter – ob im Büro, im Home Office oder im Außendienst checken sich über den eigenen PC oder eine App ein. Vorteil: Die Transparenz ist groß – Fehlzeiten, Urlaubstage und Überstunden sind für beide Seiten einsehbar – und die Buchhaltung spart Zeit. Nachteil: Nicht jeder Mitarbeiter besitzt ein Firmen-PC oder Diensthandy, das ist aber Voraussetzung. Zudem funktionieren digitale Systeme stark vertrauensbasiert. Manipulationen sind nicht gänzlich ausgeschlossen.

Jede Art der Arbeitszeiterfassung bietet also Vor- und Nachteile, wägen Sie ab, welche Lösung für Ihre Ihre Firma die beste ist. Entscheiden Sie sich für die digitale Zeiterfassung, lassen sich von Ihrem PC-SPEZIALIST vor Ort beraten und bei der Einrichtung der Lösung unterstützen.

Vorteile der Arbeitszeiterfassung

Wenn Sie als Arbeitnehmer denken, die Arbeitszeiterfassung sei vor allem eine Überwachung der Mitarbeiter, dann liegen Sie falsch. Denn es geht nicht um Kontrolle, sondern um Transparenz und Fairness bei der Abrechnung. Und vor allem für flexibel arbeitende Angestellte ist die Erfassung von Vorteil.

Beispiel: Sie arbeiten wegen der Corona-Pandemie im Home Office? Wie können Sie Ihre Arbeitszeit nachweisen, wenn Ihr Chef unterstellt, sie würden zu wenig Zeit am Schreibtisch verbringen? Oder: Sie arbeiten in einer Putzkolonne, die abends nach Feierabend durch Büroräume zieht, und Ihr Chef unterstellt Ihnen, sie würden beispielsweise nicht vier, sondern nur drei Stunden arbeiten. Wie können Sie beweisen, dass Sie sich an Ihre Arbeitszeit halten?

Eine lückenlose Erfassung der Arbeitsstunden ist also nicht nur für den Arbeitgeber, sondern vor allem für den Mitarbeiter wichtig. Und wer sich gerecht behandelt und bezahlt fühlt, hat eine größere Arbeitszufriedenheit. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Arbeitsmoral und die Mitarbeiterfluktuation aus.

Die digitale Arbeitszeiterfassung beispielsweise per App bietet vor allem denen im Home Office oder Außendienst Vorteile. Bild: Pexels/Andrea Piacquadio

Weitere Vorteile im Überblick

Welche Vorteile die Arbeitszeiterfassung, die auf jeden Fall früher oder später dank EuGH-Urteil vermutlich für alle Betriebe zur Pflicht wird, noch hat, zeigen wir Ihnen hier:

• Alle Beteiligten können schnell auf Daten zugreifen, die notwendigen Daten liegen beispielsweise für die Buchhaltung sofort vor und können direkt genutzt werden.
• Wenn ein Firmenchef weiß, wie lange seine Mitarbeiter für einen Auftrag benötigen, kann er zukünftige Aufträge genau kalkulieren.
• Sie vermeiden Konflikte, die ohne Arbeitszeiterfassung zwischen scheinbar faulen Kollegen, die immer früh Feierabend machen, und den fleißigen Bienchen, die den Weg nach Hause nicht finden.
• Für geringfügig Beschäftigte ist die Erfassung der Arbeitszeit seit dem 1. Januar 2022 bereits Pflicht. Sie ist nötig, damit Minijobber keinesfalls mehr arbeiten und somit in den Mindestlohn fallen. Ein Zeiterfassungssystem schützt Arbeitgeber davor, gegen das Mindestlohngesetz zu verstoßen und ist als Nachweis nützlich, dass nicht gegen das Arbeitszeitgesetz verstoßen wurde.
• Der offensichtlichste Vorteil für Arbeitnehmer ist die Erfassung von Überstunden, die natürlich ebenfalls minutengenau erfasst werden – und entweder nach Absprache abgebummelt oder ausbezahlt werden.
• Wer nach der viel zitierten Stechuhr arbeitet, also seine Arbeitszeiten genau einhält, leidet weniger unter Burnouts infolge einer übermäßigen Arbeitsbelastung. Wird die Arbeitszeit hingegen nicht erfasst, arbeiten Mitarbeiter tendenziell mehr, was zu einer schlechteren Work-Life-Balance führt.
• Firmenchefs haben mit der Arbeitszeiterfassung auch einen Überblick über genommene Urlaubstage und Fehlzeiten. Dadurch lassen sich mögliche Engpässe frühzeitig erkennen und verhindern.

