Bei einer Kollaborationsplattform handelt es sich um ein digitales Tool zur abgestimmten Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens. Sie können über die Plattform mit Ihren Teams Projekte planen und koordinieren. Sie können außerdem hierüber privat oder in Gruppen kommunizieren.
Warum auch kleine Firmen eine geeignete Kollaborationsplattform nutzen sollten, erfahren Sie hier.
Unser Beitrag über Kollaborationsplattformen im Überblick:
Was ist eine Kollaborationsplattform?
Als Kollaboration bezeichnet man die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. Im unternehmerischen Kontext ist damit vor allem die projektbezogene Arbeit gemeint, bei der sich die beteiligten Personen miteinander abstimmen. Immer wieder sind Fragen zu klären, Termine zu besprechen und Informationen müssen auch an Teams weitergetragen werden.
Früher fand diese Form Projektarbeit vor allem innerhalb der Mauern des physischen Unternehmens statt. In den vergangenen Jahren hat sich die Arbeitswelt jedoch im Sinne von New Work immer weiter ins Digitale – also hin zu Home Office und Remote Work – verlagert. Spätestens seit den global umgesetzten Präventionsmaßnahmen gegen die Verbreitung des Coronavirus ist es für Unternehmen aller Größen und Branchen aber kaum noch möglich, Projekte ohne digitale Zusammenarbeit umzusetzen.
Damit die Zusammenarbeit im Digitalen reibungslos funktioniert, brauchen Firmen notwendigerweise eine passende Kollaborationsplattform. Die entsprechende digitale Arbeitsplattform, die meistens auch über den Webbrowser aufrufbar ist, ermöglicht die ortsungebundene Bearbeitung von Projekten, Teilprojekten und Aufgaben.
Auch kleine Unternehmen benötigen einen optimal eingerichteten Digital Workplace. Bild: Pexels/fauxels
Funktionen der Kollaborationsplattform
Kollaborationsplattformen, auch Kommunikations-Tool genannt, gibt es viele. Dazu gehören unter anderem Microsoft (Office) 365, Googles G Suite (früher Google Apps for Business), Slack, Trello, SharePoint und Nextcloud. Die Funktionen der verschiedenen Plattformen unterscheiden sich zum Teil erheblich und fokussieren jeweils andere Arbeitsschwerpunkte.
Jede Kollaborationsplattform dient dabei aber vor allem dazu, die Koordination und Kooperation innerhalb eines Unternehmens und konkreter Teams zu stärken. Im Vordergrund steht dabei die interne Unternehmenskommunikation via Chatnachricht, E-Mail, Telefon- oder Videoanruf. Meistens können Sie dabei über über eine solche Plattform Termine planen und auch Gruppenkonferenzen abhalten. Es ist zudem möglich, für die verschiedenen Teilprojekte und Arbeitsthemen Channel zu erstellen, in denen die jeweiligen Beteiligten direkt miteinander „reden“ können.
Normalerweise können Sie über Kollaborationsplattformen auch Dokumente für bestimmte Gruppen teilen oder an einzelne Personen schicken. Manche Plattformen sind an Kalender sowie an Software zur Prozess- und Ressourcenplanung angebunden. Programme wie CRM-, ERP-Lösungen und externe Services wie plattformunabhängige E-Mail-Services sind in die Plattform integrierbar.
Digital Workplace als Bestandteil des Modern Workplace
Oft werden die Begriffe Kollaborationsplattorm und Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz) synonym verwendet. Der Begriff „Digital Workplace“ hebt hervor, dass über ein zentrales Programm bzw. eine Programmsammlung möglichst viele Funktionen für die gewünschte Arbeit und damit auch zwangsläufig für die Zusammenarbeit gebündelt werden. Vom Workplace als Allround-Lösung ausgehend werden Branchenlösungen und individuelle Erweiterungen über Schnittstellen großflächig integriert. Es ist aber durchaus möglich, dass es sich beim Digital Workplace nicht um eine Kollaborationsplattform handelt, sondern eine auf die individuelle Arbeit ausgelegte Plattform.
Der Modern Workplace ist im Gegensatz dazu ein Arbeitsplatzmodell, mit dem das mobile und flexible Arbeiten gefördert wird. Er ist darauf angewiesen, dass ein systemunabhängiger Digital Workplace in der Firma etabliert ist, sodass immer und überall an jedem Projekt gearbeitet werden kann. Der Digital Workplace bzw. die Kollaborationsplattform ist darüber hinaus auch die Grundlage für die Nutzung von privaten Geräten für bestimmte Aufgaben. Immerhin ist die Plattform, über die sämtliche Teamarbeit stattfindet, meistens über den Webbrowser zu erreichen. Erst durch die Einführung einer Kollaborationsplattform als ortsungebundenen Digital Workplace kann sich ein flexibler Arbeitsalltag etablieren.
Eine Kollaborationsplattform ist für jede Form von Zusammenarbeit absolut notwendig. Bild: Pexels/fauxels
Kollaborationsplattform für kleine Unternehmen
Auch, wenn man denken könnte, dass Kollaborationsplattformen vor allem für mittelständische oder große Unternehmen geeignet sind, sind sie bereits heute schon auch für kleine Firmen etabliert. Standardisierte Workplace-Lösungen wie Microsoft 365 und G Suite sind auf die Anforderungen und Bedürfnisse von kleinen Betrieben zugeschnitten, sind kostengünstig und sorgen gleichzeitig für ein effizientes Arbeiten.
Sie sind an einer Kollaborationsplattform interessiert, fragen sich jedoch, welche die richtige für Sie und Ihren Betrieb ist? Dann setzen Sie auf die Unterstützung des PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe. Er hilft Ihnen auch bei der Einrichtung von Firmencomputern und Laptops, von Firmenhandys sowie bei der Einrichtung Ihres Firmennetzwerks.
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