Microsoft Backup 365
Author
Maren Keller, Mi, 12. Jan. 2022
in Datensicherung

Microsoft Backup 365

Warum Datensicherung in der Cloud wichtig ist

Der Gedanke, dass Daten in der Cloud automatisch sicher sind, liegt nahe, ist aber leider völlig falsch. Vergessen Sie also nicht, ein Backup für Microsoft 365, also ein Backup 365, anzulegen.

Warum das wichtig ist und welche Gefahren drohen, wenn Sie auf das Backup M365 verzichten, erfahren Sie hier.

Was ist ein Backup?

Bevor wir auf die Datensicherheit der Cloud eingehen, klären wir zunächst, was ein Backup, zu deutsch Datensicherung genau ist. Grundsätzlich bezeichnet eine Datensicherung eine Sicherungskopie gespeicherter Daten. Diese Sicherungskopie kann sich auf einer Festplatte oder SSD, einer CD-Rom, einem NAS oder aber auch in der Cloud befinden.

Die Sicherung der Daten ist eine exakte Kopie vorhandener Daten. Sinn und Zweck ist der Schutz vor Datenverlust durch Hardware-Ausfälle, Software-Probleme, Naturkatastrophen oder Bedrohungen von außen wie Malware und Hacker-Angriffe. Sollte einer dieser Fälle eintreten und liegt ein aktuelles Backup der Daten vor, müssen Sie den Datenverlust nicht fürchten, da Sie mithilfe der Sicherungskopie sämtliche Daten wiederherstellen können.

Doch auch ein Backup kann fehlerhaft sein, sodass Sie unbedingt die 3-2-1-Regel für Backups beherzigen sollten. Denn: Nur mit dieser Backup-Strategie sind Sie wirklich auf der sicheren Seite. Daneben sollten Sie natürlich bedenken, dass Sie bei jedem Arbeiten am Computer neue Daten produzieren, die gesichert sein müssen. Backups müssen also regelmäßig angelegt werden. Wenn Sie dabei Hilfe benötigen, wenden Sie sich gern an PC-SPEZIALIST. Wir bieten Ihnen das Backup sowohl für Ihre Firmendaten als auch für Ihre privaten Daten an.

Backup 365: Schwarzweiß-Bild einer Computerfestplatte Bild: Pexels/Sergei Starostin

Ein einziges Backup auf einer Festplatte reicht nicht, um die Datensicherheit zu gewährleisten. Bild: Pexels/Sergei Starostin

Wie funktioniert die 3-2-1-Backup-Regel?

Das 3-2-1-Backup-Prinzip hat zum Inhalt, dass man drei Datenkopien auf zwei Medien sowie ein externes Backup anlegt. Der US-amerikanische Fotograf Peter Krogh hat das Konzept geprägt. Heute gilt es als goldene Regel jeder Datensicherungs- und -schutzstrategie.

Sie fragen sich, warum eine Datensicherung nicht ausreicht? Grund dafür ist die statistische Ausfallwahrscheinlichkeit. Sie liegt bei eins zu zehntausend, sobald Originaldaten und deren Sicherung auf zwei unterschiedlichen Systemen mit identischen Eigenschaften aufbewahrt werden. Sobald ein weiteres Backup auf einem dritten System hinzukommt, sinkt die Ausfallwahrscheinlichkeit eines gleichzeitigen Ausfalls aller drei Geräte auf eins zu einer Million. Das heißt im Klartext: Je mehr Backups Sie anlegen, desto unwahrscheinlich ist es, dass Sie durch einen gleichzeitigen Ausfall der Systeme einen Datenverlust befürchten müssen.

Wichtig dabei: Die Sicherungskopien sollten an unterschiedlichen Orten aufbewahrt werden. Es hilft nichts, wenn Sie fünf Backups anlegen und alle Speichermedien beispielsweise in Ihrem Büro aufbewahren. Bricht ein Feuer aus, sind alle Backups und somit Ihre wichtigen Wiederherstellungsdaten verloren.

Backup 365 – warum ist das wichtig?

Microsoft 365 ist eine Cloud-Lösung, allerdings ist standardmäßig kein Backup enthalten. Viele Nutzer gehen aber davon aus, dass Daten in der Cloud automatisch sicher sind. Dass dem nicht so ist, haben wir in unserem Beitrag über die Cloud-Sicherheit bereits beschrieben. Denn: Gehen Daten in der Cloud verloren, sind sie unwiederbringlich futsch. Das gilt auch für M365, vormals Office 365 – und zwar sowohl für Privatanwender, aber noch viel dringender für Firmen. Denken Sie also unbedingt an das Backup 365.

Was passiert, wenn Sie es nicht tun? Wenn Sie das Backup 365 vergessen oder für nicht so wichtig erachten? Ganz klar: Löschen Anwender Daten oder fällt gar das Rechenzentrum aus, besteht die Gefahr, dass Daten verloren gehen. Zwar bietet Microsoft eine gewisse Verfügbarkeit für seine Cloud-Dienste, sichert aber keine Daten.