Zweifeln Sie noch, ob es wirklich nötig ist, die Arbeitszeit minutengenau zu erfassen? Oder denken Sie immer noch, Zeiterfassung und Stechuhr gehören ins vergangene Jahrhundert? Hinterlassen Sie uns Ihre Meinung gern in den Kommentaren.

Nachteile der Arbeitszeiterfassung

Für die Mitarbeiter sind Nachteile der Arbeitszeiterfassung so gut wie gar nicht auszumachen. Denn die Ursache für Probleme bei der Vereinbarkeit von Privatleben und Beruf ist so gut wie nie die Erfassung der Arbeitszeit an sich, sondern liegt an einem unflexiblen Arbeitszeitmodell. Vor allem die digitale Erfassung begünstigt sogar flexibles Arbeiten. Abends, wenn die Kinder schlafen, noch drei Stunden arbeiten? Mit der Arbeitszeiterfassung per App ist das kein Problem, mit der klassischen Stempeluhr dagegen schon.

Bedenken muss man allerdings, dass das Prinzip der digitalen Erfassung auf Vertrauen basiert. Der Arbeitgeber muss vertrauen, dass seine Mitarbeiter sich wirklich nur dann einchecken, wenn sie auch arbeiten, und das System nicht zugunsten von mehr Überstunden missbrauchen. Die Arbeitnehmer wiederum müssen vertrauen, dass ihr Chef die Zeiten nicht nachträglich manipuliert. Das wäre zwar rechtswidrig, ist aber vor allem im Streitfall möglich.

Nicht in jedem Job bietet sich die Arbeitszeiterfassung per App an. Hier müssen andere Lösungen gefunden werden. Bild: Pexels/Dan Bridge

IT-Ausstattung für Arbeitnehmer notwendig

Einen Nachteil fürchten eher die Arbeitgeber, die bislang ohne IT-Ausstattung für jeden Mitarbeiter auskommen, beispielsweise auf dem Bau, in der Gastronomie oder in der Gebäudereinigung. Sie müssen nach Plänen des Bundesarbeitsministeriums künftig nämlich nicht nur die Arbeitszeiten ihrer Minijobber erfassen, sondern auch die Arbeitszeiten aller anderen Arbeitnehmer.

Ziel ist es, die Schwarzarbeit zu bekämpfen, von der vor allem die Baubranche und Gebäudereinigung betroffen ist. Die Verbände laufen Sturm gegen die Verschärfung der Arbeitszeiterfassung. Der Grund: Sie müssen in dem Fall jeden Mitarbeiter mit der passenden IT-Ausstattung versorgen, wenn die Arbeitszeit digital erfasst werden muss. Alleine im Bereich der Gebäudereiniger müssten laut Verbandsangaben etwa 700.000 Mobiltelefone angeschafft werden, da private Geräte aus rechtlichen Gründen nicht genutzt werden dürfen.

Droht Ihrem Betrieb auch die großflächige Anschaffung neuer IT? Benötigen Sie Hilfe bei der Home-Office-Ausstattung für Ihre Mitarbeiter oder der PC- und Laptop-Einrichtung? Dann wenden Sie sich an Ihren PC-SPEZIALIST vor Ort. Unser IT-Experte steht Ihnen vor Ort mit Rat und Tat zur Seite.

Update, 24.04.23: Regierung plant elektronische Zeiterfassung

Nicht nur Überstunden, sondern die gesamte Arbeitszeit muss erfasst werden, so gibt es ein Urteil des EuGH vor. Jetzt hat die Bundesregierung reagiert. Demnach plante Arbeitsminister Heil die digitale Arbeitszeiterfassung – mit Ausnahmen.

Im Gesetzentwurf dazu heißt es: „Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung elektronisch aufzuzeichnen“. Ausnahmen sind allerdings möglich, wie beispielsweise die nachträgliche und handschriftliche Erfassung.

Neben bereits gebräuchlichen Systemen zur Aufzeichnung seien auch Apps auf Handys denkbar oder die Auswertung elektronischer Schichtpläne. Die Wiedereinführung der Stechuhr sei nicht geplant und Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich.

_______________________________________________

Verwendete Quellen: EuGH-Urteil, BMAS, Arbeitsrechte, Personio, businessinsider, kununu, Handwerk, handelsblatt, Haufe, kiwihr, Brunel, zeit