Büro 4.0

Das Büro 4.0 zeichnet sich durch effizientes, digitales Arbeiten aus. Für viele Unternehmen ist die Umsetzung eine Art Pilotprojekt, um die Arbeit im Büro von Grund auf zu verändern. Dabei geht es primär um den reinen Büroarbeitsplatz.

Der Auslöser für die neue Art des Arbeitens war auch hier die Corona-Pandemie, die mobiles Arbeiten beförderte. Alle Infos gibt es bei uns.

Definition: Office 4.0 oder Büro 4.0

Zunächst einmal ist festzuhalten, dass Office 4.0 absolut nichts mit Microsoft Office zu tun. Vielmehr stellt Office 4.0 eine neue Ära dar, in der Technologie und menschliches Handeln zusammenkommen. Ziel ist es, die Produktivität, Effizienz und Arbeitsqualität zu verbessern. Allerdings ist der Begriff nicht gleichzusetzen mit Büro 4.0, denn die Bedeutungen sind andere:

Büro 4.0 ist ein Begriff ist, der das Konzept der modernen, digitalisierten Arbeitsumgebung beschreibt. Es bezieht sich auf die Weiterentwicklung der Büroarbeit im Zeitalter der Digitalisierung, des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Vernetzung. Die Idee hinter Büro 4.0 ist es, die Arbeitsumgebung und -abläufe mithilfe von modernen Technologien und innovativen Arbeitskonzepten zu optimieren, wobei dieses Konzept nur den Büroarbeitsplatz an sich meint – und zwar neben seiner Digitalisierung auch sein Raumkonzept.

Office 4.0 bezieht sich dagegen auf die Umsetzung des Büro-4.0-Konzepts in einem Bürogebäude. Es beschreibt die praktische Anwendung und Integration von digitalen Technologien, kollaborativen Arbeitsmethoden und flexiblen Arbeitsmodellen innerhalb eines Büros oder Unternehmens.

Ob Zuhause oder mobil unterwegs – das Arbeiten am Computer erfährt einen drastischen Wandel. Bild: Pexels/@cottonbro

Anpassung an technischen Fortschritt

Viele Arbeitsplätze werden immer mobiler, weil auch die digitale Ausstattung mit mobilen Rechnern, schnellen Netzen sowie Cloud-Zugriff immer leistungsstärker wird. Der Wunsch nach Bewegungsfreiheit im Arbeitsalltag ist die neue Realität. Sei es New Work oder Workation – vielfach können Mitarbeiter Arbeitsort und -zeit dank flexibler Arbeitsmodelle frei wählen. Wichtig ist natürlich, dass dabei die Teamarbeit und die interne Kommunikation nicht zu kurz kommen.

Das Konzept Büro 4.0 bezieht sich auf die Weiterentwicklung und Anpassung von Büroarbeit im Zeitalter der Digitalisierung und technologischen Fortschritts. Es knüpft an frühere Konzepte an. Genannt seien hier „Büro 1.0“ (manuelle Schreibarbeit), „Büro 2.0“ (Einführung von Bürogeräten wie Telefon und Kopierer) und „Büro 3.0“ (Computerisierung). Büro 4.0 steht somit für die vierte Evolutionsstufe der Büroarbeit und sollen den Anforderungen einer zunehmend digitalisierten und globalisierten Welt gerecht werden.

Aspekte des Konzepts Büro 4.0

Ziel des Konzeptes ist einerseits, die Produktivität, Kreativität und Innovation der Mitarbeiter zu fördern. Andererseits soll die Arbeitseffizienz steigen. Deshalb setzt das Büro 4.0 auf folgende Aspekte:

• Technologieintegration: Moderne Technologien, wie künstliche Intelligenz, Internet der Dinge (IoT), Cloud Computing, Automatisierung und virtuelle Zusammenarbeit, gehören zum Arbeitsalltag  dazu. Sie erleichtern die Arbeit, optimieren Prozesse und ermöglichen die Verbindung zwischen Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort.
• Flexibles Arbeiten: Büro 4.0 fördert Remote-Arbeit, Telearbeit (wozu Home Office zählt) oder das Arbeiten in Coworking Spaces. Mitarbeiter können sich und ihre Aufgaben eigenständig organisieren, solange die vereinbarten Ziele erreicht werden.
• Kollaborative Zusammenarbeit: Kollaboration steht im Zentrum des Konzepts. Teamarbeit und das Teilen von Wissen werden durch Technologien wie Videokonferenzen, Echtzeit-Chat, Projektmanagement-Tools und Online-Dokumentenbearbeitung erleichtert.
• Fokus auf Mitarbeiterwohlbefinden: Die Arbeitsumgebung soll den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht werden. Sei es eine ergonomische Ausstattung, um KoNaSchu zu verhindern, Entspannungsbereiche für Powernapping oder Sport oder flexible Arbeitszeiten – je wohler sich die Mitarbeiter fühlen, desto weniger haben sie einen Grund, am sogenannten Big Quit teilzunehmen.
• Datenbasierte Entscheidungen: Die Nutzung digitaler Technologien führt dazu, dass große Datenmengen anfallen. Büro 4.0 nutzt diese Daten, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen und Arbeitsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
• Agilität und Anpassungsfähigkeit: Büro fördert eine agile Unternehmenskultur, die in der schnelllebigen Welt von heute unbedingt nötig ist. Unternehmen müssen flexibel sein und sich schnell auf Veränderungen einstellen können – und mit ihnen die Mitarbeiter.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Das Konzept Büro 4.0 hat zwei große Ziele. Zum einen sollen Mitarbeiter produktiv und kreativ arbeiten – das gelingt nur mit modernster Ausstattung. Zum anderen soll gleichzeitig die Arbeitsumgebung so sein, dass sie den Bedürfnissen der Beschäftigten in einer digitalisierten und globalisierten Welt gerecht wird.

as Büro 4.0 sieht so aus, wie der Mitarbeiter es benötigt, um produktiv und kreativ zu arbeiten. Bild: Pexels/@cowomen-1058097

Wie sieht das Büro 4.0 aus?

Neben den flexiblen Arbeitsmodellen ist es dennoch unbedingt notwendig, dass Mitarbeiter einen festen Ort haben, an dem sie sich mit Kollegen treffen und austauschen können. Ein Büro, das auf die neuen Anforderungen angepasst ist und Mitarbeiter bei ihren verschiedenen Tätigkeiten unterstützt oder sogar fördert: das Büro 4.0.

Feste Arbeitsplätze und identisch ausgestattete Räume passen nicht dazu. Deshalb verabschieden sich immer mehr Unternehmen von der fixen Schreibtischzuteilung. Der Arbeitnehmer entscheidet täglich, welche Arbeiten anstehen und welcher Raum dafür am geeignetsten ist: das ruhige Einzelbüro, das Konferenzzimmer, der große Besprechungsraum oder die Lounge zum kreativen Brainstorming. Das Büro 4.0 muss also multifunktional sein.

Beispielsweise können Großraumbüros durch mobile Wände in Einzelbüros umgewandelt werden, flexible Möbel lassen sich nach Bedarf ein- und umstellen. Stationäre Computer werden durch Laptops ersetzt, Sofas, Stehpulte, Sitzsäcke oder schaukelnde Korbstühle sind abwechslungsreich und gesünder als das andauernde Sitzen. Die Folge: Der Ort und die Ausstattung des Büros kann die Entscheidung beeinflussen, ob ein Job angenommen wird.

Technische Voraussetzungen

Damit das Bürokonzept 4.0 funktionieren kann, reicht es nicht, das Büro zu einem Wohlfühlort für Mitarbeiter zu machen. Denn Tatsache ist: Zahlreiche Mitarbeiter arbeiten von zu Hause, mobil von unterwegs oder sogar zu unterschiedlichen Zeiten. Daher ist es immens wichtig, dass auch die technische Ausstattung den neuen Anforderungen angepasst wird. Wenn viele Mitarbeiter nicht mehr im Büro sind, sollte die Zettelwirtschaft endgültig dem digitalen Büro weichen.

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Quellen: magazingetcaya, reese, haufe-akademie