Und der Verlust von Daten, erst recht wenn es sich dabei um sensibel personenbezogene Daten handelt, kann verheerende Auswirkungen haben. Angefangen vom einem daraus resultierenden schlechten Ruf bis hin zur existenziellen Ruin. Das gilt es unbedingt durch ein Backup 365 zu verhindern.

Backup 365: Zwei Frauen blicken im Büro auf einen Monitor. Bild: Pexels/Yan Krukov

In einer Firma, in der mit M365 gearbeitet wird, ist das Anlegen von Backups unbedingt notwendig. Bild: Pexels/Yan Krukov

Nutzer sind für Backup 365 verantwortlich

Wer Microsoft 365 nutzt, ist auch selbst für das Backup 365 verantwortlich. Diese Aufgabe übernimmt Microsoft nicht. Eine sinnvolle Datensicherung sieht nach der 3-2-1-Backup-Regel folgendermaßen aus: drei Datenkopien auf zwei Medien sowie ein externes Backup.

Auch wenn Microsoft in M365 den Papierkorb zur Verfügung stellt, so ist dieser kein zuverlässiger Ort, um Daten wiederherzustellen. Den Papierkorb gibt es nämlich nicht für alle Lösungen von M365 und dient nur der kurzfristigen Wiederherstellung. Allerdings schreibt die Aufbewahrungsfrist für Unternehmen vor, dass Daten mehrere Jahre lang sicher verwahrt werden müssen. Der Papierkorb ist dafür nicht geeignet.

Zwar garantiert Microsoft eine Zuverlässigkeit seiner Dienste und dank Papierkorb einen kurzfristigen Schutz vor Datenverlust, aber sobald die Daten aus dem Papierkorb weg sind, kann man sie nicht wiederherstellen. Kümmern Sie sich also unbedingt vorher um eine Datensicherung in der Cloud!

Notwendige Backups für M365

Dienste wie Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business bieten einen Papierkorb. Aus diesem lassen sich noch einige Tage lang Daten wieder zurückholen. Mit einer gut durchdachten Datensicherung hat das aber nichts zu tun. Auch Exchange Server und SharePoint Server verfügen über einen Papierkorb. Auf ein externes Backup 365 sollte dennoch kein Verantwortlicher verzichten.

Hackerangriffe, Malware-Attacken oder Phishing-Versuche können schnell dazu führen, dass verschiedenste Daten verloren gehen. Die Gefahr, die ungewollt von Mitarbeitern ausgeht, ist hierbei nicht zu unterschätzen. Hinzu kommt vorsätzliches Löschen von Daten durch unzufriedene oder ausscheidende Mitarbeiter, sowie die Gefahr, dass Unbefugte auf die Geräte von Mitarbeitern Zugriff haben, die sich im Home Office befinden. Hier gibt es nur eine Abhilfe: das Backup für M365.

Zwingend notwendig ist das Backup 365 an folgenden Stellen: Für OneDrive for Business und SharePoint Online gibt es intern keine Datensicherung. Für beide Lösungen sollten Sie regelmäßige Datensicherungen durchführen. Nutzen Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft Teams, landen Daten der Besprechungen an verschiedenen Stellen von Microsoft 365. Hier sind vor allem SharePoint, Exchange und OneDrive relevant. Führen Sie für diese Stellen keine Datensicherungen durch, kann es schnell passieren, dass Daten von Besprechungen verloren gehen.

Backup 365: Frau arbeitet am Laptop. Bild: Pexels/ANTHONY SHKRABA production

Wenn Sie sich mit den notwendigen Backups überfordert fühlen, wenden Sie sich am besten an PC-SPEZIALST. Bild: Pexels/ANTHONY SHKRABA production

PC-SPEZIALIST hilft beim Backup 365

Wird Ihnen Angst und Bange, weil Sie bislang kein Backup 365 ausgeführt haben? Dachten Sie bis jetzt, dass die Daten in der Cloud selbstverständlich sicher aufbewahrt werden? Und wissen Sie nun nicht, wo Sie mit der Datensicherung beginnen sollen?

Dann wenden Sie sich an PC-SPEZIALIST in Ihrer Nähe. Mit unserem IT-Basisschutz schaffen unsere IT-Experten eine solide Basis für die Rechtskonformität Ihrer Daten nach EU-DSGVO. Sie können den IT-Basisschutz nach Belieben erweitern. Empfehlenswert ist die Buchung des Managed Backup. Damit müssen Sie sich um einen möglichen Datenverlust keine Sorgen mehr machen. Sie benötigen anderweitig Unterstützung mit Ihrer Firmen-IT? Auch in dem Fall sind wir natürlich für Sie da. Nehmen Sie Kontakt auf.

Und natürlich vergessen wir auch unsere privaten Endkunden nicht. Wenn auch Sie den Datenverlust fürchten, haben wir mit dem Eins-für-Alles-Paket einen Rundum-Schutz für Ihren PC, Laptop oder Ihr Windows-Tablet. Sie möchten ihre Kinder vor gefährlichen Inhalten im Internet schützen? Kein Problem! Erweitern Sie das Eins-für-Alles-Paket um den Webfilter.

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Weiterführende Links: IT-Business, storager-insider

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